1.   Gemensamma kommittén ska bestå, å ena sidan, för Europeiska unionen, av företrädare för Europeiska kommissionen (kommissionen) och, å andra sidan, av företrädare för byrån för flygtrafiksäkerhet i Afrika och Madagaskar (ASECNA).

2.   Parternas företrädare får åtföljas av personer som, på grundval av sina särskilda kvalifikationer, agerar för parternas räkning.

1.   Parterna ska turas om att inneha ordförandeskapet i gemensamma kommittén under ett kalenderår i taget.

2.   Under det kalenderår då avtalet träder i kraft ska ASECNA inneha ordförandeskapet.

3.   Den part som innehar ordförandeskapet ska utse gemensamma kommitténs ordförande och vice ordförande.

4.   Ordföranden ska leda gemensamma kommitténs arbete.

1.   En tjänsteman vid kommissionen och en tjänsteman vid ASECNA ska tillsammans fungera som gemensamma kommitténs sekreterare.

2.   Gemensamma kommitténs sekretariat ska ansvara för kommunikationen mellan parterna, inbegripet översändande av dokument.

3.   Den part som innehar ordförandeskapet ansvarar för sekretariatsfunktionerna.

1.   Gemensamma kommittén ska sammanträda om och när det är nödvändigt, i princip en gång om året.

Ordföranden ska efter samråd med parterna kalla gemensamma kommittén till sammanträde vid en gemensamt överenskommen tidpunkt och plats. Om parterna är överens om detta får även telefon- och videokonferens användas.

Ordföranden ska kalla till ett extra möte i gemensamma kommittén på begäran av antingen Europeiska unionen eller ASECNA.

Gemensamma kommittén ska sammanträda inom 15 kalenderdagar efter en sådan begäran i enlighet med artikel 29.3 i avtalet.

2.   Gemensamma kommittén ska sammanträda i Bryssel eller i Dakar, beroende på vilken part som innehar ordförandeskapet, såvida inte parterna kommer överens om något annat.

3.   Ordföranden ska minst 21 kalenderdagar före sammanträdet skicka kallelsen till sammanträdet tillsammans med den preliminära dagordningen och alla sammanträdesdokument till parternas företrädare. Dokument för sammanträden som sammankallas i enlighet med artikel 29.3 i avtalet ska skickas senast sju kalenderdagar före sammanträdet.

4.   Ordföranden får i samförstånd med parterna förkorta tidsfristerna i punkt 3 med hänsyn till omständigheterna i en viss fråga.

5.   Minst sju kalenderdagar före varje sammanträde ska ordföranden underrättas om sammansättningen av de båda parternas delegationer.

6.   Gemensamma kommitténs sammanträden ska inte vara offentliga, om inte parterna beslutar något annat.

1.   Ordföranden ska med bistånd av sekreterarna upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde.

2.   Varje part får begära att ytterligare punkter ska tas upp på dagordningen. Varje sådan begäran ska vara vederbörligen motiverad och sändas skriftligen till ordföranden minst sju kalenderdagar före sammanträdet.

3.   Gemensamma kommittén ska i början av varje sammanträde godkänna dagordningen.

1.   Sammansättningen och uppgifterna för de arbetsgrupper eller expertgrupper som inrättas i enlighet med artikel 29.4 i avtalet ska bestämmas enligt ett mandat som gemensamma kommittén fastställer.

2.   Denna arbetsordning ska i tillämpliga delar gälla för arbetsgrupperna och expertgrupperna.

3.   Arbetsgrupperna och expertgrupperna ska arbeta under ledning av gemensamma kommittén, till vilken de ska avlägga rapport efter vart och ett av sina sammanträden. De har inte rätt att fatta beslut, men får lämna rekommendationer till gemensamma kommittén.

4.   Gemensamma kommittén får besluta att ändra arbetsgruppernas eller expertgruppernas mandat eller avsluta det.

1.   Gemensamma kommittén ska fatta beslut och utarbeta rekommendationer i samförstånd mellan parterna i enlighet med avtalet. Beslut och rekommendationer ska förses med en rubrik som innehåller ordet ”beslut” eller ”rekommendation”, beroende på vad som är tillämpligt, följt av ett löpnummer, dag för antagande och en uppgift om innehållet.

2.   Gemensamma kommitténs beslut och rekommendationer ska undertecknas av ordföranden och sekreterarna och sändas till parterna.

3.   Om inte annat följer av de regler om konfidentialitet som föreskrivs i artikel 12 får vardera parten besluta att offentliggöra det beslut eller den rekommendation som antagits av gemensamma kommittén i enlighet med sina egna regler. Parterna ska underrätta varandra om de har för avsikt att offentliggöra ett beslut eller en rekommendation.

4.   Gemensamma kommittén får anta beslut eller rekommendationer genom skriftligt förfarande, om parterna är överens om detta. Det skriftliga förfarandet ska utgöras av en notväxling mellan sekreterarna, som ska handla i samförstånd med parterna. För detta ändamål ska texten till förslaget till beslut eller rekommendation översändas till parterna i enlighet med artikel 5, för antagande inom en tidsfrist på 21 kalenderdagar inom vilken eventuella reservationer eller begäran om ändring ska meddelas. Ordföranden får i samråd med parterna förkorta den tidsfristen för att ta hänsyn till särskilda omständigheter. När texten har godkänts ska beslutet eller rekommendationen undertecknas av ordföranden och sekreterarna.

1.   Sekretariatet ska sammanställa ett utkast till protokoll efter varje sammanträde inom 21 kalenderdagar efter sammanträdet. Utkastet till protokoll ska innehålla de beslut som fattats och de rekommendationer som utarbetats.

2.   Utkastet till protokoll ska överlämnas för gemensamma kommitténs godkännande antingen genom skriftligt förfarande eller vid gemensamma kommitténs påföljande sammanträde. När protokollet har antagits av gemensamma kommittén ska det undertecknas av ordföranden och sekreterarna.

1.   Varje part ska svara för de kostnader som uppstår i samband med deltagandet i gemensamma kommitténs sammanträden och i arbetsgruppernas eller expertgruppernas sammanträden.

2.   Gemensamma kommittén ska komma överens om fördelningen av kostnader för uppdrag som utförs av experter.

3.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för kostnaderna för att ordna sammanträdet och för mångfaldigandet av dokument.