32002R1386

Verordening (EG) nr. 1386/2002 van de Commissie

van 29 juli 2002

tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1164/94 van de Raad met betrekking tot de beheers- en controlesystemen en de procedure inzake financiële correcties betreffende uit het Cohesiefonds toegekende bijstand

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Verordening (EG) nr. 1164/94 van de Raad van 16 mei 1994 tot oprichting van een Cohesiefonds(1), gewijzigd bij de Verordeningen (EG) nr. 1264/1999 en (EG) nr. 1265/1999(2), en met name op artikel 12, lid 4, en artikel H, lid 4, van bijlage II,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Artikel 12, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1164/94 verlangt van de lidstaten een aantal maatregelen om ervoor te zorgen dat de middelen van het Cohesiefonds doeltreffend en regelmatig en overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer worden gebruikt.

(2) Daartoe moeten de lidstaten adequate richtsnoeren geven voor de organisatie van de betrokken functies van de instanties die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de projecten, voor de certificering van de uitgaven en voor het algemene beheer en de coordinatie van de operaties van het Cohesiefonds in de desbetreffende lidstaat.

(3) Overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1164/94 moeten de lidstaten met de Commissie samenwerken om te verzekeren dat zij goed functionerende beheers- en controlesystemen hebben, en moeten zij de Commissie alle medewerking verlenen die nodig is voor het verrichten van controles, onder meer door middel van steekproeven.

(4) Met het oog op de harmonisering van de normen voor de certificering van de uitgaven waarvoor betalingen uit het Cohesiefonds worden aangevraagd, moet de inhoud van de betrokken certificaten worden vastgesteld en dienen de aard en kwaliteit te worden bepaald van de gegevens waarop deze certificaten moeten zijn gebaseerd.

(5) Om de Commissie in staat te stellen de op grond van artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1164/94 vereiste controles uit te voeren, moeten de lidstaten haar desgevraagd de gegevens verstrekken die de voor de uitvoering van de projecten en het algemeen beheer en de coordinatie van de operaties van het Cohesiefonds verantwoordelijke instanties nodig hebben om te kunnen voldoen aan de bij de genoemde verordening gestelde eisen inzake beheer, toezicht en evaluatie. De inhoud van die gegevens moet worden vastgesteld alsmede, voor het geval dat gegevens in elektronische vorm worden verstrekt, het formaat en de wijze van toezending van de computerbestanden. De Commissie moet ervoor zorgen dat de computergegevens en andere gegevens vertrouwelijk blijven en worden beveiligd.

(6) Deze verordening dient te gelden onverminderd het bepaalde in Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad van 11 november 1996 betreffende de controles en verificaties ter plaatse die door de Commissie worden uitgevoerd ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraudes en andere onregelmatigheden(3).

(7) Deze verordening dient te gelden onverminderd het bepaalde in Verordening (EG) nr. 1831/94 van de Commissie van 26 juli 1994 betreffende onregelmatigheden in het kader van de financiering van het Cohesiefonds en terugvordering van in dat kader onverschuldigd betaalde bedragen, alsmede betreffende de inrichting van een informatiesysteem op dit gebied(4).

(8) Er diennen uitvoeringsbepalingen te worden vastgesteld van de in artikel H van bijlage II bij Verordening (EG) nr. 1164/94 bedoelde procedure, met inbegrip van bepalingen inzake de terugvordering van onverschuldigd betaalde bedragen, de terugbetaling aan de Commissie en de moratoire rente,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

HOOFDSTUK I

Voorwerp en toepassingsgebied

Artikel 1

Deze verordening stelt uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1164/94 vast met betrekking tot de beheers- en controlesystemen voor uit het Cohesiefonds, hierna "Fonds" genoemd, toegekende bijstand aan op grond van artikel 3 van die verordening in aanmerking komende acties die voor de eerste keer na 1 januari 2000 zijn goedgekeurd, en met betrekking tot de procedure inzake financiële correcties betreffende deze bijstand.

HOOFDSTUK II

Beheers- en controlesystemen

Artikel 2

1. Elke lidstaat zorgt ervoor dat de volgende instanties, autoriteiten en lichamen adequate richtsnoeren worden gegeven over de inrichting van de beheers- en controlesystemen die noodzakelijk zijn om een goed beheer van het Fonds te garanderen, overeenkomstig algemeen aanvaarde normen en beginselen:

a) de instanties die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de projecten op grond van artikel 10, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1164/94, hierna "uitvoerende instanties" genoemd;

b) de autoriteiten of instanties die verantwoordelijk zijn voor de certificering van de uitgaven waarvoor betalingen uit het Fonds worden gevraagd op grond van artikel 12, lid 1, onder d), van Verordening (EG) nr. 1164/94 en artikel D, lid 4, van bijlage II bij die verordening, waaronder begrepen, zo deze verschillend zijn, de op grond van artikel D, lid 1, van bijlage II bij die verordening aangewezen autoriteiten en instanties, hierna "betalingsautoriteiten" genoemd;

c) de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor het algemene beheer en de coordinatie van de operaties van het Fonds in de lidstaat, hierna "beheersautoriteiten" genoemd;

d) de openbare of particuliere lichamen of diensten die onder de verantwoordelijkeid van de betalings- of beheersautoriteiten optreden of die namens deze taken uitvoeren ten aanzien van de uitvoerende instanties, hierna "bemiddelende instanties" genoemd.

Deze richtsnoeren staan deze autoriteiten, instanties of lichamen in het bijzonder bij bij het opzetten van systemen die niet alleen noodzakelijk zijn om voldoende zekerheid te verschaffen met betrekking tot de juistheid, de regelmatigheid en de subsidiabiliteit van de aanvragen voor communautaire bijstand, maar ook om te waarborgen dat de projecten overeenkomstig de in de betrokken beschikking vastgestelde voorwaarden en de door die projecten nagestreefde doelstellingen worden uitgevoerd.

2. Voor de toepassing van deze verordening omvat "uitvoerende instanties", wanneer de uitvoerende instantie niet de eindontvanger van de bijdrage is, ook de instanties en ondernemingen die als concessiehouder, gedelegeerde of op een andere manier bij de uitvoering van het project betrokken zijn.

3. Voor de toepassing van deze verordening wordt, tenzij anders bepaald, onder "project" verstaan een individueel project, een projectfase of een groep projecten zoals bedoeld in artikel 1, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1164/94, of een maatregel zoals bedoeld in artikel 3, lid 2, van die verordening, waarover overeenkomstig artikel 10, lid 6, van die verordening een beschikking, hierna "bijstandsbeschikking" genoemd, is gegeven.

Artikel 3

De beheers- en controlesystemen van de beheers- en betalingsautoriteiten, bemiddelende instanties en uitvoerende instanties voorzien, met inachtneming van de evenredigheid ten opzichte van de omvang van de beheerde bijstand, in:

a) een duidelijke omschrijving, een duidelijke toewijzing en, voorzover noodzakelijk om een goed beheer mogelijk te maken, een adequate scheiding van functies binnen de betrokken organisatie;

b) doeltreffende systemen om ervoor te zorgen dat de functies op bevredigende wijze worden verricht;

c) in het geval van bemiddelende instanties, verslaguitbrenging aan de verantwoordelijke autoriteit over hun taakvervulling en de aangewende middelen.

Artikel 4

1. De in artikel 3 bedoelde beheers- en controlesystemen moeten procedures behelzen om na te gaan of de opgevoerde uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan en of het project, vanaf de voorbereidende fase tot en met het functioneren van de gefinancierde investering, wordt uitgevoerd in overeenstemming met de voorwaarden die zijn vastgesteld in de desbetreffende bijstandsbeschikking van de Commissie, met de met het project nagestreefde doelstellingen en met de geldende nationale en communautaire voorschriften betreffende, in het bijzonder, de subsidiabiliteit van de uitgaven uit het Fonds, milieubescherming, vervoer, trans-Europese netwerken, mededinging en de plaatsing van overheidsopdrachten.

De verificaties omvatten alle aspecten, van financiële, technische, of administratieve aard, waarvan de efficiënte aanwending van de vastgelegde middelen afhangt.

2. De procedures verlangen de schriftelijke vastlegging van de ter plaatse uitgevoerde verificaties van projecten. De aantekeningen vermelden de verrichte werkzaamheid, de resultaten van de verificaties en de bij tegenstrijdigheden genomen maatregelen. Wanneer fysieke en administratieve verificaties niet volledig, maar op basis van een steekproef van werkzaamheden of verrichtingen zijn uitgevoerd, moeten de aantekeningen de geselecteerde werkzaamheden en verrichtingen identificeren en de steekproefmethode beschrijven.

Artikel 5

1. De lidstaten delen, met betrekking tot projecten die voor de eerste keer na 1 januari 2000 zijn goedgekeurd, de Commissie, binnen drie maanden na de inwerkingtreding van deze verordening, de organisatie van de beheers- en betalingsautoriteiten en bemiddelende instanties die voor verrichtingen terzake van het Fonds in hun land verantwoordelijk zijn, mee, alsmede de bestaande beheers- en controlesystemen van deze autoriteiten en instanties en de op grond van de in artikel 2, lid 1, bedoelde richtsnoeren voorgenomen verbeteringen daarvan.

2. De mededeling bevat voor elke beheers- en betalingsautoriteit en bemiddelende instantie de volgende informatie:

a) de functies die hun zijn opgedragen;

b) de verdeling van de functies tussen of binnen hun afdelingen, en ook tussen de beheers- en betalingsautoriteit, ingeval deze tot dezelfde instantie behoren;

c) de procedures volgens welke werkzaamheden worden geverifieerd en aanvaard, aanvragen voor vergoeding van uitgaven worden ontvangen, geverifieerd en gevalideerd en betalingen aan begunstigden worden goedgekeurd, uitgevoerd en geboekt,

d) de bepalingen inzake de accountantscontrole van de beheers- en controlesystemen.

3. De Commissie vergewist zich er in samenwerking met de lidstaat van dat de overeenkomstig de leden 1 en 2 meegedeelde beheers- en controlesystemen aan de bij Verordening (EG) nr. 1164/94 en de onderhavige verordening voorgeschreven normen voldoen. Zij doet mededeling van eventuele belemmeringen die uit deze systemen voortvloeien voor de doorzichtigheid van de controles op de werking van het Fonds en voor de vervulling door de Commissie van haar verantwoordelijkheden ingevolge artikel 274 van het Verdrag. De werking van de systemen wordt regelmatig herzien.

Artikel 6

1. De beheers- en controlesystemen zorgen voor een toereikend controlespoor.

2. Onder een toereikend controlespoor wordt een controlespoor verstaan dat het mogelijk maakt:

a) de aan de Commissie meegedeelde gecertificeerde samenvattende bedragen in overeenstemming te brengen met de afzonderlijke aantekeningen van uitgaven en met de tot staving dienende bescheiden die op de verscheidene administratieve niveaus en door de uitvoerende instanties worden bewaard;

b) de toewijzing en de overmakingen van de beschikbare communautaire en nationale middelen te verifiëren;

c) de juistheid van de over de uitvoering van het project verstrekte gegevens te controleren in overeenstemming met de in de bijstandsbeschikking vastgestelde voorwaarden en met de met het project nagestreefde doelstellingen.

3. Een indicatieve beschrijving van de informatievereisten voor een toereikend controlespoor is opgenomen in bijlage I.

4. De beheersautoriteit vergewist zich ervan dat:

a) er procedures zijn om ervoor te zorgen dat de documenten die relevant zijn voor de afzonderlijke uitgavenposten, de gedane betalingen, de uitgevoerde werkzaamheden en de verrichte verificaties daarvan in verband met het project en die nodig zijn voor een toereikend controlespoor, in overeenstemming met het bepaalde in artikel G, lid 3, van bijlage II bij Verordening (EG) nr. 1164/94 en bijlage I bij de onderhavige verordening worden bewaard;

b) wordt aangetekend welke instantie deze documenten bewaart en waar deze zich bevinden, en

c) deze documenten beschikbaar worden gesteld voor inspectie door de personen en instanties die normaal tot inspectie van deze documenten gerechtigd zijn.

5. De in lid 4, onder c), bedoelde personen en instanties zijn:

a) het personeel van de beheers- en betalingsautoriteit, de bemiddelende instanties en de uitvoerende instantie, dat de betalingsaanvragen verwerkt;

b) de diensten die de beheers- en controlesystemen aan accountantscontroles onderwerpen;

c) de persoon of de afdeling van de betalingsautoriteit die verantwoordelijk is voor de certificering van de aanvragen voor tussentijdse en eindsaldobetalingen, op grond van artikel 12, lid 1, onder d), van Verordening (EG) nr. 1164/94 en artikel D, lid 2, onder d), van bijlage II bij die verordening, en de persoon of afdeling die de in artikel 12, lid 1, onder f), van die verordening bedoelde verklaring afgeeft;

d) de gemachtigde functionarissen van nationale controle-instellingen en van de Gemeenschap.

Deze personen of instanties kunnen verlangen dat uittreksels uit of afschriften van de in lid 4 bedoelde documenten of boekingen aan hen worden verstrekt.

Artikel 7

De betalingsautoriteit houdt een rekening bij van terug te vorderen bedragen van reeds betaalde communautaire bijstand en zorgt ervoor dat die bedragen zonder ongerechtvaardigd uitstel worden teruggevorderd. Na de terugvordering betaalt de betalingsautoriteit het teruggevorderde bedrag aan onregelmatige betalingen samen met de ontvangen rente wegens te late betaling terug, door de betrokken sommen in mindering te brengen op haar volgende uitgavenstaat en betalingsaanvraag bij de Commissie met betrekking tot het desbetreffende project. Wanneer het bedrag daarvan niet voldoende is, kan de Commissie vragen dat het resterende bedrag aan haar wordt terugbetaald.

Eenmaal per jaar geeft de betalingsautoriteit de Commissie in de bijlage bij de vierde kwartaallijst inzake terugvorderingen, die overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1831/94 wordt ingediend, een overzicht van de op die datum nog niet geïnde teruggevorderde bedragen van projecten, ingedeeld naar het jaar waarin met de terugvorderingsprocedure is begonnen.

HOOFDSTUK III

Certificering van de uitgaven

Artikel 8

1. De certificaten betreffende de tussentijdse en laatste uitgavenstaten, zoals bedoeld in artikel 12, lid 1, onder d), van Verordening (EG) nr. 1164/94 en artikel D, lid 2, onder d), vierde streepje, van bijlage II bij die verordening, worden in de in bijlage II bij de onderhavige verordening voorgeschreven vorm opgesteld door een persoon of afdeling binnen de betalingsautoriteit, die functioneel onafhankelijk is van de diensten die de betalingen goedkeuren.

2. Alvorens een uitgavenstaat te certificeren, vergewist de betalingsautoriteit zich ervan dat aan de volgende voorwaarden is voldaan:

a) de beheersautoriteit, de bemiddelende instanties en de uitvoerende instantie hebben voldaan aan de vereisten van Verordening (EG) nr. 1164/94, met name aan die van artikel 12, lid 1, onder c) en e), en van artikel D, lid 2, onder b) en d), van bijlage II bij die verordening, en hebben de voorwaarden van de bijstandsbeschikking van de Commissie, nageleefd,

b) de uitgavenstaat omvat enkel uitgaven die

i) tijdens de in de bijstandsbeschikking vastgelegde, in aanmerking komende periode daadwerkelijk zijn gedaan en door voldane facturen of boekingsbescheiden met gelijkwaardige bewijskracht kunnen worden gestaafd;

ii) betrekking hebben op werkzaamheden die bij de indiening van de bijstandsaanvraag niet materieel waren voltooid;

iii) worden gerechtvaardigd door de voortgang of voltooing van het project, in overeenstemming met de voorwaarden van de bijstandsbeschikking en met de met het project nagestreefde doelstellingen.

3. Opdat de toereikendheid van de controlesystemen en van het controlespoor te allen tijde in aanmerking kunnen worden genomen alvorens een uitgavenstaat aan de Commissie wordt voorgelegd, zorgt de beheersautoriteit ervoor dat de betalingsautoriteit op de hoogte blijft van de door haar, door de bemiddelende instanties en door de uitvoerende instantie gehanteerde systemen teneinde:

a) na te gaan of de beweerde uitgaven werkelijk zijn gedaan en of het project is uitgevoerd in overeenstemming met de in de bijstandsbeschikking vastgestelde voorwaarden en met de met het project nagestreefde doelstellingen;

b) te verzekeren dat de geldende voorschriften zijn nageleefd;

c) het controlespoor in stand te houden.

4. In de gevallen waarin de beheersautoriteit en de betalingsautoriteit dezelfde instantie zijn of tot dezelfde instantie behoren, draagt deze instantie ervoor zorg dat procedures worden toegepast die gelijkwaardige controlestandaarden bieden aan die welke in de leden 2 en 3 zijn voorgeschreven.

HOOFDSTUK IV

Steekproefcontroles

Artikel 9

1. Controles van projecten worden door de lidstaten uitgevoerd op grond van een passende steekproef, die met name erop gericht is:

a) de effectiviteit van de bestaande beheers- en controlesystemen te verifiëren;

b) selectief, op basis van een risicoanalyse, de op de verschillende betrokken niveaus gedane aangiften van uitgaven te verifiëren.

2. De voor de periode 2000-2006 verrichte controles betreffen ten minste 15 % van de werkelijke voor subsidie in aanmerking komende uitgaven die zijn gedaan voor in deze periode voor de eerste keer goedgekeurde projecten. Dit percentage kan evenredig aan de vóór de inwerkingtreding van deze verordening gedane uitgaven worden verlaagd. De controles worden gebaseerd op een representatieve steekproef van verrichtingen, waarbij met de in lid 3 gestelde eisen rekening wordt gehouden.

De lidstaten streven ernaar de uitvoering van de controles gelijkmatig over de betrokken periode te spreiden. Zij waarborgen een passende scheiding tussen taken inzake deze controles en taken inzake de uitvoerings- en betalingsprocedures betreffende de projecten.

3. Bij de keuze van de steekproef van te controleren verrichtingen wordt rekening gehouden met:

a) de noodzaak een passende variatie in aard en omvang van de projecten te controleren;

b) de risicofactoren die bij nationale of communautaire controles zijn vastgesteld;

c) de noodzaak ervoor te zorgen dat de verschillende types van instanties die bij het beheer en de uitvoering van de projecten zijn betrokken, evenals de twee interventiegebieden (vervoer en milieu) op een adequate manier worden gecontroleerd.

Artikel 10

De lidstaten streven ernaar door middel van de controles het volgende te verifiëren:

a) de praktische toepassing en de effectiviteit van de beheers- en controlesystemen;

b) de uitvoering van de projecten in overeenstemming met de in de bijstandsbeschikking vastgestelde voorwaarden en met de met het project nagestreefde doelstellingen;

c) voor een adequaat aantal boekingen, of deze overeenstemmen met de bewijsstukken die in het bezit zijn van de bemiddelende instanties en de uitvoerende instantie;

d) de aanwezigheid van een toereikend controlespoor;

e) voor een adequaat aantal uitgavenposten, of de aard en het tijdstip van de betrokken uitgaven aan de communautaire bepalingen voldoen en overeenstemmen met de goedgekeurde specifieke kenmerken van het project en met de feitelijk uitgevoerde werkzaamheden;

f) of de passende nationale medefinanciering daadwerkelijk beschikbaar is gesteld, en

g) of de medegefinancierde projecten zijn uitgevoerd in overeenstemming met de communautaire voorschriften en beleidsmaatregelen, overeenkomstig artikel 8 van Verordening (EG) nr. 1164/94.

Artikel 11

Uit de controles moet blijken of eventuele ondervonden problemen een systematisch karakter hebben en een risico opleveren voor andere of alle projecten die door dezelfde uitvoerende instantie of in de betrokken lidstaat worden uitgevoerd. De controles moeten tevens duidelijkheid verschaffen over de oorzaken van dergelijke situaties, over eventueel vereist nader onderzoek en over het noodzakelijke corrigerende en preventieve optreden.

Artikel 12

De lidstaten doen de Commissie uiterlijk op 30 juni van elk jaar, en de eerste maal uiterlijk op 30 juni 2003, op grond van artikel G, lid 1, van bijlage II bij Verordening (EG) nr. 1164/94, mededeling over hun toepassing van de artikelen 9, 10 en 11 van de onderhavige verordening in het voorgaande kalenderjaar. Daarnaast verschaffen zij alle noodzakelijke aanvullingen op of bijwerkingen van de overeenkomstig artikel 5, lid 1, meegedeelde beschrijving van hun beheers- en controlesystemen.

HOOFDSTUK V

Verklaring bij de afsluiting van een project

Artikel 13

De persoon of dienst die is aangewezen voor het afgeven van de in artikel 12, lid 1, onder f), van Verordening (EG) nr. 1164/94 bedoelde verklaring bij de afsluiting van een project, moet een functie hebben die onafhankelijk is van:

a) de beheersautoriteit, de uitvoerende instantie en de bemiddelende instanties;

b) de persoon of afdeling binnen de betalingsautoriteit die verantwoordelijk is voor het opstellen van de in artikel 8, lid 1, bedoelde certificaten.

Deze persoon of dienst verricht zijn onderzoek overeenkomstig internationaal erkende normen voor accountantsonderzoek. Hem wordt door de uitvoerende instantie, de beheers- en betalingsautoriteiten en de bemiddelende instanties alle benodigde informatie verstrekt en toegang verschaft tot de bescheiden en stavende bewijsstukken die voor het opstellen van de verklaring nodig zijn.

Artikel 14

De verklaringen zijn gebaseerd op een onderzoek van de beheers- en controlesystemen, van de bevindingen van reeds uitgevoerde controles en, zo nodig, van een verdere steekproefcontrole van verrichtingen, alsmede van het overeenkomstig artikel F, lid 4, van bijlage II bij Verordening (EG) nr. 1164/94 opgestelde eindverslag. De persoon of dienst die de verklaring afgeeft doet al het nodige onderzoek om er een redelijke zekerheid over te verkrijgen dat de gecertificeerde uitgavenstaat juist is, dat de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn en dat het project is uitgevoerd in overeenstemming met de voorwaarden van de bijstandsbeschikking en met de met het project nagestreefde doelstellingen.

De verklaringen worden op basis van het indicatieve model in bijlage III opgesteld en gaan van een verslag vergezeld dat alle relevante informatie ter staving van de verklaring bevat, met inbegrip van een samenvatting van de bevindingen bij alle door nationale en communautaire instanties uitgevoerde controles waartoe de opsteller van de verklaring toegang had.

Artikel 15

Wanneer het wegens het bestaan van belangrijke tekortkomingen op beheers- of controlegebied, of de hoge frequentie van de ontdekte onregelmatigheden, of twijfel of het project naar behoren is uitgevoerd, niet mogelijk is een positieve algemene verzekering te geven wat de deugdelijkheid van de aanvraag om de betaling van het eindsaldo en het certificaat over de einduitgavenstaat betreft, wordt in de verklaring melding van deze omstandigheden gemaakt en wordt er een schatting in opgenomen van de omvang van het probleem en de financiële gevolgen ervan.

In een dergelijk geval kan de Commissie de uitvoering van een verdere controle verzoeken, teneinde de onregelmatigheden binnen een bepaalde termijn op te sporen en te doen corrigeren.

HOOFDSTUK VI

Vorm en inhoud van de te bewaren en desgevraagd aan de Commissie mee te delen boekhoudkundige informatie

Artikel 16

1. De in bijlage I bedoelde boekhoudkundige gegevens over de projecten dienen voorzover mogelijk in geautomatiseerde vorm te worden bewaard. Deze gegevens worden de Commissie op haar specifiek verzoek ter beschikking gesteld voor de uitvoering van controles aan de hand van documenten en van controles ter plaatse, onverminderd de bij artikel F, lid 4, van bijlage II bij Verordening (EG) nr. 1164/94 opgelegde verplichting jaarverslagen in te dienen.

2. De Commissie komt met elke lidstaat de inhoud overeen van de computergegevens die overeenkomstig lid 1 ter beschikking moeten worden gesteld, alsmede de wijze waarop deze worden meegedeeld, en de duur van de periode die eventueel nodig is voor de ontwikkeling van de benodigde computersystemen. De omvang van de informatie die kan worden gevraagd, en de gewenste technische specificaties voor de doorzending van computerbestanden naar de Commissie zijn in de bijlagen IV en V vermeld.

3. Op schriftelijk verzoek van de Commissie verstrekken de lidstaten haar de in lid 1 bedoelde gegevens binnen tien werkdagen na de ontvangst van het verzoek. De Commissie en de lidstaat kunnen een andere termijn overeenkomen, in het bijzonder wanneer de gegevens niet in geautomatiseerde vorm beschikbaar zijn.

4. De Commissie draagt ervoor zorg dat de door de lidstaten verstrekte of door haarzelf bij inspecties ter plaatse verzamelde informatie, in overeenstemming met artikel 287 van het Verdrag, vertrouwelijk blijft en wordt beveiligd.

5. Met inachtneming van de geldende nationale wetgeving hebben personeelsleden van de Commissie toegang tot alle documenten die zijn opgesteld met het oog op, of naar aanleiding van, krachtens deze verordening verrichte controles, alsmede tot de bewaarde gegevens, met inbegrip van die welke in computersystemen zijn opgeslagen.

HOOFDSTUK VII

Financiële correcties

Artikel 17

1. Het bedrag van de door de Commissie op grond van artikel H, lid 2, van bijlage II bij Verordening (EG) nr. 1164/94 toepaste financiële correcties voor eenmalige of systeemgebonden onregelmatigheden wordt, waar mogelijk en uitvoerbaar, op basis van individuele dossiers bepaald en is gelijk aan het bedrag van de uitgaven dat ten onrechte aan het Fonds in rekening is gebracht, rekening gehouden met het evenredigheidsbeginsel.

2. Wanneer het niet mogelijk of uitvoerbaar is het bedrag van de onregelmatige uitgaven nauwkeurig te kwantificeren of wanneer het onevenredig zou zijn de betrokken uitgaven volledig in te trekken en de Commissie daarom de financiële correcties op basis van extrapolatie vaststelt of deze op een forfaitair percentage baseert, gaat de Commissie als volgt te werk:

a) in het geval van extrapolatie gebruikt zij een representatieve steekproef uit transacties met soortgelijke kenmerken;

b) in het geval van toepassing van een forfaitair percentage schat zij het belang van de inbreuk op de regels, evenals de omvang en de financiële consequenties van de eventuele tekortkomingen van de beheers- en controlesystemen die tot de vastgestelde onregelmatigheid hebben geleid.

3. Wanneer de Commissie haar standpunt grondt op feiten die zijn vastgesteld door andere auditeurs dan die van haar eigen diensten, trekt zij met betrekking tot de financiële consequenties van die feiten haar eigen conclusies, na onderzoek van de op grond van artikel 12, leden 1 en 2, van Verordening (EG) nr. 1164/94 en artikel G, lid 1, van bijlage II bij die verordening door de betrokken lidstaat genomen maatregelen, van de overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1831/94 verstrekte verslagen en van de eventuele antwoorden van de lidstaat.

Artikel 18

1. De termijn waarbinnen de betrokken lidstaat kan reageren op een verzoek overeenkomstig artikel H, lid 1, eerste alinea, van bijlage II bij Verordening (EG) nr. 1164/94 zijn opmerkingen kenbaar te maken, bedraagt twee maanden, uitgezonderd in naar behoren gemotiveerde gevallen, waarin door de Commissie een langere periode kan worden toegestaan.

2. Wanneer de Commissie een financiële correctie voorstelt op basis van extrapolatie of tegen een forfaitair percentage, wordt de lidstaat in de gelegenheid gesteld door middel van een onderzoek van de betrokken dossiers aan te tonen, dat de werkelijke omvang van de onregelmatigheden kleiner was dan door de Commissie is ingeschat. In overeenstemming met de Commissie mag de lidstaat de omvang van zijn onderzoek beperken tot een passend gedeelte of een passende steekproef van de betrokken dossiers.

De voor dit onderzoek toegestane aanvullende periode kan niet meer bedragen dan twee maanden volgende op de periode van twee maanden bedoeld in lid 1, behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen. De resultaten van dit onderzoek worden behandeld overeenkomstig het bepaalde in artikel H, lid 1, tweede alinea, van bijlage II bij Verordening (EG) nr. 1164/94. De Commissie houdt rekening met alle door de lidstaat binnen de gestelde termijnen verstrekte bewijsmateriaal.

3. Wanneer de lidstaat de door de Commissie gemaakte opmerkingen betwist en er op grond van artikel H, lid 1, tweede alinea, van bijlage II bij Verordening (EG) nr. 1164/94 een hoorzitting plaatsvindt, gaat de periode van drie maanden waarbinnen de Commissie op grond van artikel H, lid 2, van bijlage II bij genoemde verordening een besluit neemt, in op de datum van de hoorzitting.

Artikel 19

In gevallen waarin de Commissie op grond van artikel G, lid 2, van bijlage II bij Verordening (EG) nr. 1164/94 betalingen heeft opgeschort, trachten de Commissie en de betrokken lidstaat overeenstemming te bereiken met inachtneming van de in artikel 18, leden 1 en 2, van de onderhavige verordening genoemde procedure en termijnen. Wanneer geen overeenstemming wordt bereikt, is artikel 18, lid 3, van toepassing.

Artikel 20

1. Elke ingevolge artikel H, lid 3, van bijlage II bij Verordening (EG) nr. 1164/94 aan de Commissie te verrichten terugbetaling geschiedt vóór de datum die is vermeld in de overeenkomstig het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen opgestelde invorderingsopdracht. Deze datum is de laatste dag van de tweede maand volgende op de maand waarin de opdracht is gegeven.

2. Elke vertraging van de terugbetaling geeft aanleiding tot rente wegens te late betaling, te rekenen vanaf de in lid 1 bedoelde datum tot de datum van de feitelijke betaling. De toegepaste rentevoet is 1,5 % hoger dan die welke de Europese Centrale Bank toepast bij haar voornaamste herfinancieringstransacties op de eerste werkdag van de maand in welke de in lid 1 bedoelde datum valt.

3. Een financiële correctie op grond van artikel H, lid 2, van bijlage II bij Verordening (EG) nr. 1164/94 laat de verplichtingen van de lidstaat tot terugvordering van bedragen op grond van artikel 12, lid 1, onder h), van die verordening onverlet.

4. Wanneer bedragen naar aanleiding van een onregelmatigheid moeten worden teruggevorderd, moet de bevoegde dienst of instantie de procedure daarvoor inleiden en de uitvoerende instantie en de beheers- en de betalingsautoriteiten daarvan in kennis stellen.

HOOFDSTUK VIII

Algemene en slotbepalingen

Artikel 21

Niets in deze verordening belet de lidstaten voorschriften toe te passen die strenger zijn dan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 22

Deze verordening laat met betrekking tot projecten die voor de eerste keer vóór 1 januari 2000 zijn goedgekeurd, de verplichtingen van de lidstaten onverlet, zich ervan te vergewissen dat de projecten naar behoren zijn uitgevoerd, onregelmatigheden te voorkomen en hiertegen op te treden, en door een onregelmatigheid of nalatigheid verloren bedragen terug te vorderen.

Artikel 23

Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

Gedaan te Brussel, 29 juli 2002.

Voor de Commissie

Michel Barnier

Lid van de Commissie

(1) PB L 130 van 25.5.1994, blz. 1.

(2) PB L 161, 26.6.1999, blz. 57 en 62.

(3) PB L 292 van 15.11.1996, blz. 2.

(4) PB L 191 van 27.7.1994, blz. 9.

BIJLAGE I

INDICATIEVE BESCHRIJVING VAN DE INFORMATIEVEREISTEN VOOR EEN TOEREIKEND CONTROLESPOOR

(Artikel 6)

Van een toereikend controlespoor zoals bedoeld in artikel 6, lid 2, is sprake indien voor een bepaald project, alsook voor individuele projecten binnen een groep projecten, aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

1. Een op het passende beheersniveau bijgehouden boekhouding bevat gedetailleerde informatie over de uitgaven die bij het medegefinancierde project daadwerkelijk zijn gedaan door de uitvoerende instantie en, wanneer deze laatste niet de eindontvanger van de bijdrage is, door de andere instanties of ondernemingen die als concessiehouder, gedelegeerde of op welke andere wijze ook bij de uitvoering van het project zijn betrokken. De boekhoudkundige gegevens verstrekken de datum waarop zij tot stand zijn gebracht, het bedrag van elke uitgavenpost, de aard van de tot staving dienende documenten en de datum en wijze van betaling. Het nodige schriftelijke bewijsmateriaal (bijv. facturen) wordt bijgevoegd.

2. Voor uitgavenposten die slechts gedeeltelijk op het medegefinancierde project betrekking hebben, wordt de juistheid aangetoond van de verdeling van de uitgaven over het medegefinancierde project en andere verrichtingen. Hetzelfde geldt voor soorten uitgaven die slechts binnen bepaalde grenzen of in verhouding tot andere kosten als subsidiabel worden beschouwd.

3. De technische specificaties en het financieringsplan voor het project, voortgangsverslagen, de documenten betreffende inschrijvings- en aanbestedingsprocedures en verslagen van verificaties van de uitvoering van het project overeenkomstig artikel 4 van deze verordening, worden eveneens op het passende beheersniveau bewaard.

4. Bij aangiften van daadwerkelijk voor het medegefinancierde project gedane uitgaven aan de betalingsautoriteit wordt de in punt 1 bedoelde informatie geaggregeerd in een gedetailleerde uitgavenstaat, uitgesplitst naar uitgavencategorie. De gedetailleerde uitgavenstaten vormen tot staving dienende documenten voor de boekhouding van de betalingsautoriteit en de grondslag voor de opstelling van de bij de Commissie in te dienen uitgavendeclaraties.

5. Zijn er tussen de uitvoerende instantie of de bij de uitvoering van het project betrokken instanties of ondernemingen en de betalingsautoriteit een of meer bemiddelende instanties, dan verlangt elke bemiddelende instantie voor het gebied waarvoor zij verantwoordelijk is, van de instantie onder haar gedetailleerde uitgavenstaten als tot staving dienende documentatie voor haar eigen boekhouding. Op basis van deze staten verstrekt zij op zijn minst een samenvatting van de uitgaven voor het project aan de instantie boven haar.

6. Worden de boekhoudkundige gegevens met behulp van computers doorgegeven, dan laten alle betrokken autoriteiten en instanties zich door het lagere niveau voldoende informatie tot staving van hun eigen boekhouding en van de aan het hogere niveau te rapporteren bedragen verstrekken, zodat een toereikend controlespoor kan worden verzekerd waarbij het spoor kan worden gevolgd van de samenvattende totale bedragen die als gecertificeerde bedragen aan de Commissie worden meegedeeld, tot de afzonderlijke uitgavenposten en de tot staving dienende documenten op het niveau van de uitvoerende instantie en de andere bij de uitvoering van het project betrokken instanties of ondernemingen.

BIJLAGE II

>PIC FILE= "L_2002201NL.001202.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201NL.001301.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201NL.001401.TIF">

Bijlage bij de uitgavenstaat: sinds de laatste gecertificeerde uitgavenstaat teruggevorderde bedragen die in de onderhavige uitgavenstaat zijn begrepen

>PIC FILE= "L_2002201NL.001502.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201NL.001601.TIF">

BIJLAGE III

>PIC FILE= "L_2002201NL.001702.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201NL.001801.TIF">

BIJLAGE IV

>PIC FILE= "L_2002201NL.001902.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201NL.002001.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201NL.002101.TIF">

BIJLAGE V

BIJ VOORKEUR IN ACHT TE NEMEN TECHNISCHE SPECIFICATIES VOOR DE OVERDRACHT VAN COMPUTERBESTANDEN AAN DE COMMISSIE

1. WIJZE VAN OVERDRACHT

De meeste thans gebruikelijke methoden voor de overdracht van informatie kunnen, mits met instemming van de Commissie, worden benut. Wat volgt is een niet-limitatieve lijst van de methoden waaraan de voorkeur wordt gegeven:

1.1. Magnetische informatiedrager

- Diskette: 3,5 inch 1,4 Mb (Dos/Windows)

Comprimeren tot ZIP-formaat facultatief

- DAT-cassette

4 mm DDS-1 (90 m)

- Cd-rom (WORM)

1.2. Elektronische bestandsoverdracht

- Rechtstreekse mededeling per e-mail

Voor bestanden van ten hoogste 5 Mb

Comprimeren tot ZIP-formaat facultatief.

- Overdracht volgens het FTP

Comprimeren tot ZIP-formaat facultatief.

2. BIJ VOORKEUR TE GEBRUIKEN STANDAARD VOOR DE SAMENSTELLING VAN EEN UITTREKSEL UIT DE DOOR DE LIDSTAAT BIJGEHOUDEN COMPUTERBESTANDEN

Het bij voorkeur te gebruiken standaardbestand heeft de volgende kenmerken:

1. Elke record begint met een drielettercode die aangeeft welke informatie de record bevat. Er zijn twee soorten records:

1.a) Records over een project, die worden aangegeven met de code "PRJ" en algemene informatie over het project bevatten. De rubrieken van de record zijn die welke zijn beschreven in bijlage IV, onderdeel 1, punt A (velden 1 tot en met 30).

1.b) Records over uitgaven, die worden aangegeven met de code "PAY" en gedetailleerde informatie over de voor het betrokken project gedeclareerde uitgaven bevatten. De rubrieken van de record zijn die welke zijn beschreven in bijlage IV, onderdeel 1, punt B (velden 31 tot en met 64).

2. Een "PRJ"-record met informatie over een project wordt onmiddellijk gevolgd door verscheidene "PAY"-records met informatie over uitgaven voor het project; een andere mogelijkheid is dat "PRJ"- en "PAY"-records in afzonderlijke computerbestanden worden geleverd.

3. De velden worden door een puntkomma (";") van elkaar gescheiden. Twee opeenvolgende puntkomma's duiden aan dat er geen data voor dit veld worden gegeven ("leeg veld").

4. De records variëren in lengte. Elke record eindigt met de code "CR LF" of "wagenterugloopteken - regelopschuivingsteken" (hexadecimaal: "0D 0A").

5. Het bestand is in ASCII-code.

6. Numerieke velden met een bedrag:

a) als decimaal scheidingsteken wordt "." gebruikt;

b) zo nodig wordt uiterst links een min- of plusteken "+" of "-" vermeld, onmiddellijk gevolgd door de cijfers;

c) er is een vast aantal decimalen;

d) geen spaties tussen cijfers; geen spaties tussen duizendtallen.

7. Datumveld: "DDMMJJJJ" (dag in twee cijfers, maand in twee cijfers, jaar in vier cijfers).

8. Gegevens in tekstformaat mogen niet tussen aanhalingstekens (" ") worden geplaatst. Uiteraard mag de als scheidingsteken fungerende puntkomma ";" niet in gegevens in tekstformaat worden gebruikt.

9. Alle velden: geen spaties aan het begin of het einde van het veld.

10. Bestanden die aan deze voorschriften voldoen, zullen er als volgt uitzien (voorbeeld):

PRJ;2001E16COE001;Dublin Region Waste Water Treatment Scheme - Stage V;29122000;Department of Finance;Dublin Corporation;...

PAY; 2001E16COE001;Dublin Region Waste Water Treatment Scheme - Stage V;1234;10000000;8000000;80 %;...

11. Voor bestanden uit Griekenland dient de codering ELOT-928 of ISO 8859-7 te worden gebruikt.

3. DOCUMENTATIE

Elk bestand moet vergezeld gaan van controleoptellingen voor:

1. het aantal records;

2. het totale bedrag;

3. de som van de subtotalen voor het project.

Voor elk veld waarin een code wordt ingevuld, moet de betekenis van de gebruikte codes in een bijlage bij het bestand worden vermeld.

De som van de records in het computerbestand per project moet in overeenstemming zijn met de bij de Commissie ingediende uitgavenstaten voor de periode waarover gegevens worden opgevraagd. Eventuele verschillen moeten worden verantwoord in een notitie bij het bestand.