Avviż tal-Kummissjoni dwar dokument ta' gwida dwar l-implimentazzjoni tad-dispożizzjonijiet għat-twettiq ta’ awditjar skont l-Artikolu 6 tar-Regolament (UE) 2017/625 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill

(2021/C 66/02)

Daħla

Ir-Regolament (UE) 2017/625 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (1) jipprevedi fl-Artikolu 6(1) li l-awtoritajiet kompetenti għandhom iwettqu awditjar intern jew jiżguraw li jitwettaq awditjar fuqhom stess u għandhom jieħdu miżuri xierqa fid-dawl tar-riżultati ta’ dawk l-awditi.

Dan id-dokument ta’ gwida huwa maħsub biex jassisti lill-awtoritajiet nazzjonali kompetenti fl-applikazzjoni tar-rekwiżiti msemmija hawn fuq. Dan ġie elaborat mill-Kummissjoni f’kooperazzjoni mal-Istati Membri u mhuwiex legalment vinkolanti (2). Il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea biss hija kompetenti sabiex tinterpreta b’awtorità d-dritt tal-Unjoni.

Werrej

1.

Għan u kamp ta’ applikazzjoni

24

2.

Sfond ġuridiku

24

3.

Definizzjonijiet

24

4.

Prinċipji fundamentali

25

5.

Implimentazzjoni tal-proċess tal-awditjar

25

5.1.

Approċċ sistematiku

25

5.2.

Trasparenza

26

5.3.

Indipendenza

27

5.4.

Skrutinju indipendenti

28

5.5.

Objettivi ewlenin

28

6.

It-twettiq tal-awditjar

29

6.1.

Ippjanar u tħejjija tal-awditjar

29

6.2.

It-twettiq tal-awditjar

29

6.3.

Rappurtar tal-awditjar

30

6.4.

Segwitu tal-output tal-awditjar

31

7.

Reviżjoni u tixrid tar-riżultati tal-awditjar

31

8.

Kwistjonijiet oħrajn

31

8.1.

Riżorsi

31

8.2.

Kompetenza tal-awditur

32

1.   Għan u kamp ta’ applikazzjoni

Id-dokument ta’ gwida jipprovdi gwida dwar in-natura u l-implimentazzjoni tas-sistemi tal-awditjar mill-awtoritajiet kompetenti, kif imsemmi fl-Artikolu 3(3)(a) u (b) tar-Regolament (UE) 2017/625. L-għan tas-sistemi tal-awditjar huwa li jiġi vverifikat jekk il-kontrolli uffiċjali, u attivitajiet uffiċjali oħra (3), regolati mir-Regolament (UE) 2017/625 humiex implimentati b’mod effettiv u jekk humiex adegwati biex jintlaħqu l-objettivi tal-leġiżlazzjoni rilevanti, inkluża l-konformità mal-pjanijiet ta’ kontroll nazzjonali.

Dan id-dokument ta’ gwida għandu l-għan li jiddeskrivi l-prinċipji li jirriżultaw mir-Regolament (UE) 2017/625 fir-rigward tal-istabbiliment ta’ sistemi nazzjonali tal-awditjar u t-twettiq ta’ awditjar intern, aktar milli jistipula metodi dettaljati, bil-għan li tiġi ffaċilitata l-applikazzjoni tal-prinċipji msemmija qabel fid-diversità tas-sistemi ta’ kontroll u awditjar tal-Istati Membri. Il-metodi magħżula għall-applikazzjoni ta’ dawk il-prinċipji jistgħu jvarjaw skont id-daqs, in-natura, l-għadd u l-kumplessità tal-awtoritajiet kompetenti responsabbli għall-kontrolli uffiċjali fl-Istati Membri kollha.

2.   Sfond ġuridiku

Dan id-dokument ta’ gwida huwa maħsub biex jassisti lill-Istati Membri fl-implimentazzjoni tad-dispożizzjonijiet għat-twettiq tal-awditjar previst fl-Artikolu 6 tar-Regolament (UE) 2017/625, li jaqra kif ġej:

Artikolu 6 Awditjar tal-awtoritajiet kompetenti 1.   Sabiex jiżguraw il-konformità tagħhom ma’ dan ir-Regolament, l-awtoritajiet kompetenti għandhom iwettqu awditjar intern jew jiżguraw li jitwettaq awditjar fuqhom stess u għandhom jieħdu miżuri xierqa fid-dawl tar-riżultati ta’ dak l-awditjar. 2.   L-awditjar imsemmi fil-paragrafu 1 għandu jkun soġġett għal skrutinju indipendenti u jsir b’mod trasparenti.

L-atti delegati u ta’ implimentazzjoni adottati skont ir-Regolament (UE) 2017/625, filwaqt li mhumiex imsemmija b’mod espliċitu fl-Artikolu 6, huma essenzjali wkoll biex tiġi żgurata l-konformità mar-Regolament (UE) 2017/625. Għalhekk, l-awditjar għandu jsir ukoll biex tiġi żgurata l-konformità ma’ dawn l-atti delegati u ta’ implimentazzjoni.

3.   Definizzjonijiet

Għall-finijiet ta’ dan id-dokument ta’ gwida, issir referenza għad-definizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 3 tar-Regolament (UE) 2017/625, l-Artikoli 2 u 3 tar-Regolament (KE) Nru 178/2002 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4).

“Awditjar”, kif definit fl-Artikolu 3(30) tar-Regolament (UE) 2017/625, tfisser eżami sistematiku u indipendenti biex jiġi ddeterminat jekk l-attivitajiet u r-riżultati relatati ta’ tali attivitajiet ikunux konformi mal-arranġamenti ppjanati u jekk dawn l-arranġamenti jkunux qed jiġu applikati b’mod effettiv u jkunux adatti biex jinkisbu l-objettivi.

Definizzjonijiet oħra li huma rilevanti għall-finijiet ta’ dan id-dokument ta’ gwida:

“Korp tal-awditjar” tfisser il-korp li jwettaq il-proċess tal-awditjar. Din tista’ tkun entità interna jew esterna.

“Univers tal-awditjar” tfisser inventarju tal-oqsma tal-awditjar li jiġi kkompilat u miżmum mill-korp tal-awditjar biex jidentifika oqsma għall-awditjar matul il-proċess tal-ippjanar tal-awditjar.

“Sistema tal-awditjar” tfisser il-kombinament ta’ korp ta’ verifika wieħed jew aktar li jwettqu proċess ta’ awditjar fi ħdan jew bejn awtoritajiet kompetenti.

“Proċess tal-awditjar” tfisser is-sett ta’ attivitajiet deskritti fit-Taqsima 5.1. (Approċċ Sistematiku) u fit-Taqsima 6. (It-twettiq ta’ Awditu).

“Programm tal-awditjar” tfisser sett ta’ awditjar wieħed jew aktar ippjanati għal perjodu ta’ żmien speċifiku u diretti lejn skop speċifiku.

“Pjan tal-awditjar” tfisser id-deskrizzjoni tal-attivitajiet u l-arranġamenti għal awditu.

“Approċċ tal-awditjar” tfisser il-grad ta’ enfasi li għandu jitqiegħed fuq l-attivitajiet li jkunu qed jiġu awditjati waqt l-awditjar (eż. l-awditjar dirett tal-konformità, b’enfasi inizjali fuq l-outputs u l-eżiti, meta mqabbel mal-awditjar tas-sistemi ta’ kontroll, b’enfasi inizjali fuq is-sistemi u l-kontrolli).

Għal terminoloġija speċifika tal-awditjar, jista’ jkun utli li ssir referenza għall-verżjonijiet attwali tal-istandards internazzjonali bħall-ISO 19011, l-ISO 9000 u l-Istitut tal-Awdituri Interni (IIA) (5).

4.   Prinċipji fundamentali

Is-sistemi tal-awditjar jenħtieġ li jkopru l-kontrolli uffiċjali kollha u attivitajiet uffiċjali oħra fl-istadji kollha tal-katina tal-produzzjoni agroalimentari tal-Unjoni, koperti mir-Regolament (UE) 2017/625, inkluż l-attivitajiet tal-awtoritajiet kompetenti kollha irrispettivament mill-mod ta’ organizzazzjoni jew livell amministrattiv tagħhom, u l-aġenziji jew il-korpi ta’ kontroll kollha involuti. Sabiex jinkiseb dan, l-awditjar jenħtieġ li, fejn meħtieġ, jestendi lil hinn mill-fruntieri amministrattivi u bejniethom. Fejn jeżistu diversi sistemi ta’ awditjar fi Stat Membru, għandhom jiġu stabbiliti mekkaniżmi biex jiġi żgurat li, meta jiġu kkombinati, l-attivitajiet kollha msemmija hawn fuq ikunu koperti.

Sabiex tinbena u tinżamm il-fiduċja fl-integrità tas-sistema tal-awditjar, il-ġestjoni u l-implimentazzjoni tal-proċess tal-awditjar għandhom ikunu trasparenti għall-partijiet ikkonċernati rilevanti kollha. B’mod partikolari, jenħtieġ li jkun hemm trasparenza sħiħa bejn il-korp tal-awditjar u l-entità awditjata (ara t-tabella fit-taqsima 5.2 hawn taħt). Li jiġi żgurat li l-proċess tal-awditjar ikun trasparenti f’għajnejn partijiet ikkonċernati oħra huwa mod kif tiġi promossa l-fiduċja u tingħata assistenza fit-tixrid tal-informazzjoni, b’mod partikolari l-kondiviżjoni tal-aħjar prattika fi ħdan u bejn l-awtoritajiet kompetenti.

L-indipendenza jenħtieġ li tiġi indirizzata fil-livell organizzattiv, funzjonali, tal-proċess tal-awditjar u tal-awditur. Il-korp tal-awditjar u t-tim tal-awditjar jenħtieġ li jinħatru mill-maniġment superjuri tal-awtoritajiet kompetenti u jirrapportaw lilu. Jenħtieġ li jiġi pprovdut mandat ċar u ddokumentat li jagħti setgħa adegwata biex dawn iwettqu l-awditjar. Dan il-mandat jenħtieġ li jinkludi mill-inqas l-għan, ir-responsabbiltajiet, l-awtorità u l-akkontabbiltà tal-korp tal-awditjar, u kwalunkwe aspett ieħor li huwa meqjus neċessarju biex jintlaħaq livell sodisfaċenti ta’ indipendenza. Il-korp tal-awditjar u t-tim tal-awditjar ma għandhomx ikunu involuti fil-ġestjoni jew is-superviżjoni tas-sistemi ta’ kontroll li jkunu qed jiġu awditjati.

Meta jiġu ddelegati kompiti ta’ kontroll, u l-awtorità kompetenti tkun għażlet li tawditja aktar milli tispezzjona l-korp delegat, l-obbligi kuntrattwali ta’ dak il-korp delegat jenħtieġ li jinkludu l-aċċettazzjoni tar-rekwiżiti tal-awditjar u l-kundizzjonijiet tagħhom.

L-iskrutinju indipendenti jenħtieġ li jkun proċess regolari u ppjanat, estern għall-korp tal-awditjar, biex jiġi żgurat li s-sistema tal-awditjar tkun kapaċi tipproduċi riżultati oġġettivi u li l-awtoritajiet kompetenti jissodisfaw l-obbligi tagħhom skont l-Artikolu 6(2) tar-Regolament (UE) 2017/625.

Minbarra l-gwida speċifika stabbilita f’dan id-dokument, l-ISO 19011 jista’ jservi bħala sors ta’ gwida ġenerali.

5.   Implimentazzjoni tal-proċess tal-awditjar

5.1.   Approċċ sistematiku

Il-proċess tal-awditjar jenħtieġ li jiġi ġestit b’mod sistematiku. Għal dak il-għan, il-proċess tal-awditjar jenħtieġ li:

—	Ikun ir-riżultat ta’ proċess ta’ ppjanar trasparenti li jidentifika prijoritajiet ibbażati fuq ir-riskju f’konformità mar-responsabbiltajiet tal-awtorità kompetenti skont ir-Regolament (UE) 2017/625.

—	Jinkludi ppjanar strateġiku pluriennali li jkun: — il-bażi għall-istabbiliment ta’ għanijiet u prijoritajiet; — punt tat-tluq biex jiġi deċiż liema suġġetti tal-awditjar se jintgħażlu għall-awditjar; u — bażi għal ippjanar annwali dettaljat.

—

Permezz ta’ ppjanar strateġiku jidentifika l-univers tal-awditjar: billi jirraggruppah f’entitajiet li jistgħu jiġu awditjati, jidentifika s-sorsi ta’ informazzjoni biex jiġi infurmat il-proċess tal-ippjanar u billi jistabbilixxi kriterji tal-għażla li għandhom jintużaw għall-għażla tas-suġġetti tal-awditjar.

—

Jistabbilixxi programm tal-awditjar li jiżgura kopertura adegwata tal-oqsma rilevanti kollha ta’ attività u tal-awtoritajiet kompetenti rilevanti kollha rregolati mir-Regolament (UE) 2017/625 bi frekwenza xierqa bbażata fuq ir-riskju fuq perjodu li ma jaqbiżx il-ħames snin. Il-programm tal-awditjar jista’ jinkludi informazzjoni dwar it-tipi ta’ awditi, ir-riżorsi, l-iskeda taż-żmien, il-frekwenza tar-reviżjoni(eż. darba fis-sena jew aktar ta’ spiss).

—

Ikun appoġġat minn proċeduri u rekords dokumentati biex tiġi żgurata l-konsistenza u jintwera li qed jiġi segwit approċċ sistematiku. Dawn il-proċeduri jenħtieġ li jkopru: — Ippjanar ibbażat fuq ir-riskju tal-programm tal-awditjar. — Il-ġenerazzjoni ta’ sejbiet tal-awditjar, inkluża l-identifikazzjoni ta’ evidenza ta’ konformità u nuqqas ta’ konformità, kif xieraq. — It-tħejjija, l-approvazzjoni u d-distribuzzjoni tar-rapporti tal-awditjar. — Ir-rieżami tal-konklużjonijiet tal-awditjar, sabiex jiġu identifikati l-punti b’saħħithom u d-dgħufijiet fis-sistema kollha ta’ kontroll, jiġu disseminati l-aħjar prattiki u jiġi żgurat il-monitoraġġ ta’ azzjonijiet korrettivi u preventivi.

—	Jiġi mmonitorjat u rieżaminat biex jiġi żgurat li l-objettivi tal-programm tal-awditjar ikunu ntlaħqu u jiġu identifikati l-opportunitajiet għal titjib.

Meta jkunu previsti iktar minn programm tal-awditjar wieħed fi Stat Membru, jenħtieġ li jittieħdu passi biex ikun żgurat li dawn il-programmi jiġu kkoordinati b’mod effettiv, biex ikun żgurat proċess tal-awditjar uniformi fost l-awtoritajiet kompetenti rilevanti. Il-programm(i) tal-awditjar jenħtieġ li jkopru wkoll il-livelli rilevanti kollha tal-ġerarkija tal-awtorità kompetenti.

5.2.   Trasparenza

Sabiex jintwera li l-proċess tal-awditjar huwa trasparenti, jenħtieġ li jkun hemm proċeduri dokumentati li jappoġġaw il-proċess ta’ ppjanar tal-awditjar definit b’mod ċar, li jinkludi l-istabbiliment ta’ objettivi tal-awditjar, kriterji, għażla tal-approċċ tal-awditjar u approvazzjoni tar-rapport tal-awditjar u mekkaniżmi ta’ distribuzzjoni.

L-awtoritajiet kompetenti jenħtieġ li jadottaw il-miżuri xierqa biex jiżguraw it-trasparenza, filwaqt li jqisu r-rekwiżiti rilevanti tal-leġiżlazzjoni nazzjonali u tal-Unjoni u kundizzjonijiet oħra kif xieraq. Għal dak il-għan, l-awtoritajiet kompetenti jenħtieġ li jikkunsidraw li jinkoraġġixxu prattiki li jtejbu t-trasparenza tal-proċess. Xi eżempji ta’ prattiki bħal dawn huma elenkati fit-Tabella ta’ hawn taħt. Meta jiddeċiedu dwar liema miżuri għandhom japplikaw, l-awtoritajiet kompetenti jenħtieġ li jwieżnu l-ħtieġa għat-trasparenza mar-riskju li tiġi mminata l-kapaċità tas-sistema tal-awditjar li tilħaq l-objettivi tagħha. Biex il-benefiċċji tat-trasparenza jkunu ottimizzati, din jenħtieġ li tkun ikkombinata ma’ rappurtar bilanċjat, jiġifieri taħlita xierqa ta’ konformità vverifikata (sejbiet pożittivi) u oqsma għat-titjib (sejbiet negattivi).

Tabella — Eżempji ta’ prattiki li jżommu t-trasparenza ta’ proċess tal-awditjar

	Entità awditjata	Fi ħdan l-awtorità kompetenti	Fl-awtoritajiet kompetenti kollha (fi ħdan l-Istati Membri)	Partijiet ikkonċernati pubbliċi u oħrajn
Aċċess għall-proċeduri dokumentati tal-korp tal-awditjar	✓	✓	✓
Konsulenza dwar l-ippjanar tal-programm tal-awditjar	✓	✓	✓
Pubblikazzjoni tal-programm tal-awditjar	✓	✓	✓	✓
Preżentazzjoni tal-pjan tal-awditjar	✓	✓
Opportunità li jsiru kummenti fuq l-abbozz tar-rapport tal-awditjar	✓	✓
Tqassim tar-rapport finali tal-awditjar	✓	✓	✓
Pubblikazzjoni tal-kummenti tal-entità awditjata dwar l-abbozz tar-rapport	✓	✓	✓	✓
Pubblikazzjoni tar-rapport finali tal-awditjar	✓	✓	✓	✓
Pubblikazzjoni tas-sommarji tar-rapporti finali tal-awditjar u tar-rapport annwali	✓	✓	✓	✓
Pubblikazzjoni tal-pjan ta’ azzjoni tal-entità awditjata	✓	✓	✓	✓
Pubblikazzjoni tar-riżultati ta’ segwitu	✓	✓	✓	✓
Nota: L-awtoritajiet kompetenti jenħtieġ li jagħżlu l-prattiki (l-ewwel kolonna) u l-punt sa fejn dawn jiġu applikati (il-kolonni li jifdal) li huma xierqa għaċ-ċirkostanzi partikolari tagħhom.

5.3.   Indipendenza

Il-korpi tal-awditjar jenħtieġ li jkunu ħielsa minn kull pressjoni kummerċjali, finanzjarja, ġerarkika, politika jew minn pressjonijiet oħrajn li jistgħu jaffettwaw il-ġudizzju tagħhom jew l-eżitu tal-proċess tal-awditjar. Is-sistema tal-awditjar, il-korp tal-awditjar u l-awdituri jenħtieġ li jkunu indipendenti mill-attività li tkun qed tiġi awditjata u ħielsa minn preġudizzji jew kunflitti ta’ interessi.

L-indipendenza sħiħa ma tistax tinkiseb f’ħafna ċirkostanzi. Dak li huwa meħtieġ huwa livell ta’ indipendenza li osservatur estern raġonevoli jqis bħala suffiċjenti biex ikun żgurat li l-awditjar isir b’mod ġust, oġġettiv u imparzjali u li l-korp tal-awditjar u l-awdituri tiegħu ma jkunux soġġetti għal influwenza żejda jew ikollhom kunflitt ta’ interess li jippreġudika jew il-proċess tal-awditjar jew awditjar individwali.

Il-korp tal-awditjar jenħtieġ li jingħata biżżejjed persunal kwalifikat u kompetenti, finanzjament, infrastruttura, u riżorsi oħra meħtieġa biex iwettaq il-programm tal-awditjar. Il-korp tal-awditjar jenħtieġ li jingħata aċċess għal żvilupp professjonali kontinwu u għarfien espert tekniku rilevanti.

Il-korp tal-awditjar jenħtieġ li jkun ħieles minn influwenza mhux xierqa fil-livelli kollha tal-proċess tal-awditjar. B’mod partikolari, l-approvazzjoni tal-programm tal-awditjar u tar-rapporti ma għandhiex tkun influwenzata jew imfixkla mill-entità awditjata. Il-korp tal-awditjar jenħtieġ li jkun liberu li jiżviluppa l-ambitu u l-objettivi tal-awditjar u jkollu aċċess għall-bini kollu u għall-informazzjoni kollha li tkun meħtieġa biex jinkisbu l-objettivi tal-awditjar.

Jenħtieġ li jitwettaq kontroll biex jiġi żgurat li ma jkun jeżisti l-ebda kunflitt ta’ interess għall-korp tal-awditjar, għat-tim tal-awditjar jew għal kwalunkwe espert tekniku relatat. Il-membri tat-tim tal-awditjar jenħtieġ li jaġixxu b’mod oġġettiv, imparzjali, indipendenti, mingħajr preġudizzju, b’ġustizzja, b’onestà intellettwali, b’integrità, u jiddikjaraw kunflitt ta’ interess meta jkun xieraq. Għal dak il-għan, ir-rotazzjoni tal-awdituri u/jew tat-timijiet tal-awditjar tista’ tgħin biex dan jinkiseb.

Meta l-kompetenza teknika meħtieġa għall-awditjar tkun disponibbli biss fi ħdan l-awtorità kompetenti li tkun qed tiġi awditjata, għandhom jittieħdu miżuri biex jiġi żgurat li t-tim tal-awditjar jibqa’ indipendenti. Fejn l-attivitajiet ta’ kontroll ikunu organizzati fuq bażi reġjonali, l-esperti tekniċi jistgħu jiġu skambjati sabiex jiġi żgurat li jkunu indipendenti. Fejn ikun meħtieġ li l-esperti tekniċi jinstabu minn barra l-korp tal-awditjar, jenħtieġ li jittieħdu miżuri biex jiġi żgurat li dawn ikunu indipendenti u li ma jkollhom l-ebda kunflitt ta’ interess li jikkomprometti l-indipendenza tat-tim tal-awditjar.

5.4.   Skrutinju indipendenti

Il-proċess ta’ skrutinju indipendenti jenħtieġ li jitwettaq minn persuna jew persuni minn barra kemm il-korp tal-awditjar kif ukoll l-organizzazzjoni soġġetta għal awditjar intern b’livell suffiċjenti ta’ indipendenza u għarfien espert biex jiskrutinizzaw il-proċess tal-awditjar. Meta jkun ġie stabbilit korp jew kumitat bil-ħsieb li jwettaq skrutinju indipendenti fuq il-proċess tal-awditjar, persuna indipendenti jew aktar jenħtieġ li jkunu membri ta’ dan il-korp jew kumitat.

L-iskrutinju indipendenti jenħtieġ li jkopri l-proċess kollu tal-awditjar, inkluż l-ipprogrammar, l-ippjanar u l-eżekuzzjoni tal-awditjar, ir-rappurtar (inkluż l-approvazzjoni tar-rapporti), l-azzjoni korrettiva u s-segwitu. Jenħtieġ li jkopri wkoll it-theddid differenti għall-indipendenza u l-mekkaniżmi biex dan jiġi ġestit. Skrutinju indipendenti mhuwiex awditjar, madankollu, tali skrutinju jista’ jitwettaq ukoll bl-użu ta’ approċċ tal-awditjar. L-iskrutinju jista’ jvarja fl-ambitu, fil-livell ta’ dettall u fl-intensità u għandu jipprovdi:

—	Evalwazzjoni oġġettiva tal-effettività u l-indipendenza tal-proċess tal-awditjar u tal-korp tal-awditjar.

—	Feedback għal titjib kontinwu.

—	Fiduċja għall-korp tal-awditjar, għall-maniġment tal-awtoritajiet kompetenti u għal partijiet ikkonċernati oħra li l-proċess tal-awditjar ikun qed jilħaq l-objettivi tal-Artikolu 6 tar-Regolament (UE) 2017/625.

Tali skrutinju jenħtieġ li jkun regolari iżda l-frekwenza tista’ tvarja skont ir-riżultati tal-iskrutinju preċedenti u l-kontrolli interni applikati mill-korp tal-awditjar.

L-awtoritajiet kompetenti jenħtieġ li jiżguraw (6) li l-proċess ta’ skrutinju indipendenti jkun dokumentat, inkluż: termini ta’ referenza, rwoli u responsabbiltajiet, kunfidenzjalità, kodiċi ta’ etika, drittijiet u obbligi, rekwiżiti ta’ rappurtar u komunikazzjoni.

Il-korp tal-awditjar jenħtieġ li jieħu azzjoni biex jirrimedja għal kwalunkwe nuqqas identifikat mill-iskrutinju indipendenti.

5.5.   Objettivi ewlenin

L-għan tas-sistemi tal-awditjar huwa li jivverifikaw il-konformità tal-awtoritajiet kompetenti mar-Regolament (UE) 2017/625, kif ukoll il-funzjonament tas-sistemi ta’ kontroll uffiċjali. Għal dan il-għan, u biex tikkonforma mar-rekwiżiti tal-Artikolu 6 tar-Regolament (UE) Nru 2017/625, is-sistema tal-awditjar jenħtieġ li tkopri t-tliet punti li ġejjin stabbiliti fl-Artikolu 3(30) tar-Regolament (UE) Nru 2017/625:

a)

Verifika li l-kontrolli uffiċjali jkunu qegħdin jitwettqu f’konformità mal-arranġamenti ppjanati Dan biex jiġi żgurat li l-awtoritajiet kompetenti jissodisfaw l-obbligi ġenerali tagħhom (7) u li l-kontrolli uffiċjali jitwettqu kif maħsub u li kull struzzjoni jew linja gwida mogħtija lill-persunal li jwettaq dawn il-kontrolli tiġi segwita. Il-verifika ta’ dan ir-rekwiżit tista’ tiġi indirizzata fil-biċċa l-kbira permezz ta’ analiżi tad-dokumenti, iżda jenħtieġ li tinkludi wkoll verifika fuq il-post. It-tim tal-awditjar jenħtieġ li jkollu għarfien u ħiliet ġeneriċi tal-awditjar tajbin biex jindirizza dan l-objettiv tal-awditjar.

b)

Verifika li l-arranġamenti ppjanati jkunu qegħdin jiġu applikati b’mod effettiv L-effettività hija l-punt sa fejn il-kontrolli uffiċjali jipproduċu effett (intenzjonat)/jilħqu objettiv. Sistema ta’ kontroll uffiċjali li tiffunzjona b’mod adegwat hija mistennija, permezz tal-arranġamenti ppjanati tagħha, li tivverifika l-konformità mar-rekwiżiti legali rilevanti u, meta jinstabu nuqqasijiet ta’ konformità, li tieħu azzjonijiet biex ittaffi jew telimina dawn in-nuqqasijiet ta’ konformità f’intervall ta’ żmien xieraq. Barra minn hekk, jenħtieġ li teżerċita livell ta’ kontroll u infurzar li jista’ jservi ta’ deterrent għan-nuqqas ta’ konformità u jimmaniġġja r-riskji għal ikel sikur. Il-verifika ta’ dan ir-rekwiżit jenħtieġ li tinkludi valutazzjoni tal-kwalità, tal-affidabbiltà u tal-konsistenza tal-kontrolli u jenħtieġ li tinvolvi attivitajiet ta’ awditjar fuq il-post. It-tim tal-awditjar jenħtieġ li jkollu l-għarfien espert tekniku rilevanti sabiex jindirizza dan l-objettiv tal-awditjar.

c)

Verifika li l-arranġamenti ppjanati jkunu idonei biex jintlaħqu l-objettivi tal-kontrolli uffiċjali. L-idoneità tirrigwarda l-“idoneità għall-iskop” tat-tfassil u tal-implimentazzjoni tas-sistema ta’ kontroll biex jinkisbu r-riżultati mixtieqa, jiġifieri, l-objettivi tar-Regolament (UE) 2017/625, tal-pjanijiet nazzjonali pluriennali ta’ kontroll (MANCPs) tal-Istati Membri jew l-objettivi ta’ politika nazzjonali. Dan l-aspett huwa partikolarment rilevanti meta jkun hemm indikazzjonijiet li l-kontrolli, imwettqa skont l-arranġamenti ppjanati, ma jkunux qed jilħqu r-riżultati jew l-objettivi ppjanati tagħhom. Il-verifika ta’ dan ir-rekwiżit jenħtieġ li tinkludi l-valutazzjoni tal-kontrolli uffiċjali, pereżempju l-ippjanar tagħhom, il-frekwenza/l-intensità tagħhom u l-metodi applikati, filwaqt li jitqiesu l-istruttura u l-profil tar-riskju tal-katina/i tal-produzzjoni u l-prattiki u l-volum tal-produzzjoni. Jenħtieġ li tqis ukoll ir-restrizzjonijiet li setgħu influwenzaw l-ippjanar jew l-implimentazzjoni tal-arranġamenti (8). It-tim tal-awditjar jenħtieġ li jkollu għarfien u fehim sostanzjali tal-awditjar tas-sistemi, flimkien ma’ kontribut tekniku rilevanti biex jindirizza dan l-objettiv tal-awditjar.

6.   It-twettiq tal-awditjar

6.1.   Ippjanar u tħejjija tal-awditjar

L-awditur (jew it-tim tal-awditjar) jenħtieġ li jippjana l-awditjar b’mod li jiżgura li l-awditjar isir b’mod effiċjenti u effettiv u fil-ħin.

Il-pjan tal-awditjar jenħtieġ li jipprovdi fehim tekniku u legali tas-suġġett tal-awditjar u l-entitajiet li probabbilment ikunu se jiġu awditjati, jiddetermina l-objettivi u l-ambitu tal-awditjar, jistabbilixxi l-kriterji tal-awditjar, jidentifika oqsma ewlenin/ta’ riskju, jagħżel l-approċċ tal-awditjar, u jagħmel stima tar-riżorsi u taż-żmien meħtieġ.

Il-kriterji tal-awditjar jenħtieġ li jinkludu objettivi li jirriżultaw mill-MANCPs, mir-Regolamenti (KE) Nru 178/2002 u (UE) 2017/625, kif ukoll rekwiżiti speċifiċi tal-leġiżlazzjoni rilevanti tal-UE u tal-leġiżlazzjoni nazzjonali, jekk applikabbli.

Ladarba l-objettivi tal-awditjar, l-ambitu u l-kriterji tal-awditjar ikunu ġew definiti, jenħtieġ li jiġu ddeterminati l-approċċ, il-metodoloġija u t-tekniki tal-awditjar. L-għan li jiġi stabbilit l-approċċ tal-awditjar huwa li jiġi żgurat li l-objettivi tal-awditjar jintlaħqu u li tinġabar biżżejjed evidenza xierqa għall-awditjar biex jinsiltu konklużjonijiet tal-awditjar validi u affidabbli. L-awditur (jew it-tim tal-awditjar) jenħtieġ li jiżviluppa tali approċċ bl-użu tal-ġudizzju professjonali.

It-tim tal-awditjar jenħtieġ li, fl-istadju tal-ippjanar tal-awditjar, jikkunsidra liema evidenza tal-awditjar għandha tkun meħtieġa. L-ippjanar tal-evidenza meħtieġa u kif, meta u fejn għandha tinġabar huwa parti integrali mill-proċess tal-ippjanar tal-awditjar. Il-kwalità tal-evidenza miġbura għandha effett dirett u sinifikanti fuq is-sejbiet u l-konklużjonijiet tal-awditjar.

6.2.   It-twettiq tal-awditjar

Qabel ma jibda l-attività tal-awditjar, it-tim tal-awditjar jenħtieġ li jiżgura li l-entità awditjata tkun infurmata b’mod sħiħ dwar l-għan, l-objettivi u l-ambitu tal-awditjar u dwar kwalunkwe rekwiżit għal kontribuzzjonijiet jew assistenza mill-entità awditjata, pereżempju aċċess għal bini, dokumenti jew data qabel jew matul l-awditjar.

L-organizzazzjoni ta’ laqgħa tal-ftuħ hija opportunità tajba biex jiġi żgurat li tiġi kkomunikata informazzjoni rilevanti bejn it-tim tal-awditjar u l-persunal ewlieni tal-entità awditjata. Din il-laqgħa tipprovdi forum biex jiġu ċċarati l-objettivi tal-awditjar, jiġi żgurat li l-pjan tal-awditjar jinftiehem, jiġu stabbiliti arranġamenti ta’ ħidma u tiġi indirizzata kwalunkwe kwistjoni pendenti.

Meta jwettaq awditjar, it-tim tal-awditjar jenħtieġ li jiġbor, jivverifika u janalizza/jevalwa l-evidenza għall-awditjar biex jiżgura li din tkun xierqa u suffiċjenti biex jinkisbu l-objettivi tal-awditjar, b’mod partikolari dawk tal-konformità mal-arranġamenti ppjanati, l-effettività tal-implimentazzjoni u l-idoneità tal-arranġamenti ppjanati biex jinkisbu l-objettivi ddikjarati. Dawn l-attivitajiet jenħtieġ li jiġu rreġistrati.

L-evidenza għall-awditjar trid titqabbel mal-kriterji tal-awditjar u mal-objettivi tal-awditjar biex it-tim tal-awditjar ikun jista’ jipproduċi sejbiet tal-awditjar u jippreżenta konklużjonijiet persważivi tal-awditjar. Hija biss l-evidenza għall-awditjar li tkun xierqa u suffiċjenti li tappoġġa b’mod effettiv is-sejbiet, il-konklużjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-awditjar (fejn applikabbli) li jkunu kapaċi jifilħu għall-isfida u jissodisfaw reviżjoniintern u estern.

Fil-laqgħa tal-għeluq, it-tim tal-awditjar jippreżenta r-riżultati tal-awditjar u jenħtieġ li jkun hemm opportunità għal:

—	Diskussjoni tas-sejbiet u l-konklużjonijiet preliminari mal-maniġment tal-entità awditjata u l-kisba ta’ feedback tal-maniġment dwarhom.

—	L-entità awditjata biex tikkoreġi n-nuqqas ta’ fehim u biex tiddiskuti s-sejbiet u l-konklużjonijiet preliminari u biex tipprovdi aktar informazzjoni jew kjarifika b’appoġġ għall-pożizzjoni tagħha.

—	L-entità awditjata biex tipprovdi l-fehmiet tagħha dwar it-twettiq tal-awditjar.

It-tim tal-awditjar jista’ jirrevedi s-sejbiet u l-konklużjonijiet preliminari abbażi ta’ analiżi ulterjuri tal-evidenza miġbura jew ta’ aktar evidenza li tkun trid tiġi ppreżentata.

Kwalunkwe feedback rilevanti pprovdut mill-entità awditjata jenħtieġ li jiġi rreġistrat u kkunsidrat meta jsir ir-rappurtar dwar l-awditjar u fit-twettiq ta’ awditjar futur.

6.3.   Rappurtar tal-awditjar

Ir-rapport tal-awditjar huwa parti importanti ħafna tal-awditjar biex:

—	Jipprovdi assigurazzjonijiet rilevanti dwar il-funzjonament tal-proċessi soġġetti għall-awditjar.

—	Jidentifika u jxerred prattiki tajbin.

—	Jidentifika oqsma ta’ nuqqas ta’ konformità jew ta’ dgħufija u jressaqhom għall-attenzjoni tal-entità awditjata għal azzjoni korrettiva u, jew, preventiva.

—	Iħejji bażi għas-segwitu tal-azzjoni meħuda mill-entità awditjata b’reazzjoni għar-rakkomandazzjonijiet tal-awditjar.

—	Jipprovdi opportunità għal komunikazzjoni ma’ partijiet ikkonċernati usa’, fejn applikabbli.

Rapport tal-awditjar jenħtieġ li jkun oġġettiv, persważiv u f’waqtu.

Sabiex ikun oġġettiv, it-tim tal-awditjar jenħtieġ li, meta jirrapporta, jippreżenta evidenza rilevanti inkluż kwalunkwe evidenza li tista’ tkun kontra jew li ma tappoġġax l-opinjoni jew il-konklużjoni tiegħu. Il-preżentazzjoni selettiva tal-evidenza jenħtieġ li tiġi evitata u l-opinjonijiet tat-tim tal-awditjar li mhumiex appoġġati minn evidenza soda jenħtieġ li ma jiġux riflessi fir-rapport. Ir-rappurtar jenħtieġ li jkun ibbilanċjat u ma jiffokax esklużivament fuq elementi negattivi. Ir-rapport jenħtieġ li jkun fih dikjarazzjonijiet pożittivi fejn jinstab li l-attivitajiet tal-entità awditjata jkunu organizzati u mwettqa tajjeb.

Awditjar persważiv jistabbilixxi l-kredibbiltà tiegħu billi jippreżenta sejbiet validi u bbażati fuq l-evidenza, konklużjonijiet loġiċi u rakkomandazzjonijiet prattiċi, realistiċi u rilevanti. Ir-rapport jenħtieġ li jkun strutturat b’mod loġiku li jiggwida lill-qarrej tul il-proċess mill-iskop tal-awditjar, l-objettivi tal-awditjar u l-ambitu sas-sejbiet, il-konklużjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet. Jenħtieġ li jkun hemm koerenza ċara bejn l-evidenza, is-sejbiet, il-konklużjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet.

Il-konklużjonijiet jenħtieġ li jindirizzaw il-konformità mal-arranġamenti ppjanati, l-effettività tal-implimentazzjoni, u l-idoneità tal-arranġamenti ppjanati biex jinkisbu l-objettivi ddikjarati, kif xieraq (ara t-taqsima 5.5). Jenħtieġ li jkunu msejsa fuq evidenza oġġettiva. B’mod partikolari, meta jiġu stabbiliti l-konklużjonijiet dwar l-idoneità tal-arranġamenti ppjanati biex jiksbu l-objettivi dikjarati, tista’ tinkiseb evidenza mill-ġabra u mill-analiżi tar-riżultati minn awditjar differenti. F’dan il-każ, il-konklużjonijiet jenħtieġ li jestendu lil hinn mill-fruntieri ta’ stabbilimenti individwali, unitajiet ta’ awtoritajiet u awtoritajiet.

Ir-rakkomandazzjonijiet jenħtieġ li jkunu intiżi sabiex jeliminaw jew jikkoreġu r-raġunijiet għaliex l-entità awditjata naqset milli tissodisfa l-kriterji tal-awditjar. Ir-rakkomandazzjonijiet ma għandhomx jippreskrivu l-azzjoni li jenħtieġ li tittieħed mill-entità awditjata iżda minflok għandhom jispeċifikaw ir-riżultat li għandu jinkiseb bl-intervent ta’ azzjoni korrettiva u/jew preventiva mill-entitajiet awditjati.

Il-kontenut minimu tar-rapport jenħtieġ li jinkludi:

—	l-identifikazzjoni tal-awditjar, tad-dati, tal-postijiet, u tal-entità awditjata

—	l-objettivi, l-ambitu, il-metodoloġija u l-kriterji tal-awditjar

—	is-sejbiet tal-awditjar (u l-evidenza relatata), il-konklużjonijiet u, fejn applikabbli, ir-rakkomandazzjonijiet.

Skont il-politika tal-korp tal-awditjar, it-tim tal-awditjar jista’ jiġi identifikat fir-rapport jew le.

6.4.   Segwitu tal-output tal-awditjar

Fejn ikun xieraq, l-entità awditjata tenħtieġ li tfassal u tippreżenta pjan ta’ azzjoni. Dan jenħtieġ li jipproponi azzjonijiet korrettivi u preventivi marbuta biż-żmien (9) biex hija tindirizza kwalunkwe rakkomandazzjoni li tirriżulta mill-awditjar. It-tim tal-awditjar (10) jenħtieġ li jivvaluta l-idoneità tal-pjan ta’ azzjoni u jista’ jkun involut fil-verifika tal-implimentazzjoni sussegwenti tiegħu:

—

Il-pjan ta’ azzjoni jippermetti lit-tim tal-awditjar jevalwa jekk l-azzjoni korrettiva u preventiva proposta tkunx biżżejjed biex tindirizza r-rakkomandazzjonijiet tar-rapport tal-awditjar. Il-pjanijiet ta’ azzjoni jenħtieġ li jinkludu l-prijoritizzazzjoni bbażata fuq ir-riskju, ir-responsabbiltà għall-implimentazzjoni u l-perjodi ta’ żmien għat-tlestija ta’ azzjoni korrettiva u preventiva. Diversi pjanijiet ta’ azzjoni jistgħu jitqiesu sodisfaċenti. Għandha tkun l-entità awditjata li tagħżel minn fost id-diversi opzjonijiet disponibbli.

—

Azzjoni korrettiva u preventiva ma tenħtiġx li tkun limitata għall-indirizzar ta’ rekwiżiti tekniċi speċifiċi iżda tenħtieġ li, fejn xieraq, tinkludi miżuri mifruxa mas-sistema kollha (pereżempju komunikazzjoni, kooperazzjoni, koordinazzjoni, reviżjoniu razzjonalizzazzjoni tal-proċessi ta’ kontroll). L-entità awditjata tenħtieġ li twettaq analiżi tal-kawżi ewlenin ta’ kull nuqqas ta’ konformità sabiex tiddetermina l-iktar azzjoni korrettiva u preventiva xierqa. Kull differenza bejn l-opinjonijiet tal-entità awditjata u tat-tim tal-awditjar tenħtieġ li tiġi solvuta.

—

Għeluq: Jenħtieġ li jiġu stabbiliti mekkaniżmi li jiżguraw li l-pjanijiet ta’ azzjoni jkunu xierqa u li l-azzjonijiet korrettivi u preventivi jitwettqu b’mod effettiv u fil-waqt. Jenħtieġ li jkun hemm qbil dwar il-proċeduri għall-għeluq tal-pjan ta’ azzjoni bejn l-entità awditjata u t-tim tal-awditjar.

7.   Reviżjoni u tixrid tar-riżultati tal-awditjar

Ir-riżultati tal-awditjar u, fejn applikabbli, il-feedback jenħtieġ li jiġu kkunsidrati fl-ippjanar ta’ programmi tal-awditjar futur u fil-kuntest tar-reviżjonital-proċess tal-awditjar.

L-implikazzjonijiet tas-sejbiet tal-awditjar jew tan-nuqqasijiet ta’ konformità għal setturi, reġjuni jew awtoritajiet kompetenti oħra jenħtieġ li jiġu kkunsidrati, b’mod partikolari fl-Istati Membri fejn il-kontrolli jitwettqu minn diversi awtoritajiet kompetenti jew ikunu deċentralizzati.

L-awditjar intern jipprovdi evalwazzjoni indipendenti tal-effettività u l-idoneità tal-kontrolli uffiċjali biex jinkisbu l-objettivi. Għalhekk, ir-riżultati tal-awditjar jenħtieġ li jkunu disponibbli għall-awtoritajiet kompetenti rilevanti tal-Istati Membri biex jgħinuhom jiżviluppaw u jtejbu s-sistemi ta’ kontroll tagħhom u jirrevedu l-MANCPs tagħhom.

Ir-riżultati tal-awditjar jistgħu jidentifikaw ukoll eżempji tal-aħjar prattika, li għandhom jiġu mxerrda. Dawn l-eżempji jistgħu jintużaw mill-entità awditjata f’oqsma oħra jew minn entitajiet oħra involuti f’attivitajiet simili biex itejbu l-proċessi tagħhom. Għal dan il-għan, ir-rapporti jenħtieġ li jkunu disponibbli għal setturi u reġjuni oħra fi ħdan l-Istat Membru u għall-Kummissjoni, meta dawn jintalbu.

8.   Kwistjonijiet oħrajn

8.1.   Riżorsi

L-Istati Membri jenħtieġ li jiżguraw li l-awtoritajiet kompetenti jkollhom setgħat ta’ implimentazzjoni suffiċjenti (legali u amministrattivi), u riżorsi, bil-kompetenzi xierqa, biex jistabbilixxu, jimplimentaw u jżommu sistema tal-awditjar effettiva.

Ir-riżorsi umani u dawk relatati meħtieġa għall-ġestjoni, il-monitoraġġ u r-reviżjoni tal-proċess tal-awditjar jenħtieġ li jkunu disponibbli, filwaqt li wieħed iżomm f’moħħu li l-awtoritajiet kompetenti kollha u l-attivitajiet ta’ kontroll tagħhom fir-Regolament (UE) 2017/625 jenħtieġ li jiġu awditjati. It-tim tal-awditjar jista’ jinkludi kwalunkwe taħlita ta’ awdituri speċjalizzati fil-qasam ġenerali u f’dak tekniku ma’ esperti tekniċi, sabiex ikollu l-għarfien espert biex jissodisfa l-iskop u l-ambitu tal-awditjar u tal-programm(i) tal-awditjar.

Il-gwida ġenerali dwar ir-riżorsi meħtieġa għall-awditjar hija pprovduta mill-ISO 19011.

8.2.   Kompetenza tal-awditur

Il-kompetenza u l-kriterji għall-għażla tal-awdituri jenħtieġ li jkunu definiti taħt l-intestaturi li ġejjin:

—	Għarfien u ħiliet ġeneriċi,

—	Prinċipji, proċeduri u tekniki tal-awditjar; ħiliet ta’ ġestjoni/organizzattivi,

—	Għarfien u ħiliet tekniċi speċifiċi,

—	Attributi personali (11),

—	Edukazzjoni,

—	Esperjenza ta’ xogħol,

—	Taħriġ u esperjenza fl-awditjar.

Huwa essenzjali li jiġi stabbilit mekkaniżmu li jiżgura li l-awdituri jkunu konsistenti u jibqgħu kompetenti. Il-kompetenzi meħtieġa mit-timijiet tal-awditjar jistgħu jvarjaw skont il-qasam li jkunu qed jawditjaw fi ħdan is-sistemi ta’ kontroll jew superviżjoni. L-awdituri jenħtieġ li jkollhom l-għarfien u l-ħiliet tekniċi meħtieġa u jkunu familjari mas-suġġetti għat-taħriġ tal-persunal li jwettaq il-kontrolli uffiċjali u attivitajiet uffiċjali oħra, stabbiliti fil-Kapitolu I tal-Anness II tar-Regolament (UE) 2017/625.

---

(1)  Ir-Regolament (UE) 2017/625 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-15 ta’ Marzu 2017 dwar il-kontrolli uffiċjali u attivitajiet uffiċjali oħra mwettqa biex jiżguraw l-applikazzjoni tal-liġi tal-ikel u tal-għalf, ta’ regoli dwar is-saħħa u t-trattament xieraq tal-annimali, dwar is-saħħa tal-pjanti u dwar prodotti għall-protezzjoni tal-pjanti, li jemenda r-Regolamenti (KE) Nru 999/2001, (KE) Nru 396/2005, (KE) Nru 1069/2009, (KE) Nru 1107/2009, (UE) Nru 1151/2012, (UE) Nru 652/2014, (UE) 2016/429 u (UE) 2016/2031 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, ir-Regolamenti tal-Kunsill (KE) Nru 1/2005 u (KE) Nru 1099/2009 u d-Direttivi tal-Kunsill 98/58/KE, 1999/74/KE, 2007/43/KE, 2008/119/KE u 2008/120/KE, u li jħassar ir-Regolamenti (KE) Nru 854/2004 u (KE) Nru 882/2004 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, id-Direttivi tal-Kunsill 89/608/KEE, 89/662/KEE, 90/425/KEE, 91/496/KEE, 96/23/KE, 96/93/KE u 97/78/KE u d-Deċiżjoni tal-Kunsill 92/438/KEE (Regolament dwar il-Kontrolli Uffiċjali)(ĠU L 95, 7.4.2017, p. 1).

(2)  It-terminu “jenħtieġ” f’dan id-dokument ta’ gwida jfisser prattika tajba, mhuwiex rekwiżit vinkolanti.

(3)  Skont l-Artikolu 1(5) tar-Regolament (UE) 2017/625, l-Artikolu 6 tal-istess regolament japplika wkoll għal attivitajiet uffiċjali oħra. Għall-fini ta’ dan id-dokument ta’ gwida, meta jissemmew “kontrolli uffiċjali”, magħhom huma inklużi wkoll “attivitajiet uffiċjali oħra”.

(4)  Ir-Regolament (KE) Nru 178/2002 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-28 ta’ Jannar 2002 li jistabbilixxi l-prinċipji ġenerali u l-ħtiġijiet tal-liġi dwar l-ikel, li jistabbilixxi l-Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel u jistabbilixxi l-proċeduri fi kwistjonijiet ta’ sigurtà tal-ikel, (ĠU L 31, 1.2.2002, p. 1).

(5)  https://na.theiia.org/Pages/IIAHome.aspxhttps://na.theiia.org/Pages/IIAHome.aspx

(6)  Huwa mistenni ċertu grad ta’ flessibbiltà peress li r-responsabbiltà għall-iskrutinju indipendenti tvarja fi ħdan l-Istati Membri.

(7)  Skont l-Artikolu 5 tar-Regolament (UE) 2017/625.

(8)  L-analiżi tal-kawżi ewlenin tista’ tkun għodda importanti fil-valutazzjoni tal-idoneità.

(9)  F’dan il-kuntest “azzjoni korrettiva” tfisser azzjoni biex tiġi eliminata l-kawża ta’ nuqqas ta’ konformità u biex tiġi evitata rikorrenza filwaqt li “azzjoni preventiva” tfisser azzjoni biex tiġi eliminata l-kawża ta’ nuqqas ta’ konformità potenzjali (biex tiġi evitata l-okkorrenza ta’ nuqqas ta’ konformità) jew sitwazzjoni potenzjali oħra mhux mixtieqa.

(10)  Huwa mistenni ċertu grad ta’ flessibbiltà peress li r-responsabbiltà għas-segwitu tvarja bejn l-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri.

(11)  L-awdituri jenħtieġ li jkollhom ħsieb indipendenti, ikunu etiċi, b’moħħhom miftuħ, diplomatiċi, osservanti, perċettivi, versatili, tenaċi, deċiżivi, assertivi, awtonomi u miftuħa għal titjib.