19/Sv. 003

HR

Službeni list Europske unije

231

---

32008D0456

---

L 167/1

SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE

05.03.2008.

---

ODLUKA KOMISIJE

od 5. ožujka 2008.

o utvrđivanju pravila za provedbu Odluke br. 574/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća o osnivanju Fonda za vanjske granice za razdoblje 2007. – 2013. u okviru općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima” u pogledu upravljačkih i kontrolnih sustava država članica, pravila za upravno i financijsko upravljanje te prihvatljivosti izdataka za projekte koje sufinancira Fond

(priopćena pod brojem dokumenta C(2008) 789)

(Vjerodostojni su samo tekstovi na bugarskom, češkom, danskom, nizozemskom, engleskom, estonskom, finskom, francuskom, njemačkom, grčkom, mađarskom, talijanskom, latvijskom, litavskom, malteškom, poljskom, portugalskom, rumunjskom, slovačkom, slovenskom, španjolskom i švedskom jeziku)

(2008/456/EZ)

KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice,

uzimajući u obzir Odluku br. 574/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 23. svibnja 2007. o osnivanju Fonda za vanjske granice za razdoblje 2007. – 2013. u okviru općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima” (1), a posebno njezin članak 25., članak 33. stavak 5., članak 35. stavak 6. i članak 37. stavak 4.,

budući da:

(1)	Potrebno je utvrditi uvjete u skladu s kojima bi države članice trebale provoditi mjere u okviru Fonda, u prvom redu radi utvrđivanja okolnosti na temelju kojih odgovorno tijelo može izravno provoditi projekte. Trebalo bi odrediti i daljnje odredbe za delegirana tijela.

(2)	Potrebno je utvrditi popis postupaka i/ili praktičnih mehanizama koje bi imenovana tijela trebala odrediti i primjenjivati pri provedbi Fonda.

(3)

Potrebno je utvrditi obveze koje bi trebala imati odgovorna tijela u vezi krajnjih korisnika u fazi odabira i odobravanja projekata koji se financiraju te u vezi aspekata koji bi trebali biti obuhvaćeni provjerom izdataka koje prijavi krajnji korisnik/ili partneri u projektu, uključujući upravne provjere zahtjeva za povrat (sredstava) i provjere pojedinih projekata na licu mjesta.

(4)	Radi osiguranja ispravne revizije izdataka u okviru godišnjih programa potrebno je utvrditi kriterije koji bi se u postupcima pri reviziji trebali uzeti u obzir da se mogu smatrati adekvatnima.

(5)

Za revizije projekata i sustava odgovorno je revizorsko tijelo. Za osiguranje odgovarajućeg područja primjene i učinkovitosti revizija te za provođenje revizija u skladu s istim standardima u svim država članicama, potrebno je utvrditi uvjete koje bi revizije trebale ispunjavati, uključujući osnovu za uzorkovanje.

(6)

Države članice moraju Komisiji, zajedno s njihovim višegodišnjim programom, podnijeti opis svojih upravljačkih i kontrolnih sustava. Budući da je taj dokument jedan od bitnih za Komisiju da u okviru podijeljenog upravljanja proračunom Zajednice utvrdi upotrebljavaju li države članice predmetnu financijsku pomoć u skladu s mjerodavnim pravilima i načelima za zaštitu financijskih interesa Zajednice, potrebno je podrobno navesti informacije koje bi taj dokument trebao sadržavati.

(7)

Za usklađivanje standarda za programiranje, praćenja provedbe Fonda, revizije i potvrđivanja izdataka, potrebno je jasno definirati sadržaj višegodišnjeg programa, godišnjeg programa, izvješća o napretku, završnog izvješća, zahtjeva za plaćanje kao i strategije revizije, godišnjeg revizorskog izvješća, izjave o valjanosti i potvrde o izdacima.

(8)	Kako države članice moraju izvješćivati o nepravilnostima i pratiti ih te utjerati neispravno plaćene iznose vezane uz financiranje iz Fonda, potrebno je definirati zahtjeve za podatke koji se šalju Komisiji.

(9)	Iskustvo pokazuje da građani Europske unije nisu dovoljno svjesni uloge koju ima Zajednica u programima financiranja. Stoga je uputno podrobno definirati mjere u pogledu informacija i obavješćivanja javnosti potrebnih da se premosti taj komunikacijski i informacijski jaz.

(10)

Za osiguranje da se informacije o mogućim mogućnostima financiranja što više prošire među svim zainteresiranim stranama, zbog transparentnosti bi trebalo odrediti minimalne mjere potrebne za obavješćivanje potencijalnih krajnjih korisnika o mogućnostima financiranja koje zajedno nude Zajednica i države članice putem Fonda. Zbog jačanja transparentnosti o korištenju Fonda trebalo bi objaviti popis krajnjih korisnika, nazive projekata i iznos javnih sredstava dodijeljenih projektima.

(11)

U smislu Direktive 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 24. listopada 1995. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom protoku takvih podataka (2) i Uredbe (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom protoku takvih podataka (3), potrebno je u vezi s mjerama u pogledu informacija i obavješćivanja javnosti te revizijskog rada na temelju ove Odluke osigurati obvezu u skladu s kojom bi Komisija i države članice trebale spriječiti svako nedopušteno otkrivanje osobnih podataka ili pristup osobnim podacima i navesti svrhu zbog koje Komisija i države članice mogu obrađivati takve podatke.

(12)

Uporaba elektroničkih sredstava pri razmjeni informacija i financijskih podataka između država članica i Komisije dovodi do pojednostavnjenja, veće učinkovitosti, transparentnosti i uštede na vremenu. Kako bi se te prednosti u cijelosti iskoristile i pritom očuvala sigurnost razmjene, Komisija može uspostaviti zajednički računalni sustav.

(13)

Za osiguranje učinkovite provedbe Fonda u državama članicama, u skladu s načelima zdravog financijskog upravljanja, trebalo bi donijeti niz općih pravila o prihvatljivosti izdataka iz Fonda. Radi smanjenja upravnog opterećenja krajnjih korisnika i imenovanih tijela paušalne stope za neizravne troškove pod određenim uvjetima trebale bi biti prihvatljive.

(14)	Potrebno je utvrditi podrobna pravila za provedbu potpore posebnoj tranzitnoj shemi uspostavljenoj Uredbom Vijeća (EZ) br. 693/2003 (4) i Uredbom Vijeća (EZ) br. 694/2003 (5).

(15)

U skladu s člancima 1. i 2. Protokola o stajalištu Danske, koji je priložen Ugovoru o Europskoj uniji i Ugovoru o osnivanju Europske zajednice, Dansku ova Odluka ne obvezuje i u njoj se ne primjenjuje. Kako se Odluka br. 574/2007/EZ oslanja na schengensku pravnu stečevinu na temelju odredaba glave IV. trećeg dijela Ugovora o osnivanju Europske zajednice, Danska u skladu s člankom 5. navedenog Protokola odlučuje u roku od šest mjeseci nakon donošenja ove Odluke hoće li je ili neće provesti u svojem nacionalnom zakonodavstvu.

(16)

Ova je Odluka dio razvoja odredaba schengenske pravne stečevine u kojima Ujedinjena Kraljevina ne sudjeluje u skladu s Odlukom Vijeća 2000/365/EZ od 29. svibnja 2000. o zahtjevu Ujedinjene Kraljevine Velike Britanije i Sjeverne Irske za sudjelovanjem u nekim odredbama schengenske pravne stečevine (6) i kasnijom Odlukom Vijeća 2004/926/EZ od 22. prosinca 2004. o provođenju dijelova schengenske pravne stečevine od strane Ujedinjene Kraljevine Velike Britanije i Sjeverne Irske (7). Ova Odluka stoga nije za Ujedinjenu Kraljevinu obvezujuća niti se u njoj primjenjuje.

(17)

Ova je Odluka dio razvoja odredaba schengenske pravne stečevine u kojima Irska ne sudjeluje, u skladu s Odlukom Vijeća 2002/192/EZ od 28. veljače 2002. o zahtjevu Irske za sudjelovanjem u nekim odredbama schengenske pravne stečevine (8). Ova Odluka stoga nije za Irsku obvezujuća niti se u njoj primjenjuje.

(18)

Kad je riječ o Islandu i Norveškoj Odluka br. 574/2007/EZ dio je razvoja odredaba schengenske pravne stečevine u smislu Sporazuma koji je sklopljen između Vijeća Europske unije i Republike Island i Kraljevine Norveške o pridruživanju tih dviju država provedbi, primjeni i razvoju schengenske pravne stečevine (9), koja potpadaju pod područja iz članka 1. točaka A i B Odluke Vijeća 1999/437/EZ od 17. svibnja 1999. o određenim mehanizmima za primjenu Sporazuma koji je sklopljen između Vijeća Europske unije i Republike Island i Kraljevine Norveške o pridruživanju tih dviju država provedbi, primjeni i razvoju schengenske pravne stečevine (10).

(19)

Kad je riječ o Švicarskoj, Odluka br. 574/2007/EZ dio je razvoja odredaba schengenske pravne stečevine u smislu Sporazuma koji je potpisan između Europske unije, Europske zajednice i Švicarske Konfederacije o pridruživanju Švicarske Konfederacije provedbi, primjeni i razvoju schengenske pravne stečevine koja potpadaju pod područja iz članka 4. stavka 1. Odluke Vijeća (11) o potpisivanju i privremenoj primjeni pojedinih odredaba ovog Sporazuma u ime Europske zajednice.

(20)	Mjere predviđene ovom Odlukom u skladu su s mišljenjem upravljačkog odbora Fonda,

DONIJELA JE OVU ODLUKU:

SADRŽAJ

Dio I.

Uvod …

Poglavlje I.

Predmet i definicije …

Članak 1.

Predmet …

Članak 2.

Definicije …

Dio II.

Zajedničke odredbe za četiri fonda …

Poglavlje 1.

Imenovana tijela …

Članak 3.

Zajednička tijela …

Članak 4.

Delegirano tijelo …

Članak 5.

Povjeravanje poslova vanjskim izvršiteljima …

Poglavlje 2.

Upravljački i kontrolni sustavi …

Članak 6.

Priručnik postupaka …

Članak 7.

Provedba Fonda od strane odgovornog tijela …

Članak 8.

Uvjeti pod kojima odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo …

Članak 9.

Postupak odabira i dodjele kad odgovorno tijelo djeluje kao tijelo za dodjelu …

Članak 10.

Sporazumi o potporama s krajnjim korisnicima kad odgovorno tijelo djeluje kao tijelo za dodjelu …

Članak 11.

Ugovori o provedbi …

Članak 12.

Određivanje konačnog doprinosa Zajednice …

Članak 13.

Tehnička pomoć …

Članak 14.

Izdaci za tehničku pomoć u slučaju zajedničkog tijela …

Članak 15.

Provjera od strane odgovornog tijela …

Članak 16.

Postupak pri reviziji …

Članak 17.

Revizije sustava i revizije projekata …

Članak 18.

Provjere od strane tijela za potvrđivanje …

Poglavlje 3.

Informacije koje treba priopćiti u vezi uporabe Fonda …

Članak 19.

Načelo proporcionalnosti …

Članak 20.

Opis upravljačkih i kontrolnih sustava …

Članak 21.

Revizija opisa upravljačkih i kontrolnih sustava …

Članak 22.

Programski dokumenti …

Članak 23.

Revizija financijske raščlambe u godišnjim programima …

Članak 24.

Napredak i završna izvješća o provedbi godišnjih programa …

Članak 25.

Dokumenti koje izdaje revizorsko tijelo …

Članak 26.

Dokumenti koje izdaje tijelo za potvrđivanje …

Poglavlje 4.

Izvješćivanje o nepravilnostima …

Članak 27.

Prvo izvješćivanje – odstupanja …

Članak 28.

Izvješćivanje o praćenju – neizvršen povrat …

Članak 29.

Kontakti s državama članicama …

Članak 30.

Uporaba informacija …

Poglavlje 5.

Informacije i obavješćivanje javnosti …

Članak 31.

Informacije za potencijalne krajnje korisnike …

Članak 32.

Informacije za krajnje korisnike …

Članak 33.

Odgovornost odgovornog tijela u vezi informacija i obavješćivanja šire javnosti …

Članak 34.

Odgovornost krajnjih korisnika u vezi informacija i obavješćivanja šire javnosti …

Članak 35.

Tehnička svojstva informacija i obavješćivanje javnosti o operaciji …

Poglavlje 6.

Osobni podaci …

Članak 36.

Zaštita osobnih podataka …

Poglavlje 7.

Elektronička razmjena dokumenata …

Članak 37.

Elektronička razmjena dokumenata …

Članak 38.

Računalni sustav za razmjenu dokumenata …

Dio III.

Posebne odredbe Fonda za vanjske granice …

Poglavlje 1.

Pravila o prihvatljivosti …

Članak 39.

Pravila o prihvatljivosti …

Poglavlje 2.

Posebna tranzitna shema …

Članak 40.

Potpora za provedbu Posebne tranzitne sheme …

Dio IV.

Završne odredbe …

Članak 41.

Adresati …

PRILOZI

…

DIO I.

UVOD

POGLAVLJE I.

Predmet i definicije

Članak 1.

Predmet

1.   Ovom se Odlukom utvrđuju pravila za provedbu Fonda s obzirom na:

(a)	imenovana tijela;

(b)	upravljačke i kontrolne sustave;

(c)	informacije koje države članice moraju priopćiti Komisiji u vezi uporabe Fonda;

(d)	izvješćivanje o nepravilnostima;

(e)	informacije i obavješćivanje javnosti;

(f)	osobne podatke;

(g)	elektroničku razmjenu dokumenata.

2.   Odredbe navedene dalje u tekstu primjenjuju se ne dovodeći u pitanje Uredbu Vijeća (Euratom, EZ) br. 2185/96 od 11. studenoga 1996. o provjerama i inspekcijama na terenu koje provodi Komisija s ciljem zaštite financijskih interesa Europskih zajednica od prijevara i ostalih nepravilnosti (12).

Članak 2.

Definicije

Za potrebe ove Odluke primjenjuju se sljedeće definicije:

—	„temeljni akt”: Odluka br. 574/2007/EZ,

—	„Fond”: Fond za vanjske granice kako je uspostavljen temeljnim aktom,

—

„četiri fonda”: Europski fond za izbjeglice, Fond za vanjske granice, Europski fond za povratak i Europski fond za integraciju državljana trećih zemalja kako su uspostavljeni Odlukom br. 573/2007/EZ (13), Odlukom br. 574/2007/EZ i Odlukom br. 575/2007/EZ (14) Europskog parlamenta i Vijeća i Odlukom Vijeća 2007/435/EZ (15) kao dio Općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima”,

—	„odgovorno tijelo”: tijelo koje je imenovala država članica u skladu s člankom 27. stavkom 1. točkom (a) temeljnog akta,

—	„tijelo za potvrđivanje”: tijelo koje je imenovala država članica u skladu s člankom 27. stavkom 1. točkom (b) temeljnog akta,

—	„revizorsko tijelo”: tijelo koje je imenovala država članica u skladu s člankom 27. stavkom 1. točkom (c) temeljnog akta,

—	„delegirano tijelo”: tijelo koje je imenovala država članica u skladu s člankom 27. stavkom 1. točkom (d) temeljnog akta,

—	„imenovana tijela”: sva tijela koja je imenovala država članica u skladu s člankom 27. temeljnog akta,

—	„akcija”: akcija u okviru Fonda kao što su one navedene kao posebni ciljevi definirani u članku 4. i u članku 6. temeljnog akta,

—	„projekt”: posebna praktična sredstva raspoređena krajnjim korisnicima za provedbu cjelokupne akcije ili njezina dijela,

—	„krajnji korisnik”: pravni subjekt odgovoran za provedbu projekata, kao što su npr. nevladine udruge, savezna, nacionalna, regionalna ili lokalna tijela, druge neprofitne organizacije, privatna ili javno pravna društva ili međunarodne organizacije,

—	„partner u projektu”: svaki pravni subjekt koji provodi projekt u suradnji s krajnjim korisnikom tako da osigurava sredstva za projekt i primi dio doprinosa Zajednice preko krajnjeg korisnika,

—	„strateške smjernice”: okvir za intervenciju Fonda kako je donesen Odlukom Komisije 2007/599/EZ (16),

—	„prioritet”: skup mjera koje su u strateškim smjernicama definirane kao prioritetne,

—	„poseban prioritet”: skup mjera koje su u strateškim smjernicama definirane kao prioritetne i koje omogućuju sufinanciranje po višoj stopi u skladu s člankom 16. stavkom 4. temeljnog akta,

—

„primarna upravna ili sudska odluka”: prva pisana ocjena nadležnog upravnog ili sudskog tijela, kojom se na temelju utvrđenih činjenica zaključuje da postoji nepravilnost, ne dovodeći pritom u pitanje mogućnost da se ta odluka kasnije preispita ili povuče kao rezultat tijeka upravnog ili sudskog postupka,

—	„nepravilnost”: svako kršenje odredbe prava Zajednice kao rezultat činjenja ili nečinjenja gospodarskog subjekta koje zbog neopravdane stavke izdataka šteti ili bi moglo štetiti općem proračunu Europske unije,

—

„sumnja na prijevaru”: nepravilnost zbog koje započinje upravni ili sudski postupak na nacionalnoj razini kako bi se utvrdilo postupanje s predumišljajem, u prvom redu prijevara, kako je navedeno u članku 1. stavku 1 točki (a) Konvencije sastavljene na temelju članka K.3 Ugovora o Europskoj uniji o zaštiti financijskih interesa Europskih zajednica (17),

—	„stečaj”: stečajni postupak kako je definiran člankom 2. točkom (a) Uredbe Vijeća (EZ) br. 1346/2000 (18),

—	„sporazum o potporama”: sporazum ili jednakovrijedan pravni instrument na temelju kojeg države članice osiguravaju potpore krajnjim korisnicima u svrhu provedbe projekta u okviru Fonda.

DIO II.

ZAJEDNIČKE ODREDBE ZA ČETIRI FONDA

POGLAVLJE 1.

Imenovana tijela

Članak 3.

Zajednička tijela

Države članice mogu imenovati isto odgovorno tijelo, revizorsko tijelo ili tijelo za potvrđivanje za dva ili više od četiri fonda.

Članak 4.

Delegirano tijelo

1.   Svako je delegiranje zadaća u skladu s načelom zdravog financijskog upravljanja koje zahtijeva uspješnu i učinkovitu internu kontrolu te osigurava usklađenost s načelom nediskriminacije i preglednost financiranja Zajednice. Nijedna delegirana provedbena zadaća ne smije prouzročiti sukob interesa.

2.   Područje primjene zadaća delegiranih od strane odgovornog tijela delegiranom tijelu i podrobni postupci za provedbu delegiranih zadaća evidentiraju se u pisanom obliku.

Akt o delegiranju sadržava najmanje:

(a)	pozivanje na odgovarajuće zakonodavstvo Zajednice;

(b)	zadaću povjerenu delegiranom tijelu;

(c)	prava i dužnosti delegiranog tijela i odgovornosti koje preuzima;

(d)	obvezu delegiranog tijela da uspostavi i održava organizacijski ustroj i upravljački i kontrolni sustav prilagođen njegovu obavljanju dužnosti;

(e)	osiguranje u vezi zdravog financijskog upravljanja te zakonitosti i pravilnosti delegiranih zadaća.

3.   Ne delegira se vođenje komunikacije s Komisijom iz članka 27. stavka 1. točke (a) temeljnog akta. Delegirano tijelo komunicira s Komisijom preko odgovornog tijela.

4.   Ako delegirano tijelo nije javno upravno tijelo ili tijelo regulirano privatnim pravom države članice koje obavlja javne usluge, odgovorno tijelo ne smije tom tijelu delegirati delegate bilo kakve izvršne ovlasti koje uključuju prilično velika diskrecijska prava u vezi političkih odluka.

5.   Delegiranje zadaća delegiranim tijelima ne utječe na odgovornost odgovornog tijela koje ostaje odgovorno za zadaće koje je delegiralo.

6.   Kad odgovorno tijelo delegira zadaće delegiranom tijelu, sve odredbe iz ove Odluke koje se odnose na odgovorno tijelo prenose se mutatis mutandis na delegirano tijelo.

Članak 5.

Povjeravanje zadaća vanjskim izvršiteljima

Imenovana tijela mogu svoje pojedine poslove povjeriti vanjskim izvršiteljima, ali ona ostaju odgovorna za dodijeljene poslove vanjskim izvršiteljima u skladu s odgovornostima iz članaka 29., 31. i 32. temeljnog akta.

POGLAVLJE 2.

Upravljački i kontrolni sustavi

Članak 6.

Priručnik postupaka

U skladu s člankom 33. stavkom 2. temeljnog akta i uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti, države članice izrađuju priručnik u kojem se navode postupci i praktični mehanizmi u vezi:

(a)	djelovanja imenovanih tijela;

(b)	mehanizama kojima se osigurava odgovarajuća podjela funkcija;

(c)	praćenja, kad je to potrebno, delegiranih tijela i drugih poslova povjerenim vanjskim izvršiteljima;

(d)	pripreme višegodišnjih i godišnjih programa;

(e)	utvrđivanja revizijske strategije i godišnjih revizorskih planova;

(f)	odabira projekata, dodjele potpora i praćenja financijskog upravljanja projekata;

(g)	upravljanja nepravilnostima, financijskim ispravcima i povratom;

(h)	pripreme i provedbe revizija;

(i)	pripreme revizorskih izvješća i izjava;

(j)	potvrđivanja izdataka;

(k)	ocjenjivanja programa;

(l)	izvješćivanja Komisije;

(m)	postupka pri reviziji.

Članak 7.

Provedba Fonda od strane odgovornog tijela

1.   Za provedbu Fonda, odgovorno tijelo može djelovati kao tijelo za dodjelu i/ili kao izvršno tijelo.

2.   Odgovorno tijelo u načelu djeluje kao tijelo za dodjelu u slučajevima kad provodi projekte, na temelju godišnjih otvorenih natječaja za prikupljanje prijedloga.

Ni odgovorno tijelo ni delegirano tijelo ne može se javiti na natječaj za prikupljanje prijedloga.

U propisno utemeljenim slučajevima, uključujući nastavak višegodišnjih projekata u skladu s člankom 16. stavkom 6. temeljnog akta koji su odabrani nakon prethodnog natječaja za prikupljanje prijedloga ili u izvanrednim situacijama, potpore se mogu dodijeliti bez natječaja za prikupljanje prijedloga.

3.   Odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo u slučajevima kad odluči neposredno provoditi projekte jer zbog prirode projekata nema druge mogućnosti za provedbu, npr. u slučajevima monopola de jure ili sigurnosnih razloga. U tim slučajevima, pravila o krajnjem korisniku primjenjuju se mutatis mutandis na odgovorno tijelo.

Članak 8.

Uvjeti pod kojima odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo

1.   Razlozi zbog kojih odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo za provedbu projekata utvrđuju se i priopćuju Komisiji u okviru predmetnog godišnjeg programa.

2.   Pri provedbi projekata, odgovorno tijelo osigurava načelo isplativosti i sprečava sukob interesa.

3.   Odgovorno tijelo može provoditi projekte utvrđene u skladu s člankom 7. stavkom 3. neposredno i/ili u suradnji s nacionalnim tijelom nadležnim na temelju njegova tehničkog stručnog znanja, visokog stupnja specijalizacije ili njegovih upravnih ovlasti. Glavna nacionalna tijela uključena u provedbu također se navode u predmetnom godišnjem programu.

4.   Upravna odluka o sufinanciranju projekta u okviru Fonda sadržava informacije potrebne za praćenje sufinanciranih proizvoda i usluga te za provjeru nastalih izdataka. Sve relevantne odredbe utvrđene za sporazum o potpori iz članka 10. stavka 2. navedene su u jednakovrijednom pravnom instrumentu.

5.   Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa obuhvaća informacije o postupcima i praksama koje se upotrebljavaju da se osigura odgovarajuća podjela funkcija, učinkovita kontrola i zadovoljavajuća zaštita financijskih interesa Europskih zajednica te obrazloženje na koji se način sprečava sukob interesa.

6.   Kad se očekuje da odgovorno tijelo redovito obavlja zadaće izvršnog tijela za projekte sufinancirane u okviru Fonda:

(a)	revizorsko tijelo nije dio istog tijela kao odgovorno tijelo, osim kad je njegova revizorska neovisnost zajamčena i kad je odgovorno drugom tijelu izvan tijela, čijim je samo dijelom, kao i odgovorno tijelo;

(b)	u slučajevima kad odgovorno tijelo i neposredno provodi projekte to ne utječe na zadaće odgovornog tijela kako su definirane člankom 29. temeljnog akta.

7.   Kad se očekuje da delegirano tijelo obavlja zadaće izvršnog tijela za projekte koji se sufinanciraju u okviru Fonda, to delegirano tijelo ne smije biti isključivi krajnji korisnik sredstava za upravljanje kojih je delegiran.

Članak 9.

Postupak odabira i dodjele kad odgovorno tijelo djeluje kao tijelo za dodjelu

1.   Natječaj za prikupljanje prijedloga definiran u članku 7. stavku 2. objavljuje se tako da osigura najveće moguće obavješćivanje među potencijalnim korisnicima. Svaka izmjena natječaja za prikupljanje prijedloga također se objavljuje pod istim uvjetima.

U natječaju za prikupljanje prijedloga navode se:

(a)

ciljevi;

(b)	kriteriji odabira koji su u skladu s člankom 16. stavkom 5. temeljnog akta i odgovarajući popratni dokumenti;

(c)	mehanizmi za financiranje Zajednice i, ako je primjenljivo, za nacionalno financiranje;

(d)	aktivnosti i konačni datum za podnošenje prijedloga.

2.   Za potrebe odabira projekata i dodjelu potpora odgovorno tijelo osigurava da potencijalni korisnici budu obaviješteni o sljedećim posebnim uvjetima koji se odnose na projekte koji se trebaju provesti:

(a)	pravilima prihvatljivosti za izdatke;

(b)	roku za provedbu; i

(c)	financijskim i drugim informacijama koje treba pohraniti i priopćiti.

Prije donošenja odluke o dodjeli odgovorno se tijelo uvjerava da su krajnji korisnik i/ili partneri u projektu sposobni ispuniti te uvjete.

3.   Odgovorno tijelo osigurava da su projekti kojima su dodijeljene potpore bili predmet formalne, tehničke i proračunske analize te kvalitativne ocjene, primjenom kriterija utvrđenih u natječaju za prikupljanje prijedloga. Razlozi za odbijanje drugih projekata se evidentiraju.

4.   Države članice određuju tko je nadležan za dodjelu sredstava projektima i osigurava da ni u kojem slučaju ne dođe do sukoba interesa, a osobito kad su podnositelji zahtjeva nacionalna tijela.

5.   U odluci o dodjeli mora biti navedeno barem ime krajnjeg korisnika i/ili partnera u projektu, bitne pojedinosti o projektu i njegovi operativni ciljevi, najviši iznos sufinanciranja iz Fonda i najviša stopa sufinanciranja ukupnih prihvatljivih troškova.

6.   Svakom podnositelju zahtjeva šalju se informacije o rezultatima postupka odabira koje sadržavaju obrazloženje za odluke o odabiru. Ako je to predviđeno nacionalnim zakonodavstvom, navodi se i odgovarajući postupak preispitivanja (žalbeni postupak).

Članak 10.

Sporazumi o potporama s krajnjim korisnicima kad odgovorno tijelo djeluje kao tijelo za dodjelu

1.   Odgovorno tijelo utvrđuje detaljne postupke upravljanja projektima koji, između ostalog, obuhvaćaju:

(a)	potpis sporazuma o potporama s odabranim krajnjim korisnicima;

(b)	praćenje sporazuma i svih njihovih izmjena uspostavom sustava za upravno praćenje projekata (razmjena korespondencije, izdavanje i praćenje izmjena i opomena, prijam i obradu izvješća itd.).

2.   Sporazumi o potporama, između ostalog, utvrđuju:

(a)	najviši iznos potpore;

(b)	najviši postotak doprinosa Zajednice u skladu s člankom 16. stavkom 4. temeljnog akta;

(c)	podroban opis i vremenski raspored projekta s potporom;

(d)	dio zadaća i s tim povezanih troškova koje krajnji korisnik namjerava dati podugovorom trećim stranama, ako je primjenjivo;

(e)	dogovoreni planirani proračun i financijski plan za projekt, uključujući fiksni postotak neizravnih troškova kako je definiran u Prilogu XI. o pravilima prihvatljivosti izdataka;

(f)	rok i odredbe za provedbu sporazuma (obveze izvješćivanja, izmjene i raskid ugovora);

(g)	operativne ciljeve projekta i pokazatelje koji se primjenjuju;

(h)	definiciju prihvatljivosti troškova;

(i)	uvjete u vezi plaćanja potpore i knjigovodstvene zahtjeve;

(j)	uvjete u vezi postupka pri reviziji;

(k)	odgovarajuće odredbe u vezi zaštite podataka;

(l)	odgovarajuće odredbe u vezi obavješćivanja javnosti.

3.   Krajnji korisnici osiguravaju da svi partneri u projektu imaju iste obveze kao i oni, ako je to potrebno. Partneri svoju odgovornost ostvaruju preko krajnjeg korisnika koji u konačnici snosi odgovornost za poštovanje ugovornih uvjeta od strane svih partnera u projektu.

Krajnji korisnici pohranjuju potvrđene primjerke računovodstvenih dokumenata koji potvrđuju prihode i izdatke koje imaju partneri u vezi predmetnog projekta.

4.   Sporazumi o potpori izričito određuju da Komisija i Revizorski sud ostvaruju svoje ovlasti nadzora nad svim krajnjim korisnicima, partnerima u projektu i podugovarateljima na temelju dokumenata i na licu mjesta.

Članak 11.

Ugovori o provedbi

Ne dovodeći u pitanje važeća pravila Zajednice i nacionalna pravila o javnim nabavama, sporazumima o potporama utvrđuje se da, pri provedbi projekata, krajnji korisnici i/ili partneri u projektu, nakon postupka javnog natječaja, ugovor o javnoj nabavi dodjeljuju najpovoljnijem ponuditelju i pritom sprečavaju bilo kakav sukob interesa. Međutim, ne dovodeći u pitanje važeća pravila Zajednice i nacionalna pravila o javnim nabavama, moguće je dodijeliti ugovore u vrijednosti manjoj od 5 000 eura na temelju samo jedne ponude i bez javnog natječaja.

Članak 12.

Određivanje konačnog doprinosa Zajednice

Za izračun konačnog plaćanja krajnjem korisniku, ukupan doprinos Zajednice za pojedini projekt najniži je od sljedećih triju iznosa:

(a)	najvišeg iznosa navedenog u sporazumu o potporama;

(b)	najvišeg iznosa sufinanciranja koji je rezultat množenja ukupnih prihvatljivih troškova predmetnog projekta postotkom iz članka 16. stavka 4. temeljnog akta (tj. 50 % ili 75 %); i

(c)	iznosa koji proizlazi iz primjene načela neprofitabilnosti, kako je definirano u točki I.3.3 Priloga XI.

Članak 13.

Tehnička pomoć

1.   Tehnička pomoć na inicijativu Komisije, kako je definirano člankom 17, temeljnog akta, može se financirati iz Fonda do 100 %.

2.   Tehnička pomoć na inicijativu država članica, kako je definirano člankom 18. temeljnog akta, može se financirati iz Fonda do 100 %.

3.   Tehnička pomoć na inicijativu Komisije ili država članica može biti u obliku ugovora o javnoj nabavi, honorara stručnjaka i/ili bilo kakvih upravnih izdataka u skladu s pravilima o prihvatljivosti kako su definirana u dijelu III. poglavlja 1.

Članak 14.

Izdaci za tehničku pomoć u slučaju zajedničkog tijela

1.   Kad je jedno ili više imenovanih tijela zajedničko za dva ili više od četiri fonda, sredstva za izdatke za tehničku pomoć mogu se za svaki godišnji program djelomično ili u cijelosti objediniti.

2.   Izdaci za tehničku pomoć raspodjeljuju se među predmetnim fondovima, po mogućnosti na temelju jednostavne i reprezentativne formule za raspodjelu. Primjena te formule ne dovodi do povećanja najvišeg iznosa izdataka za tehničku pomoć za svaki predmetni godišnji program.

Članak 15.

Provjera od strane odgovornog tijela

1.   Provjere obavljene od strane odgovornog tijela ili u njegovoj nadležnosti, u skladu s člankom 29. stavkom 1. točkom (g) temeljnog akta obuhvaćaju administrativne, financijske, tehničke i fizičke aspekte projekata, kako je primjereno.

Provjerama se osigurava da su prijavljeni izdaci stvarni i da opravdavaju svrhu projekta, da su odobreni projekti izvršeni u skladu sa sporazumima o potporama, da je doprinos Zajednice u skladu s pravilima, ponajprije kad je riječ o financijskom ustroju definiranom člankom 16. temeljnog akta, da su zahtjevi krajnjih korisnika za povrat točni te da su projekti i izdaci u skladu s pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima te da sprečavaju dvostruko financiranje izdataka s drugim shemama Zajednice ili nacionalnim shemama te s drugim programskim razdobljima.

Osim toga provjere obuhvaćaju:

(a)	administrativne i financijske provjere svakog zahtjeva za povrat koji pošalju krajnji korisnici;

(b)	provjere važnosti, pravilnosti i prihvatljivosti izdataka, prihoda i troškova obuhvaćenih dodijeljenim prihodom koji su prijavili krajnji korisnici, barem na reprezentativnom uzorku popratnih dokumenata koji obuhvaćaju sve stavke proračuna priloženog sporazumu o potporama;

(c)

provjere na licu mjesta pojedinih projekata, barem na uzorku koji predstavlja približno odgovarajući omjer vrste i veličine projekata i koje uzimaju u obzir svaki već utvrđeni faktor rizika, kako bi se postiglo dovoljno osiguranje zakonitosti i pravilnosti glavnih transakcija povezanih s projektom, uzimajući u obzir stupanj rizika koji je utvrdilo odgovorno tijelo.

Provjere navedene u točkama (a) i (b) ne treba provoditi ako krajnji korisnik ima obvezu od nezavisnog revizora pribaviti potvrdu o reviziji koja obuhvaća sve aspekte navedene u točkama (a) i (b).

2.   O svakoj provjeri vodi se evidencija u kojoj je navedeno koji je posao obavljen, datum, rezultati i mjere koje su poduzete kao odgovor na otkrivene pogreške. Odgovorno tijelo osigurava da svi popratni dokumenti koji se odnose na obavljene provjere budu na raspolaganju Komisiji i Revizorskom sudu tijekom razdoblja od pet godina nakon završetka projekta. To se razdoblje prekida u slučaju sudskog postupka ili propisno utemeljenog zahtjeva Komisije.

3.   Kad odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo u okviru godišnjeg programa, kako je definirano u članku 7. stavku 3., provjere iz stavka 1. provode se u skladu s načelom odgovarajuće podjele funkcija.

Članak 16.

Postupak pri reviziji

1.   Za potrebe članka 29. stavka 1. točke (k) temeljnog akta, postupak pri reviziji smatra se odgovarajućim, ako ispunjava sljedeće kriterije:

(a)	omogućuje usklađivanje iznosa priopćenih Komisiji s podrobnom računovodstvenom dokumentacijom i popratnim dokumentima koje u vezi s projektima sufinanciranim u okviru Fonda čuvaju odgovorno tijelo, delegirana tijela i krajnji korisnici;

(b)	omogućuje provjeru plaćanja javnog doprinosa krajnjem korisniku dodjele i prijenosa sredstava Zajednice odobrenih u okviru Fonda te izvora sufinanciranja projekta;

(c)	omogućuje provjeru primjene kriterija za odabir utvrđenih za godišnji program;

(d)	za svaki projekt, ako je to primjereno, sadržava tehničke specifikacije i financijski plan, dokumente o odobrenju potpore, dokumente koji se odnose na postupak javne nabave i izvješća o provedenim provjerama i revizijama.

2.   Odgovorno tijelo osigurava da se vodi evidencija o lokaciji svih dokumenata koji se odnose na pojedina plaćanja izvršena u okviru Fonda.

Članak 17.

Revizija sustava i revizija projekata

1.   Revizije iz članka 32. stavka 1. točke (a) i točke (b) temeljnog akta provode se na upravljačkim i kontrolnim sustavima koje su uspostavile države članice i na uzorku projekata odabranih metodom koju je odobrilo revizorsko tijelo.

Metoda uzorkovanja:

(a)	uključuje odgovarajući omjer vrste i veličine projekata;

(b)	uzima u obzir sve faktore rizika koji su utvrđeni pri nacionalnim kontrolama ili kontrolama Zajednice te aspekte troškova i koristi provjera.

Uzorak uključuje, barem razmjerno, i projekte koje provodi odgovorno tijelo koje djeluje kao izvršno tijelo.

Metoda koja se upotrebljava za odabir uzorka se dokumentira.

2.   Revizija upravljačkih i kontrolnih sustava obuhvaća svaki od sljedećih postupaka najmanje jedanput prije 2013.: programiranje, delegiranje poslova, odabir i dodjelu, praćenje projekata, plaćanje, potvrđivanje izdataka, izvješćivanje Komisije, otkrivanje mogućih nepravilnosti i njihovo tretiranje te ocjenu programa.

3.   Revizije projekata provode se na licu mjesta na temelju dokumentacije i evidencije koju vodi krajnji korisnik i/ili partneri u projektu. Revizijama se provjerava:

(a)	ispunjava li projekt kriterije odabira za godišnji program, je li proveden u skladu sa sporazumom o potpori i ispunjava li važeće uvjete koji se odnose na njegovu funkcionalnost i uporabu ili ciljeve koje treba ostvariti;

(b)	odgovaraju li prijavljeni izdaci računovodstvenoj evidenciji i popratnim dokumentima koje čuva krajnji korisnik i/ili partneri u projektu te odgovara li ta evidencija popratnim dokumentima koje čuva odgovorno tijelo ili delegirano tijelo;

(c)	odgovaraju li stavke izdataka zahtjevima o prihvatljivosti navedenim u Prilogu XI. zahtjevima specificiranim tijekom nacionalnog postupka odabira, uvjetima sporazuma o potporama i radovima koji su stvarno izvršeni te, ako je primjereno, drugim pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima;

(d)	je li uporaba ili namjeravana uporaba projekta u skladu s ciljevima, djelovanjem i mjerama iz članaka 3., 4., 5., 6. i 18. temeljnog akta;

(e)	je li krajnjem korisniku plaćen javni ili privatni doprinos u skladu s člankom 16. stavkom 2. temeljnog akta;

(f)	postoji li odgovarajući postupak pri reviziji;

(g)	postoji li sukob interesa i je li postignut dobar odnos cijene i ponude, osobito u slučajevima kad odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo projekta.

4.   Samo izdaci obavljeni u okviru revizije u skladu sa stavkom 3. uzimaju se u obzir u iznosu izdataka revidiranih za potrebe članka 32. stavka 1. točke (b) temeljnog akta. Ako se revizija obavlja prije zaključenja projekta, pri izračunu stope pokrivenosti uzimaju se u obzir samo izdaci koji su bili stvarno revidirani.

5.   Kad se čini da su utvrđeni problemi sustavne prirode i da stoga mogu predstavljati opasnost za druge projekte, revizorsko tijelo osigurava da se obave drugi pregledi, uključujući dodatne revizije kad je to potrebno, da se utvrdi opseg takvih problema. Odgovarajuća tijela poduzimaju potrebne preventivne i korektivne mjere.

6.   Revizorsko tijelo donosi zaključke na temelju rezultata revizija u vezi izdataka prijavljenih Komisiji i priopćuje ih Komisiji u godišnjem revizorskom izvješću. U godišnjim programima za koje je stopa pogreške viša od granice značajnosti koja iznosi 2 % doprinosa Zajednice, revizorsko tijelo analizira značajnost pogreške i donosi potrebne mjere, uključujući davanje odgovarajućih preporuka, koje se moraju priopćiti barem u godišnjem revizorskom izvješću.

Članak 18.

Provjere od strane tijela za potvrđivanje

1.   U slučajevima kad revizorsko tijelo izrazi uvjetno mišljenje ili negativno mišljenje o djelovanju upravljačkih i kontrolnih sustava, tijelo za potvrđivanje provjerava je li ta informacija poslana Komisiji. Također osigurava da odgovorno tijelo provede odgovarajući akcijski plan za ponovnu učinkovitu uspostavu djelovanja upravljačkih i kontrolnih sustava te za ocjenu učinka što ga ima neispravno djelovanje na izjavu o izdacima.

2.   Ako revizorsko tijelo ne potvrdi zahtjev za plaćanje ili izjavu o povratu za završno izvješće o provedbi godišnjeg programa, tijelo za potvrđivanje osigurava da se odmah pripremi ispravan zahtjev za plaćanje ili izjava o povratu.

POGLAVLJE 3.

Informacije koje treba proslijediti u vezi uporabe Fonda

Članak 19.

Načelo proporcionalnosti

1.   Na temelju članka 10. stavka 2. temeljnog akta, opseg u kojem se informacije koje su na raspolaganju državi članici o uporabi Fonda prenose Komisiji u dokumentima iz ovog poglavlja mogu biti proporcionalne iznosu doprinosa Zajednice dodijeljenom predmetnoj državi članici i, kad je primjereno, te se informacije mogu osigurati u sažetom obliku.

2.   Međutim, na zahtjev Komisije država članica unatoč tomu mora osigurati podrobnije informacije. Komisija može te informacije zatražiti ako to smatra potrebnim kako bi učinkovito ispunila svoje obveze u skladu s temeljnim aktom i financijskom uredbom.

Članak 20.

Opis upravljačkih i kontrolnih sustava

1.   Opis upravljačkih i kontrolnih sustava iz članka 33. stavka 4. i članka 34. stavka 2. temeljnog akta podnosi se u skladu s obrascem iz Priloga I.

2.   Odgovorno tijelo potvrđuje opis sustava koji izvodi bilo koje delegirano tijelo. Svako imenovano tijelo potvrđuje točnost opisa predmetnih upravljačkih i kontrolnih sustava. Osim toga, revizorsko tijelo potvrđuje i potpunost opisa.

3.   Pri pregledu opisa Komisija može zatražiti pojašnjenja i predložiti mjere za poštovanje odredaba definiranih u temeljnom aktu. Ako je potrebno, dužnosnici Komisije ili ovlašteni predstavnici Komisije mogu provoditi pregled na licu mjesta.

4.   Ako je odgovorno tijelo isto za dva ili više od četiriju fondova ili kad su sustavi zajednički za dva fonda ili više njih, može se podnijeti opis zajedničkih upravljačkih i kontrolnih sustava s tim da se, kad je to potrebno, istaknu sve posebne značajke.

Članak 21.

Revizija opisa upravljačkih i kontrolnih sustava

1.   Odgovorno tijelo:

(a)	pri podnošenju nacrta godišnjeg programa izvješćuje je li došlo do nekih promjena upravljačkih i kontrolnih sustava;

(b)	obavješćuje Komisiju o svakoj znatnijoj promjeni najkasnije u trenutku kad te promjene stupaju na snagu;

(c)	na zahtjev Komisije, u slučaju znatnih višestrukih promjena, podnosi revidirani opis.

2.   Znatne su promjene one promjene koje mogu utjecati na podjelu poslova, na učinkovitost odabira, dodjelu, mehanizme kontrole i plaćanja te na komunikaciju s Komisijom. Uključuju, ponajprije, promjene u jednom od imenovanih tijela, u računovodstvenom sustavu te u postupku plaćanja i potvrđivanja.

3.   Revizija upravljačkih i kontrolnih sustava odvija se prema istom postupku kako je utvrđen u članku 20.

Članak 22.

Programski dokumenti

1.   Države članice Komisiji podnose višegodišnji program, kako je navedeno u članku 21. temeljnog akta, u skladu s obrascem iz Priloga II.

2.   Države članice Komisiji podnose godišnje programe, kako je navedeno u članku 23. temeljnog akta, u skladu s obrascem iz Priloga III.

3.   U financijskim planovima povezanim s višegodišnjim programom prikazana je raščlamba proračunskih iznosa prema prioritetima, kako je definirano u strateškim smjernicama.

U financijskim planovima povezanim s godišnjim programima prikazana je raščlamba proračunskih iznosa prema kategorijama mjera, kako je definirano u članku 3. stavku 1. temeljnog akta, upućivanjem na prioritete.

Članak 23.

Revizija financijske raščlambe u godišnjim programima

1.   Da bi se mogla provesti revizija godišnjeg programa koji je Komisija odobrila u skladu s člankom 23. stavkom 4. temeljnog akta, predmetna država članica podnosi Komisiji revidirani nacrt godišnjeg programa prije 1. svibnja godine koja slijedi nakon referentne godine. Komisija ispituje i čim prije odobrava revidirani program u skladu s postupkom iz članka 23. stavka 4. temeljnog akta.

2.   Izmjene financijske raščlambe bez revizije godišnjeg programa u skladu sa stavkom 1. ne prelaze 10 % ukupnog doprinosa iz Fonda i dopuštaju se samo u okolnostima koje su opravdane razlozima na koje odgovorno tijelo ne može utjecati. Odgovarajuće obrazloženje svake takve izmjene iznosi se u izvješću o napretku i/ili završnom izvješću o provedbi godišnjeg programa.

Članak 24.

Napredak i završna izvješća o provedbi godišnjih programa

1.   Države članice podnose Komisiji izvješća o napretku pri provedbi godišnjeg programa i zahtjeve za plaćanjem kako je navedeno u članku 41. stavku 4. temeljnog akta, u skladu s obrascem iz Priloga IV.

2.   Države članice podnose Komisiji završna izvješća o napretku pri provedbi godišnjeg programa i zahtjeve za plaćanjem kako je navedeno u članku 42. stavku 1. točki (b) temeljnog akta, u skladu s obrascem iz Priloga V.

3.   Financijske tablice povezane s izvješćima o napretku i završnim izvješćima prikazuju raščlambu iznosa prema prioritetima, kako je definirano u strateškim smjernicama, i prema projektima za svaku kategoriju mjere kako je definirano člankom 3. stavkom 1. temeljnog akta.

Članak 25.

Dokumenti koje izdaje revizorsko tijelo

1.   Revizijska strategija iz članka 32. stavka 1. točke (c) temeljnog akta utvrđuje se u skladu s obrascem iz Priloga VI.

2.   Osim u slučajevima kad je godišnji doprinos Komisije za svaki od posljednjih dvaju godišnjih programa koje je donijela Komisija niži od 1 milijun eura, revizorsko tijelo podnosi godišnji revizorski plan prije 15. veljače svake godine od 2009. Revizorski se plan oblikuje kao Prilog revizijskoj strategiji u skladu s obrascem iz Priloga VI. U slučaju kombinirane strategije, kako je predviđena člankom 32. stavkom 2. temeljnog akta, može se podnijeti kombinirani godišnji revizorski plan.

3.   Revizorsko izvješće i mišljenje iz članka 32 stavka 3. točke (a) i članka 32. stavka 3. točke (b) temeljnog akta temelji se na revizijama sustava i revizijama projekata provedenim u skladu s revizorskom strategijom i sastavlja se u skladu s obrascem iz priloga VII.A i VII.B.

4.   Izjava o važenju iz članka 32. stavka 3. točke (c) temeljnog akta temelji se na cjelokupnoj reviziji koju je provelo revizorsko tijelo i dodatnim provjerama, ako je to potrebno. Izjava o važenju sastavlja se u skladu s obrascem iz Priloga VII.C.

5.   Ako postoji ikakvo ograničenje o području primjene pregleda ili ako utvrđena stopa nepravilnosti ne omogućuje osiguranje pozitivnog bezuvjetnog mišljenja za godišnje mišljenje iz članka 32. stavka 3. točke (b) temeljnog akta ili u izjavi iz točke (c) istog članka, revizorsko tijelo navodi razloge i ocjenjuje ozbiljnost problema i financijskog utjecaja.

Članak 26.

Dokumenti koje izdaje tijelo za potvrđivanje

1.   Potvrđena izjava o izdacima koja se odnosi na zahtjev za drugo plaćanje iz članka 41. stavka 4. temeljnog akta sastavlja se i prenosi Komisiji u formatu iz Priloga VIII.

2.   Potvrđena izjava o izdacima koja se odnosi na zahtjev za konačno plaćanje iz naslova predfinanciranja iz članka 42. stavka 1. točke (a) temeljnog akta sastavlja se i prenosi Komisiji u formatu iz Priloga IX.

POGLAVLJE 4.

Izvješćivanje o nepravilnostima

Članak 27.

Prvo izvješćivanje – odstupanja

1.   U skladu s obrascima iz priloga IV. i V. države članice izvješćuju Komisiju o svakoj nepravilnosti koje su bile prvobitno upravno ili sudski utvrđene u postupku pripreme završnih izvješća o provedbi godišnjih programa.

U izvješću se navodi:

(a)	Fond, godišnji program i predmetni projekt;

(b)	odredba koja je prekršena;

(c)	datum i izvor prve informacije koja navodi na sumnju da je počinjena nepravilnost;

(d)	postupci primijenjeni pri počinjenju nepravilnosti;

(e)	vodi li taj postupak do sumnje na prijevaru, ako je primjereno;

(f)	način otkrivanja nepravilnosti;

(g)	iznos predmetnog doprinosa Zajednice.

Međutim, sljedeće slučajeve ne treba prijaviti, osim u slučaju sumnje na prijevaru:

(a)	slučajeve kad se nepravilnosti odnose na iznose manje od 10 000 eura iz općeg proračuna Europskih zajednica;

(b)	slučajeve kad je jedini aspekt nepravilnosti djelomično ili cjelokupno neizvođenje projekta uključenog u godišnji program zbog bankrota krajnjeg korisnika;

(c)	slučajeve koje je krajnji korisnik samoinicijativno prijavio odgovornom tijelu i prije nego što ga je odgovorno tijelo otkrilo, prije ili nakon isplate javnog doprinosa;

(d)	slučajeve koje je odgovorno tijelo otkrilo i ispravilo prije svih plaćanja javnog doprinosa krajnjem korisniku i prije uključivanja predmetnog izdatka u izjavu o izdacima koja se podnosi Komisiji.

2.   Države članice na zahtjev Komisije u svim slučajevima daju dodatne podatke u vezi:

(a)	drugih upletenih država članica i trećih zemalja, kad je to primjereno;

(b)	razdoblja ili trenutka kad je nepravilnost počinjena;

(c)	nacionalnih tijela ili službi koje su sastavile službeno izvješće o nepravilnosti i tijela odgovornih za upravno i sudsko daljnje praćenje;

(d)	datuma uvođenja upravne ili sudske istrage o nepravilnosti;

(e)	identiteta upletene fizičke ili pravne osobe ili kojeg drugog subjekta sudionika, osim kad su takvi podaci zbog prirode predmetne nepravilnosti u borbi protiv nepravilnosti nevažni;

(f)	ukupnog proračuna i javnog doprinosa odobrenog za projekt i raspodjelu njegova sufinanciranja između Zajednice i nacionalnih doprinosa;

(g)	iznosa javnog doprinosa na koji je utjecala nepravilnost i odgovarajućeg doprinosa Zajednice koji je izložen riziku;

(h)	neplaćanja javnog doprinosa iz točke (g) osobama ili drugim identificiranim subjektima iznosa koji bi bili protupropisno isplaćeni da nepravilnost nije bila utvrđena;

(i)	suspenzije plaćanja, kad je primjenjivo, i mogućnosti za povrat;

(j)	prirode neispravnog izdatka.

3.   Kad podaci iz stavka 2., u prvom redu u vezi s primijenjenim postupcima pri počinjenju nepravilnosti te načinu na koji je nepravilnost počinjena nisu dostupni, države članice u mjeri u kojoj je to moguće dostavljaju podatke koji nedostaju pri sljedećem dostavljanju izvješća o nepravilnostima.

Članak 28.

Izvješće o praćenju – neizvršen povrat

1.   Države članice obavješćuju Komisiju upućivanjem na bilo koje prethodno izvješće pripremljeno u skladu s člankom 27. o postupcima pokrenutim u vezi svih prethodno prijavljenih nepravilnosti te znatnih promjena koje iz njih proizlaze. Te se informacije šalju u izvješćima o napretku ili završnim izvješćima o provedbi godišnjih programa u skladu s obrascima iz priloga IV. i V.

U izvješću se navode iznosi koji su naplaćeni ili koji će vjerojatno biti naplaćeni.

2.   Države članice na zahtjev Komisije u svim slučajevima daju dodatne podatke u vezi:

(a)	privremenih mjera koje poduzimaju države članice da osiguraju naplatu neutemeljeno isplaćenih iznosa;

(b)	svakog sudskog ili upravnog postupka koji je pokrenut da se vrate iznosi koji su neutemeljeno isplaćeni i izreknu sankcije;

(c)	razloga za svako napuštanje postupka za povrat neutemeljeno isplaćenih iznosa;

(d)	razloga za svako napuštanje kaznenog progona.

Države članice izvješćuju Komisiju o svim upravnim i sudskim odlukama u vezi okončanja takvih postupaka ili njihovih glavnih točaka i, osobito, posebno navode upućuju li rezultati istrage na sumnju o prijevari.

Članak 29.

Kontakti s državama članicama

1.   Komisija održava odgovarajuće kontakte s predmetnim državama članicama u svrhu dopunjavanja primljenih informacija o nepravilnostima iz članka 27. i postupaka iz članka 28. o mogućnostima povrata neutemeljeno isplaćenih iznosa.

2.   Neovisno o kontaktima iz stavka 1. Komisija obavješćuje države članice u slučajevima kad je nepravilnost takve prirode da se isti ili slični postupci mogu dogoditi u drugim državama članicama.

Članak 30.

Uporaba informacija

1.   Komisija može upotrijebiti svaku informaciju opće ili operativne prirode koju su priopćile države članice u okviru ove Odluke za provođenje analize rizika i može, na temelju pribavljenih informacija, pripremiti izvješća i razviti sustav ranog upozorenja za učinkovitije utvrđivanje rizika.

2.   Komisija redovito obavješćuje predmetne države članice o uporabi informacija iz stavka 1.

POGLAVLJE 5.

Informacije i obavješćivanje javnosti

Članak 31.

Informacije za potencijalne krajnje korisnike

1.   Odgovorno tijelo osigurava da se ključni pokazatelji višegodišnjih i godišnjih programa prošire u javnosti, s pojedinostima predmetnih financijskih doprinosa, i da budu na raspolaganju svim zainteresiranim stranama.

Međutim, odgovorno tijelo može odlučiti da unutarnji mehanizmi vezani uz upravljanje, utvrđeni u višegodišnjim programima ili u godišnjim programima i sve druge informacije o provedbi Fonda zbog javne sigurnosti, ostanu tajni.

2.   Odgovorno tijelo osigurava potencijalnim krajnjim korisnicima barem sljedeće informacije:

(a)	uvjete o prihvatljivosti koje treba ispuniti za financiranje u okviru godišnjeg programa;

(b)	opis postupaka za razmatranje zahtjeva za financiranje i predmetnih rokova;

(c)	kriterije za odabir projekata koji će se financirati;

(d)	kontakte koji im mogu dati informacije o godišnjim programima.

Osim toga, odgovorno tijelo obavješćuje potencijalne krajnje korisnike o objavi iz članka 33. stavka 2. točke (b).

Članak 32.

Informacije za krajnje korisnike

Odgovorno tijelo obavješćuje potencijalne krajnje korisnike da prihvaćanje financiranja podrazumijeva i prihvaćanje da ih se uključi na popis krajnjih korisnika objavljen u skladu s člankom 33. stavkom 2. točkom (b).

Članak 33.

Odgovornosti odgovornog tijela u vezi informiranja i obavješćivanja šire javnosti

1.   Odgovorno tijelo osigurava da se provedu mjere u vezi informiranja i obavješćivanja šire javnosti čiji je cilj postizanje najveće moguće medijske pokrivenosti uporabom različitih vrsta i načina komunikacije na odgovarajućoj teritorijalnoj razini.

2.   Odgovorno tijelo u vezi informiranja i obavješćivanja javnosti osigurava najmanje sljedeće:

(a)	najmanje jednu informacijsku aktivnost godišnje kojom se počevši se od 2008. prikazuje pokretanje višegodišnjeg programa ili dostignuća godišnjeg (godišnjih) programa (programâ);

(b)	godišnju objavu, barem na mrežnoj stranici, popisa krajnjih korisnika, imena projekata i iznosa javnih sredstava i sredstava Zajednice koja su im bila dodijeljena. Adresa mrežne stranice priopćuje se Komisiji.

Članak 34.

Odgovornosti krajnjih korisnika u vezi informiranja i obavješćivanja šire javnosti

1.   Krajnji je korisnik odgovoran za informiranje javnosti putem mjera utvrđenih u stavcima 2., 3. i 4. o pomoći koju je dobio iz Fonda.

2.   Krajnji korisnik postavlja trajnu istaknutu i dovoljno veliku ploču najkasnije tri mjeseca nakon završetka projekta koja ispunjava sljedeće uvjete:

(a)	ukupan doprinos Zajednice projektu prelazi 100 000 eura; i

(b)	operacija uključuje nabavu fizičkog objekta ili financiranje infrastrukture ili građevinske projekte.

Na ploči je navedena vrsta i ime projekta. Osim toga, informacije iz članka 35. zauzimaju najmanje 25 % površine ploče.

3.   Kad projekt dobiva sredstva u okviru godišnjeg programa sufinanciranog iz Fonda, krajnji korisnik osigurava da svi koji sudjeluju u projektu budu obaviješteni o tom financiranju.

4.   Svaki dokument, uključujući prisustvovanje ili drugu potvrdu, vezanu uz te projekte uključuje izjavu da je projekt sufinanciran iz Fonda.

Članak 35.

Tehnička svojstva informacija i obavješćivanje javnosti o operaciji

Sve mjere u vezi informiranja i obavješćivanja javnosti namijenjene krajnjim korisnicima, potencijalnim krajnjim korisnicima i široj javnosti uključuju:

1.	amblem Europske unije u skladu s grafičkim standardima navedenim u Prilogu X. i navođenje Europske unije;

2.	navođenje Fonda;

3.	izjavu koju odabire odgovorno tijelo, u kojoj je naglašena dodana vrijednost doprinosa Zajednice.

Za manje promotivne predmete ili za promotivne predmete povezane s dvama fondovima ili s više od četiri fonda ne primjenjuju se točke 1. i 3.

POGLAVLJE 6.

Osobni podaci

Članak 36.

Zaštita osobnih podataka

1.   Države članice i Komisija poduzimaju potrebne mjere da spriječe svako neovlašteno otkrivanje podataka ili nedopušten pristup podacima iz članka 29. stavka 1. točke (h) temeljnog akta, informacija koje je Komisija prikupila tijekom svojih provjera na licu mjesta i informacija iz poglavlja 4.

2.   Informacije iz poglavlja 4. smiju se slati samo osobama u državama članicama ili unutar institucija Zajednice koji o tom moraju biti obaviješteni zbog svojih zadaća, osim ako se država članica koja je takve informacije poslala izričito složi sa slanjem takvih informacija drugim osobama.

POGLAVLJE 7.

Elektronička razmjena dokumenata

Članak 37.

Elektronička razmjena dokumenata

Osim propisno potpisanih dokumenata iz poglavlja 3., informacije se, kad god je to moguće, šalju i elektroničkim putem.

Članak 38.

Računalni sustav za razmjenu dokumenata

1.   Ako Komisija razvije računalni sustav za sigurnu razmjenu podataka između Komisije i svake države članice za provedbu Fonda, države članice se obavješćuju i, na svoj zahtjev, uključuju u razvoj svakog takvog računalnog sustava.

2.   Komisija i imenovana tijela, zajedno s tijelima kojima su zadaće delegirane unose dokumente iz poglavlja 3. u računalni sustav naveden u stavku 1.

3.   Osim toga, države članice mogu se pozvati da dobrovoljno pribave informacije iz članaka 27. i 28. uporabom postojećeg posebnog sustava kojim upravlja Komisija za prikupljanje nepravilnosti otkrivenih u okviru strukturnih fondova.

4.   Svi troškovi povezivanja između zajedničkog računalnog sustava i nacionalnih, regionalnih i lokalnih računalnih sustava i troškove prilagodbe nacionalnih, regionalnih i lokalnih sustava tehničkim zahtjevima zajedničkog sustava, prihvatljivi su u skladu s člankom 18. temeljnog akta.

DIO III.

POSEBNE ODREDBE FONDA ZA VANJSKE GRANICE

POGLAVLJE 1.

Pravila o prihvatljivosti

Članak 39.

Pravila o prihvatljivosti

1.   Pravila iz Priloga XI. upotrebljavaju se za utvrđivanje prihvatljivosti izdataka za mjere financirane u okviru godišnjih programa iz članka 37. stavka 4. temeljnog akta.

2.   Ta pravila važe za krajnje korisnike i primjenjuju se mutatis mutandis na partnere u projektu.

3.   Države članice mogu primjenjivati nacionalna pravila o prihvatljivosti koja su stroža od pravila propisanih ovom Odlukom.

Komisija ocjenjuje ispunjavaju li važeća nacionalna pravila o prihvatljivosti taj uvjet.

POGLAVLJE 2.

Posebna tranzitna shema

Članak 40.

Potpora za provedbu Posebne tranzitne sheme

1.   Potpora za provedbu Posebne tranzitne sheme iz članka 6. temeljnog akta uspostavlja se u okviru višegodišnjeg programa Republike Litve i provodi se na temelju godišnjih programa Republike Litve.

U skladu s tim pravilima iz temeljenog akta i s ovom Odlukom u vezi provedbe godišnjih programa primjenjuju se mutatis mutandis na potporu za provedbu Posebne tranzitne sheme. Fond snosi sve dodatne troškove nastale pri provedbi posebne odredbe pravne stečevine u vezi s tim tranzitom.

2.   Za svaki se godišnji program iznos koji se dodjeljuje za tu potporu određuje u skladu s člankom 6. temeljnog akta i u granicama sredstava određenih u članku 14. stavku 12. temeljnog akta.

3.   Kad je riječ o predviđenim troškovima, akcija započinje teći od 1. siječnja godine koja je navedena u financijskoj odluci kojom se odobrava godišnji program do 31. prosinca te godine.

(a)	za plaće osoblja koje je određeno za provedbu Posebne tranzitne sheme do 31. prosinca te godine;

(b)	za sve druge dodatne troškove do 31. prosinca sljedeće godine.

4.   Iznos koji se dodjeljuje za potporu u okviru godišnjeg programa ne smije se upotrijebiti za drugu akciju.

DIO IV.

ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 41.

Adresati

Ova je Odluka upućena Kraljevini Belgiji, Republici Bugarskoj, Češkoj Republici, Saveznoj Republici Njemačkoj, Republici Estoniji, Helenskoj Republici, Kraljevini Španjolskoj, Francuskoj Republici, Talijanskoj Republici, Republici Cipru, Republici Latviji, Republici Litvi, Velikom Vojvodstvu Luksemburgu, Republici Mađarskoj, Republici Malti, Kraljevini Nizozemskoj, Republici Austriji, Republici Poljskoj, Portugalskoj Republici, Rumunjskoj, Republici Sloveniji, Slovačkoj Republici, Republici Finskoj i Kraljevini Švedskoj.

---

(1)  SL L 144, 6.6.2007., str. 22.

(2)  SL L 281, 23.11.1995., str. 31. Direktiva kako je izmijenjena Uredbom (EZ) br. 1882/2003 (SL L 284, 31.10.2003., str. 1.).

(3)  SL L 8, 12.1.2001., str. 1.

(4)  SL L 99, 17.4.2003., str. 8.

(5)  SL L 99, 17.4.2003., str. 15.

(6)  SL L 131, 1.6.2000., str. 43.

(7)  SL L 395, 31.12.2004., str. 70.

(8)  SL L 64, 7.3.2002., str. 20.

(9)  SL L 176, 10.7.1999., str. 36.

(10)  SL L 176, 10.7.1999., str. 31.

(11)  SL L 370, 17.12.2004., str. 78.

(12)  SL L 292, 15.11.1996., str. 2.

(13)  SL 144, 6.6.2007., str. 1.

(14)  SL 144, 6.6.2007., str. 45.

(15)  SL L 168, 28.6.2007., str. 18.

(16)  SL L 233, 5.9.2007., str. 3.

(17)  SL C 316, 27.11.1995., str. 49.

(18)  SL L 160, 30.6.2000., str. 1. Uredba kako je zadnje izmijenjena Uredbom (EZ) br. 681/2007 (SL L 159. 20.6.2007., str. 1.).

---

PRILOZI

PRILOG I.

Obrazac za opis upravljačkih i kontrolnih sustava

PRILOG II.

Obrazac višegodišnjeg programa

PRILOG III.

Obrazac godišnjeg programa

PRILOG IV.

Obrazac izvješća o napretku u vezi provedbe godišnjeg programa

A.	Tehničko izvješće

B.	Zahtjev za drugo plaćanje iz osnove predfinanciranja

PRILOG V.

Obrazac završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa

A.	Tehničko izvješće

B.	Zahtjev za plaćanje razlike / izjava o povratu

PRILOG VI.

Obrazac revizijske strategije

Prilog (prilozi) revizijskoj strategiji: godišnji planovi

PRILOG VII.

Obrazac izvješća revizorskog tijela

A.	Godišnje revizorsko izvješće

B.	Mišljenje o djelovanju upravljačkih i kontrolnih sustava

C.	Potvrđivanje zahtjeva za plaćanje

PRILOG VIII.

Obrazac izjave o izdacima za drugo plaćanje iz predfinanciranja

PRILOG IX.

Obrazac izjave o izdacima za plaćanje razlike

PRILOG X.

Upute o amblemu i definiciji standardnih boja

PRILOG XI.

Pravila o prihvatljivosti izdataka Fonda za vanjske granice

PRILOG I.

OBRAZAC ZA OPIS UPRAVLJAČKIH I KONTROLNIH SUSTAVA

	prva verzija

	revidirana verzija (broj, datum dan/mjesec/godina) nakon razgovora s Komisijom

	verzija revidirana zbog drugih razloga

DRŽAVA ČLANICA:FOND (OVI):GLAVNA KONTAKTNA TOČKA:DOSTAVLJENE INFORMACIJE OPISUJU STANJE O:

1.   IDENTIFIKACIJA IMENOVANIH TIJELA

1.1.	Opće informacije o imenovanim tijelima

1.1.1.

Kratak opis razloga za imenovanje različitih tijela

1.1.2.

Navod funkcioniraju li ti upravljački i kontrolni sustavi Ako ne funkcioniraju, navod datuma kad će početi funkcionirati

1.1.3.

Navod je li Komisija te upravljačke i kontrolne sustave priznala za druge financijske instrumente Zajednice (ako je primjenjivo)

1.2.	Organizacijska shema (e) cjelokupnog tijela (ili više njih) u okviru kojih djeluju imenovana tijela

1.3.	Odgovorno tijelo

1.3.1.

Datum i način službenog imenovanja odgovornog tijela

1.3.2.

Pravni status odgovornog tijela

1.3.3.

Specifikacija poslova koje izravno obavlja odgovorno tijelo i (ako je primjenjivo i/ili se može predvidjeti) i druga tijela za koje je to tijelo odgovorno (povjeravanje poslova vanjskim izvršiteljima, osim poslova povjerenih delegiranom tijelu (delegiranim tijelima) iz točke 1.4)

1.3.4.

Organizacijska shema i specifikacija poslova jedinica (uključujući okvirni broj dodijeljenih radnih mjesta)

1.3.5.

Informacije može li odgovorno tijelo djelovati i kao izvršno tijelo za projekte sufinancirane iz Fonda

1.3.6.

Ako je odgovorno tijelo isto za više od jednog od četiri fonda, opis zajedničkih poslova i sustava

1.4.	Delegirano tijelo (delegirana tijela)

1.4.1.

Razlozi za uspostavu bilo kojeg delegiranog tijela

1.4.2.

Datum i način službenog imenovanja delegiranog tijela (delegiranih tijela)

1.4.3.

Pravni status delegiranog tijela (delegiranih tijela)

1.4.4.

Specifikacija poslova koje neposredno izvodi (izvode) delegirano tijelo (delegirana tijela) i (ako je primjenjivo i/ili se može predvidjeti) i druga tijela za koje je to tijelo odgovorno (povjeravanje poslova vanjskim izvršiteljima)

1.4.5.

Organizacijska shema i specifikacija poslova jedinica (uključujući okvirni broj dodijeljenih radnih mjesta)

1.4.6.

Informacije može li odgovorno tijelo djelovati i kao izvršno tijelo za projekte sufinancirane iz Fonda

1.4.7.

Ako je odgovorno tijelo isto za više od jednog od četiri fonda, opis zajedničkih poslova i sustava

1.5.	Tijelo za potvrđivanje

1.5.1.

Datum i način službenog imenovanja tijelo za potvrđivanje

1.5.2.

Pravni status tijela za potvrđivanje

1.5.3.

Specifikacija poslova koje neposredno izvodi tijelo za potvrđivanje i (ako je primjenjivo i/ili se može predvidjeti) i druga tijela za koje je to tijelo odgovorno (povjeravanje poslova vanjskim izvršiteljima)

1.5.4.

Organizacijska shema i specifikacija poslova jedinica (uključujući okvirni broj dodijeljenih radnih mjesta)

1.5.5.

Ako je tijelo za potvrđivanje isto za više od jednog od četiri fonda, opis zajedničkih poslova i sustava

1.6.	Revizorsko tijelo

1.6.1.

Datum i način službenog imenovanja revizorskog tijela

1.6.2.

Pravni status revizorskog tijela

1.6.3.

Specifikacija poslova koje neposredno izvodi revizorsko tijelo i (ako je primjenjivo i/ili se može predvidjeti) i druga tijela za koje je to tijelo odgovorno (povjeravanje poslova vanjskim izvršiteljima)

1.6.4.

Organizacijska shema i specifikacija poslova jedinica (uključujući okvirni broj dodijeljenih radnih mjesta)

1.6.5.

Osposobljenost osoblja za revizorsko tijelo i (ako je primjenjivo i/ili se može predvidjeti) drugih tijela od kojih se očekuje da provode revizorski posao (povjeravanje poslova vanjskim izvršiteljima)

1.6.6.

Ako je revizorsko tijelo isto za više od jednog od četiriju fondova, opis zajedničkih poslova i sustava

1.6.7.

Ako odgovorno tijelo može djelovati kao izvršno za projekte sufinanciranje od Fonda, opis postupaka koji osiguravaju neovisan položaj revizorskog tijela u skladu s člankom 8.

Smjernice za odjeljke 2. – 4.Prvi dio svake tabliceOpis postupaka mora uključivati poslove koje izvodi svako imenovano tijelo (ili tijela za koje je odgovorno) i njihovo međusobno djelovanje. Opis mora biti koncizan, međutim pritom omogućiti jasno razumijevanje kako postupci funkcioniraju u praksi.Drugi dio svake tabliceKontrolni popis mora nužno sadržavati navod o tome je li svaki cilj ostvaren i osigurati sve odgovarajuće informacije. Ako cilj nije ostvaren, molimo navedite razloge i, ako je potrebno, navedite predviđeni datum dovršenja.Ako su postupci formalno određeni, potrebno je navesti pozivanje na dokument.

2.   DJELOVANJE IMENOVANIH TIJELA

2.1. Imenovanje i nadzor imenovanih tijela
Kratak opis postupka za uspostavu pojedinog imenovanog tijela (Opis mora sadržavati sva tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	U pravilima kojima se uređuju odnosi između države članice i imenovanih tijela navedene su njihove zadaće	DA/NE
2.	Države članice odredile su smjernice za imenovana tijela da se osigura zdravo financijsko upravljanje (osposobljavanjem i/ili priručnicima)	DA/NE
3.	Svako tijelo obavješćuje svoje osoblje o opisu zadaća organizacije te o opisu njihovih poslova i očekivanih rezultata	DA/NE
4.	Poduzete su mjere za osiguranje da različita tijela imaju odgovarajuće osoblje s obzirom na broj, duljinu radnog vijeka (staž) i iskustvo da mogu obavljati svoje zadaće	DA/NE

2.2. Podjela poslova
Kratak opis mehanizama definiranih da se osigura odgovarajuća podjela poslova (Opis mora sadržavati sva tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Definirana su pravila za osiguranje odgovarajuće podjele poslova između sudionika unutar odgovornog tijela za potpisivanje ugovora/sporazuma o potporama	DA/NE
2.	Definirana su pravila za osiguranje odgovarajuće podjele poslova između aktera unutar odgovornog tijela za započinjanje, provjeru i odobrenje financijske transakcije	DA/NE
3.	Revizorsko tijelo bit će funkcionalno neovisno o odgovornom tijelu i tijelu za potvrđivanje.	DA/NE
4.	Tijelo za potvrđivanje neće sudjelovati u odabiru, provedbi i financijskim transakcijama povezanim sa sredstvima Zajednice	DA/NE

2.3. Praćenje delegiranog tijela (delegiranih tijela) – ako je primjenjivo
Kratak opis postupka (Ovaj opis mora sadržavati odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela))
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Zadaće koje se delegiraju jasno su definirane	DA/NE
2.	Uspostavljeni su postupci u vezi s delegiranim zadaćama i provjerena njihova usklađenost s pravilima definiranim u temeljnom aktu/provedbenim pravilima	DA/NE
3.	Provest će se službeni nadzor da se osigura da se zadaće obavljaju u skladu s utvrđenim postupcima	DA/NE

2.4. Praćenje drugih zadaća koje ne obavljaju sama tijela – ako je primjenljivo
Kratak opis postupka (Ovaj opis mora uključivati sva tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Za tijela koja djeluju u nadležnosti odgovornog tijela (i koja se ne smatraju delegiranim tijelima), uspostavljeni su kontrolni mehanizmi za osiguranje zdravog financijskog upravljanja	DA/NE
2.	U slučaju provođenja revizorskih poslova od strane vanjskih izvršitelja i u slučaju tijela za koje je odgovorno revizorsko tijelo, uspostavljeni su kontrolni mehanizmi za osiguranje zajedničke metodologije revizije i dosljednosti revizije	DA/NE
3.	U slučaju obavljanja poslova potvrđivanja od strane vanjskih izvršitelja i u slučaju tijela za koje je odgovorno tijelo za potvrđivanje, uspostavljeni su kontrolni mehanizmi za osiguranje zajedničkog pristupa postupku potvrđivanja	DA/NE
4.	U slučaju povjeravanja poslova privatnim tijelima koja ne obavljaju javne poslove, definirani su mehanizmi da se osigura da zadaće koje mogu biti povjerene ne uključuju obnašanje javnih ovlasti ili ne zahtijeva primjenu diskrecijskih prava odlučivanja	DA/NE

3.   OPERATIVNI I FINANCIJSKI POSTUPCI

3.1. Uspostavljanje višegodišnjih programa
Kratak opis postupka (Ovaj popis mora uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela))
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Predviđeni su mehanizmi da se osigura primjena načela partnerstva u skladu s važećim nacionalnim pravilima i praksama	DA/NE
2.	Definirani su postupci kojima se provjerava je li višegodišnji program usklađen sa strateškim smjernicama i pravom Zajednice, čiji je cilj osigurati slobodno kretanje osoba s neposredno povezanim pratećim mjerama u vezi kontrole na vanjskim granicama, azila i imigracije	DA/NE
3.	Višegodišnji program odobrit će odgovarajuće ovlaštena osoba	DA/NE

3.2. Uspostavljanje godišnjih programa
Kratak opis postupka (Ovaj popis mora uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela))
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Uspostavljeni su postupci za osiguranje: — usklađenosti između godišnjih programa i višegodišnjeg programa — prihvatljivosti mjera predviđenih u godišnjim programima — usklađenosti i komplementarnosti tih mjera s drugim nacionalnim instrumentima i instrumentima Zajednice — usklađenosti s pravilima o udjelu sufinanciranja — usklađenost s prioritetima/posebnim prioritetima navedenim u strateškim smjernicama	DA/NE
2.	Uspostavljeni su postupci za podnošenje revizije godišnjeg programa u slučaju propisno utemeljenih izvanrednih okolnosti kako su opisane u temeljnom aktu, ako je primjenljivo	DA/NE
3.	Uspostavljeni su postupci za podnošenje revizije godišnjeg programa kad je to potrebno u skladu s člankom 23. stavkom 1. ove Odluke	DA/NE
4.	Svaka promjena financijske raščlambe godišnjeg programa i razlozi za promjene dokumentirani su	DA/NE
5.	Svaka promjena godišnjeg programa koja nije povezana s financijskom raščlambom (npr. o prirodi i roku za natječaj za prikupljanje prijedloga ili područja primjene tehničke pomoći) i razlozi za promjenu su dokumentirani	DA/NE

3.3. Uspostavljanje revizijske strategije i godišnji revizorski planovi
Kratak opis postupka (Ovaj se opis odnosi na revizorsko tijelo)
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Definirana su pravila za osiguranje transparentne i odgovarajuće komunikacije između odgovornog tijela i revizorskog tijela o postupcima upravljanja koji se provode i o projektima prije i tijekom programskog razdoblja	DA/NE
2.	Utvrđeni su postupci za definiranje godišnjih revizorskih planova (koje svake godine treba priložiti revizijskoj strategiji) i njihovo pravodobno dostavljanje Komisiji (ako je primjenljivo)	DA/NE
3.	Revizorsku strategiju i godišnje planove revizije odobrila je propisno ovlaštena osoba	DA/NE

3.4. Odgovorno tijelo koje djeluje kao izvršno tijelo – ako je primjenjivo
Kratak opis razloga zbog kojih odgovorno tijelo neposredno provodi projekte i posebni mehanizmi predviđeni za jačanje upravljačkih i kontrolnih sustava (Ovaj opis mora uključivati sva tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Opravdanost potrebe da odgovorno tijelo provodi projekte bit će dokumentirana i potvrđena na odgovarajućoj razini	DA/NE
2.	Uspostavljeni su posebni mehanizmi za osiguranje da su priroda i ciljevi projekata sukladni s odredbama definiranima za Fond
3.	Uspostavljeni su posebni mehanizmi za sprečavanje sukoba interesa za projekte koje provodi odgovorno tijelo	DA/NE
4.	Uspostavljeni su posebni mehanizmi da se pri provođenju projekata od strane odgovornog tijela poštuje načelo isplativosti (vrijednosti za novac)	DA/NE
5.	Osigurani su postupci za osiguranje da su ugovorni uvjeti, kojima se uređuju projekti, jasni i potpuni, osobito kad je riječ o financijskim uvjetima, uvjetima plaćanja, pravilima prihvatljivosti i obvezama u vezi operativnog i financijskog izvješćivanja	DA/NE
6.	Uspostavljeni su posebni mehanizmi da se spriječi da glavne zadaće odgovornog tijela, kako su predviđene temeljnim aktom, budu ugrožene u vezi projekata koje provodi odgovorno tijelo	DA/NE
7.	Kad odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo, revizorsko tijelo djeluje u okviru tijela koje nije odgovorno tijelo (ako to nije slučaj, molimo opišite dodatna jamstva kojima je osigurana puna nezavisnost revizorskog tijela)	DA/NE
8.	Revizijska strategija obuhvatit će posebne rizike koji mogu biti povezani s provedbom projekata od strane odgovornog tijela	DA/NE

3.5. Odabir i provedba projekata (Odgovorno tijelo koje djeluje kao tijelo za dodjelu)
Kratak opis postupka (Ovaj popis mora uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela))
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	U slučaju natječaja za prikupljanje prijedloga (ili ponuda), definirana su pravila za osiguranje konkurencije i odgovarajućeg javnog obavješćivanja	DA/NE
2.	Kriteriji za odabir uskladit će se s minimalnim kriterijima definiranim u temeljnom aktu	DA/NE
3.	Definirani su postupci za prijam prijedloga (ili ponuda)	DA/NE
4.	Definirani su postupci za osiguranje da prijedlozi (ili ponude) budu ocijenjeni prema prethodno definiranim pravilima i kriterijima na transparentan i nediskriminacijski način	DA/NE
5.	Odluke o dodjeli i ugovore/sporazume o potporama odobravat će propisno ovlaštena osoba	DA/NE
6.	Definirani su postupci da se natjecateljima odgovarajuće osiguraju ex-post (naknadne) informacije o rezultatima odabira	DA/NE
7.	Definirani su postupci za osiguranje praćenja provedbe sporazuma o potporama/ugovora u skladu s uvjetima ugovora	DA/NE

3.6. Praćenje projekata koje provode krajnji korisnici
Kratak opis postupka (Ovaj popis mora uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela))
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Za svaki projekt definirat će se i pratiti ključni operativni i financijski pokazatelji i o njima će biti obaviješteno odgovorno tijelo	DA/NE
2.	Predviđene su provjere na licu mjesta od strane odgovornog tijela, da se omogući praćenje (operativnih i financijskih aspekata) projekata	DA/NE
3.	Odgovorno će tijelo osigurati da krajnji korisnici upotrebljavaju odgovarajući računovodstveni sustav u računalnom obliku.	DA/NE
4.	Odgovorno će tijelo osigurati da krajnji korisnici provode odredbe o preglednosti (javnosti) financiranja EU	DA/NE

3.7. Financijsko upravljanje projektom
Kratak opis postupka (uključuje odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela))
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Financijske transakcije odobravat će propisno ovlaštene osobe	DA/NE
2.	Prije izvršenja bilo kojeg plaćanja/povrata, obavit će se provjere, osobito za praćenje: — točnosti i pravilnosti zahtjeva za plaćanje, u vezi pravila o prihvatljivosti za Fond (fondove) — da su proizvodi i/ili usluge sufinancirani u okviru projekta stvarno dostavljeni/obavljeni — točnosti, potpunosti, i učinkovitog plaćanja drugih doprinosa primljenih iz javnih ili privatnih izvora — da su rezultati revizije uzeti u obzir	DA/NE
3.	Obavljat će se provjere radi odgovarajućeg osiguranja zakonitosti i pravilnosti transakcija	DA/NE
4.	Službeni nadzor provodit će se tijekom cjelokupnog programskog razdoblja za osiguranje poštovanja uspostavljenih financijskih postupaka	DA/NE
5.	Obavljati će se provjere o komplementarnosti s drugim financijskim programima Zajednice da se spriječi dvostruko financiranje	DA/NE

3.8. Nepravilnosti, ispravci i povrati
Kratak opis postupka (Ovaj popis mora uključivati odgovorno tijelo, delegirano tijelo (delegirana tijela) i tijelo za potvrđivanje)
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Utvrđene su definicije nepravilnosti koje su sukladne zahtjevima Zajednice	DA/NE
2.	Uspostavljeni su mehanizmi da se osigura mogućnost za pravodobno otkrivanje nepravilnosti i trenutačno poduzimanje korektivnih mjera	DA/NE
3.	Uspostavljeni su postupci za osiguranje da se Komisija obavješćuje o otkrivenim nepravilnostima i, ako je prikladno, o korektivnim mjerama poduzetim u skladu s obvezama navedenim u ovoj odluci	DA/NE
4.	Uspostavljeni su postupci za osiguranje pravilnog praćenja izdanih naloga za povrat i, ako je primjenljivo, zateznih kamata	DA/NE
5.	U slučaju kad nalog za povrat nije moguće unovčiti, utvrdit će se razlozi da se ocijeni moraju li države članice vratiti sredstva u proračun Zajednice	DA/NE

3.9. Priprema i provedba revizija
Kratak opis postupka (Ovaj popis mora uključivati revizorsko tijelo i, kao moguće predmete revizije, odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela) i, kao primatelja zaključaka, tijelo za potvrđivanje)
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Revizorska praksa u skladu je s međunarodno priznatim standardima	DA/NE
2.	Pripremljen je revizorski priručnik koji mogu upotrebljavati revizori na temelju zahtjeva definiranih u temeljnom aktu	DA/NE
3.	Revizije će se obavljati da se provjeri učinkovito djelovanje upravljačkih i kontrolnih sustava	DA/NE
4.	Pregledi prihvatljivih izdataka temeljit će se na odgovarajućem uzorku i obuhvaćati najmanje 10 % prihvatljivih izdataka	DA/NE
5.	Provjere prihvatljivih izdataka uključivat će barem usklađenost, uspješnost i učinkovitost sljedećih elemenata: postupka odabira, ciljeva projekta, stvarnog ostvarenja, prihvatljivosti izdataka, propisnih pratećih dokumenata za izdatke, nacionalnog sufinanciranja, postupka pri reviziji	DA/NE
6.	Praćenje prethodno navedenih preporuka odvijat će se redovito	DA/NE
7.	Projekti koje provodi odgovorno tijelo bit će predmet strogog nadzora	DA/NE

3.10. Revizorsko izvješće o godišnjim programima i s tim povezanim izjavama
Kratak opis postupka (Ovaj opis mora uključivati revizorsko tijelo)
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Utvrđeni su postupci objedinjavanje zaključaka revizije sustava i revizije projekata za svaki godišnji program	DA/NE
2.	Obavljat će se pregledi da se ocijeni valjanost zahtjeva za plaćanje	DA/NE
3.	U slučaju otkrivanja sustavnih pogrešaka ili pogrešaka iznad praga značajnosti pokrenut će se daljnji pregledi	DA/NE
4.	Izvješće, i s tim povezane izjave, odobravat će propisno ovlaštena osoba	DA/NE

3.11. Potvrđivanje izdataka
Kratak opis postupka (uključuje u prvom redu tijelo za potvrđivanje, ali i odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela))
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Utvrđeni su postupci za osiguranje da odgovorno tijelo dostavlja potrebne informacije u svrhu potvrđivanja	DA/NE
2.	Utvrđeni su postupci za osiguranje da revizorsko tijelo dostavlja revizorsko izvješće o svakom godišnjem programu i s tim povezane izjave	DA/NE
3.	Utvrđeni su postupci radi osiguranja da se u konačnoj izjavi o izdacima uzmu u obzir povrati i za praćenje pravnih postupaka u tijeku ili upravnih žalba s odgodnim učinkom u vezi povrata	DA/NE
4.	Provodit će se provjere za osiguranje točnosti i potpunosti izjave o izdacima (osobito u vezi bilo kakvih kamata nastalih predfinanciranjem od strane Komisije i učinkovite uporabe tih sredstava kao nacionalnog doprinosa)	DA/NE
5.	U slučaju nacionalne valute, načini za izračun i preračun u eure u skladu su s pravilima koje je definirala Komisija	DA/NE

3.12. Ocjena programa
Kratak opis postupka (uključuje odgovorno tijelo i delegirano tijelo (delegirana tijela))
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Smjernice Komisije o ocjenjivanju rasprostranjene su u široj javnosti i na raspolaganju svim potencijalnim krajnjim korisnicima i drugim zainteresiranim stranama	DA/NE
2.	Ključni operativni i financijski pokazatelji, koje osiguravaju krajnji korisnici za mjerenje ostvarenja projekta, bit će evidentirani	DA/NE
3.	Odgovorno tijelo (i/ili delegirana tijela) osiguravaju prikladnost odabranih pokazatelja za mjerenje ishoda i rezultata svakog projekta	DA/NE
4.	Uspostavljeni su postupci za osiguranje da će se provesti potrebno ocjenjivanje kako se to zahtijeva temeljnim aktom	DA/NE

4.   UPRAVLJANJE INFORMACIJAMA

4.1. Dokumentacija o postupcima
Kratak opis postupka (uključuje sva tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Tijela će osigurati da uspostavljeni postupci iz članka 7. ove odluke budu u skladu s nacionalnim pravom i pravom Zajednice (npr. javna nabava, računovodstvena pravila itd.)	DA/NE
2.	Postupke odobrava propisno ovlaštena osoba	DA/NE
3.	Uspostavljeni postupci daju jasne upute o svakoj glavnoj operaciji i obrazlažu tijek odlučivanja u vezi obnašanja funkcija	DA/NE
4.	Na snazi su mehanizmi za osiguranje da sve relevantno osoblje bude obaviješteno o uspostavljenim postupcima	DA/NE
5.	Ti postupci, kad je primjenjivo, uključuju uporabu kontrolnih popisa sa sažetim prikazom kontrola koje se moraju provesti	DA/NE
6.	Na snazi su mehanizmi za osiguranje zaštite osobnih podataka	DA/NE

4.2. Računovodstvo i knjigovodstvo
Kratak opis postupka (uključuje odgovorno tijelo, delegirano tijelo (delegirana tijela) i tijelo za potvrđivanje)
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Na snazi su mehanizmi za osiguranje potpunih, pouzdanih i točnih računovodstvenih podataka. Računovodstveni sustav osobito omogućuje: — punu sljedivost izvora Zajednice na razini krajnjih korisnika i projekata — utvrđivanje svih kamata nastalih iz predfinanciranja Komisije — utvrđivanje izdanih naloga za povrat i, ako je primjenjivo, podatka jesu li unovčeni	DA/NE
2.	Sustav računovodstvenog i financijskog izvješćivanja u skladu je s nacionalnim zakonodavstvom za zaštitu podataka	DA/NE
3.	Sustav računovodstvenog i financijskog izvješćivanja koji se primjenjuje bit će u računalnom obliku	DA/NE
4.	Postoji rezervni sustav koji jamči kontinuitet djelovanja, ako to bude potrebno	DA/NE
5.	U slučaju domaće valute, načini za izračun i preračun u eure u skladu je s pravilima koje je definirala Komisija	DA/NE

4.3. Izvješćivanje Komisije
Kratak opis postupka (uključuje sva tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareno?	Napomene
1.	Utvrđene su obveze izvješćivanja i posljedice za izvore	DA/NE
2.	Uspostavljeni postupci omogućuju ispravan, pravodoban i potpun doprinos imenovanih tijela	DA/NE
3.	Izvješće je odobrila propisno ovlaštena osoba	DA/NE

4.4. Postupak pri reviziji
Kratak opis postupka (uključuje sva tijela)
Gdje su pohranjeni sljedeći dokumenti?	Nadležno tijelo/jedinica	Koliko dugo?
Opis upravljačkih i kontrolnih sustava uključujući priručnik(e) u vezi postupaka
Revizijska strategija
Nacionalni višegodišnji program i moguće revizije
Nacionalni godišnji programi i moguće revizije
Odluke Europske komisije o višegodišnjim i godišnjim programima
Poziv na dostavu prijedloga/ponuda
Dokumentacija podnositelja zahtjeva/Ugovorna dokumentacija
Upravna, tehnička i financijska analiza primljenih projektnih prijedloga i ponuda (mreže ocjena) i izvješća odbora za ocjenjivanje
Odluke o financiranju ili odbijanju projekta
Sporazumi o financiranju projekta
Odluke o financijskim obvezama za svaki projekt
Izvješća o napretku i završna izvješća koja podnose primatelji sredstava
Financijska izvješća i zahtjevi za plaćanja koja se podnose za financirani projekt
Prateći dokumenti za izdatke i prihode financiranog projekta
Odobrenje isplata/sredstava povrata za financiranje (dokaz o obavljenim provjerama)
Nalozi za plaćanja/povrate sredstava
Dokaz o plaćanju/povratu sredstava
Dokumentacija povezana s metodologijom uzorkovanja za revizorske poslove
Izvješća o provedenim revizijama projekata
Izvješća o provedenim revizijama upravljačkih i kontrolnih sustava na nacionalnoj razini
Revizorska izvješća o godišnjim programima
Mišljenja revizora o upravljačkim i kontrolnim sustavima
Izjave revizora o valjanosti zahtjeva za plaćanje
Zahtjevi za plaćanje poslani Europskoj komisiji
Potvrde o plaćanju poslane Europskoj komisiji
Izvješća o napretku u vezi provedbe poslana Europskoj komisiji
Završna izvješća u vezi provedbe poslana Europskoj komisiji
Dokaz o isplati primljen od Europske komisije
Izvješća o ocjenjivanju poslana Europskoj komisiji

5.   ODOBRENJE OPISA UPRAVLJAČKIH I KONTROLNIH SUSTAVA

Tijelo	Izjava	Datum i potpis
Odgovorno tijelo	Potvrđujem točnost i potpunost informacija o identifikaciji i sustavu unutarnje kontrole odgovornog tijela	Ime: Funkcija: Datum:
		Potpis
Tijelo za potvrđivanje	Potvrđujem točnost i potpunost informacija o identifikaciji i sustavu unutarnje kontrole tijela za potvrđivanje	Ime: Funkcija: Datum:
		Potpis
Revizorsko tijelo	Potvrđujem točnost i potpunost informacija o identifikaciji i sustavu unutarnje kontrole revizorskog tijela i potvrđujem da navedeni opis osigurava pouzdanu sliku o svim upravljačkim i kontrolnim sustavima	Ime: Funkcija: Datum:
		Potpis

PRILOG II.

OBRAZAC VIŠEGODIŠNJEG PROGRAMA

	Prva verzija

	Revidirana verzija (broj, datum dan/mjesec/godina) nakon razgovora s Komisijom

	Revidirana verzija u vezi ocjene i/ili poteškoća pri provedbi

	Revidirana verzija nakon revizije strateških smjernica

DRŽAVA ČLANICA:FOND:ODGOVORNO TIJELO:OBUHVAĆENO RAZDOBLJE:

1.   STANJE U DRŽAVI ČLANICI

Opis početnog stanja u državi članici u području politike obuhvaćenim ciljevima Fonda

1.1.	Stanje u državi i migracijski tokovi koji na njega utječu

1.2.	Mjere koje je dosad poduzela država članica

1.3.	Ukupna dodijeljena nacionalna sredstva

2.   ANALIZA ZAHTJEVA U DRŽAVI ČLANICI

2.1.	Zahtjevi u državi članici u vezi početnog stanja

2.2.	Operativni ciljevi države članice za ispunjavanje njezinih zahtjeva

3.   STRATEGIJA ZA OSTVARIVANJE CILJEVA

Opis kako Fond pridonosi ispunjavanju zahtjeva, koji su prioriteti odabrani i zašto

3.1.	Prioritet 1.

3.2.	Prioritet 2.

3.3.

itd. Raščlamba kad se prikazuju informacije o odabranim prioritetima (a) Cilj(evi) strategije i primjeri ključnih mjera (b) Opis predmetnog cilja (predmetnih ciljeva) i upotrijebljen(i) pokazatelj(i) (c) Ako je primjenjivo, podaci o ključnim mjerama za provedbu specifičnih prioriteta u okviru odabranog prioriteta

4.   SPOJIVOST S DRUGIM INSTRUMENTIMA

Pokazatelj na koji je način ova strategija spojiva s drugim regionalnim i nacionalnim instrumentima i instrumentima Zajednice

4.1.	Prioritet 1.

4.2.	Prioritet 2.

4.3.

itd.

5.   OKVIR ZA PROVEDBU STRATEGIJE

5.1.	Objava programa

5.2.	Odabrani pristup za provedbu načela partnerstva

6.   OKVIRNI FINANCIJSKI PLAN

6.1.	Doprinos Zajednice

6.1.1.

Tablica Višegodišnji program – nacrt financijskog plana Tablica 1. Doprinos Zajednice Država članica: (…) Fond: (…) (u 000 EUR – tekuće cijene) 2007. 2008. 2009. 2010. 2011. 2012. 2013. UKUPNO Prioritet 1: (…)               0 Prioritet 2: (…)               0 Prioritet 3: (…)               0 Prioritet …: (…)               0 Tehnička pomoć               0 Ukupno 0 0 0 0 0 0 0 0

6.1.2.

Napomene o iznosima/trendovima

6.2	Ukupan financijski plan

6.2.1.

Tablica Višegodišnji program – nacrt financijskog plana Tablica 2. Ukupan financijski plan Država članica: (…) Fond: (…) (u 000 EUR – tekuće cijene) 2007. 2008. 2009. 2010. 2011. 2012. 2013. UKUPNO Doprinos Zajednice                 Javno sufinanciranje                 Privatno sufinanciranje                 Ukupno 0 0 0 0 0 0 0 0 % doprinosa Zajednice % % % % % % % %

6.2.2.

Napomene o iznosima/trendovima (Potpis odgovorne osobe)

PRILOG III.

OBRAZAC GODIŠNJEG PROGRAMA

	Prva verzija

	Revidirana verzija (broj, datum dan/mjesec/godina) nakon razgovora s Komisijom

	Verzija revidirana iz drugih razloga

DRŽAVA ČLANICA:FOND:ODGOVORNO TIJELO:PREDMETNA GODINA:

1.	OPĆA PRAVILA ZA ODABIR PROJEKATA KOJI SE FINANCIRAJU U OKVIRU PROGRAMA

2.	PROMJENE U UPRAVLJAČKIM I KONTROLNIM SUSTAVIMA (ako je primjenljivo)

3.   AKCIJE KOJE PODUPIRE PROGRAM U OKVIRU ODABRANIH PRIORITETA

3.1.	Akcije za provedbu prioriteta 1.

3.2.	Akcije za provedbu prioriteta 2.

3.3.

itd.

Pri prikazivanju akcija iz točaka 3.1. do itd., kad je to primjereno, navedite raščlambu u skladu s opisom kategorija mjera u temeljnom aktu

Aspekti prikazane akcije pri opisu svake mjere u točkama 3.1 do itd.

1.	Svrha i područje primjene akcije

2.	Predviđeni primatelji potpora

3.	Kad je primjenljivo, navesti opravdanost u vezi projekta (projekata) koje neposredno provodi odgovorno tijelo koje djeluje kao izvršno tijelo

4.	Predviđeni kvantificirani rezultati i pokazatelji koje treba upotrebljavati

5.	Javnost financiranja EZ-a

6.	Komplementarnost sa sličnim akcijama financiranim drugim instrumentima EZ-a, ako je primjenljivo

7.	Financijske informacije

4.   TEHNIČKA POMOĆ

4.1	Svrha tehničke pomoći

4.2	Predviđeni kvantificirani rezultati

4.3	Javnost financiranja EZ-a

5.   NACRT FINANCIJSKOG PLANA

Godišnji program – nacrt financijskog plana
Tablica 1. Pregledna tablica
Država članica: (…)
Predmetni godišnji program: (…)
Fond: (…)
	Ref. prioritet	Ref. posebni prioritet (1)	Doprinos Zajednice	Javna dodjela	Privatna dodjela	Ukupno	% EZ	Udio ukupnog iznosa
(svi iznosi u EUR)			(a)	(b)	(c)	(d = a + b + c)	(e = a/d)	(d/ ukupno d)
Akcija 1.: (…)						0
Akcija 2.: (…)						0
Akcija 3.: (…)						0
Akcija 4.: (…)						0
Akcija 5.: (…)						0
Akcija …: (…)						0
AkcijaN: (…)						0
Tehnička pomoć						0
Druge operacije (2)						0
Ukupno			0	0	0	0	%	100 %

(Potpis odgovorne osobe)

---

(1)  Ako je primjenjivo.

(2)  Ako je primjenjivo.

PRILOG IV.

OBRAZAC IZVJEŠĆA O NAPRETKU U VEZI PROVEDBE GODIŠNJEG PROGRAMA

DRŽAVA ČLANICA:FOND:ODGOVORNO TIJELO:OBUHVAĆENA GODINA:

A.   Tehničko izvješće

1.   OPERATIVNA PROVEDBA

1.1.	Vremenski raspored provedbe programa

1.2.	Opis organizacije odabira projekata i tendera (ponuda) i njihov ishod

1.3.	Postignut napredak pri provedbi akcija programa u okviru odabranih prioriteta

1.3.1

Akcije za provedbu prioriteta 1.

1.3.2

Akcije za provedbu prioriteta 2.

1.3.3

Itd.

1.4.	Uporaba tehničke pomoći

1.5.	Nastale poteškoće i poduzete mjere

2.   FINANCIJSKA PROVEDBA

Izvješće o napretku u vezi provedbe godišnjeg programa
Tablica 1. Financijsko izvješće
Država članica: (…)
Predmetni godišnji program: (…)
Stanje na dan: (dan/mjesec/godina)
Isplata (isplate) iz naslova pretfinanciranja primljene od EZ-a: (iznos)
(svi iznosi u EUR)	Ref. prioritet	Ref. posebni prioritet (1)	Planirano od strane države članice			Dodijeljeno na razini države članice			Doprinos EZ koji plaća država članica krajnjim korisnicima	Ukupni prihvatljivi troškovi koje do danas imaju krajnji korisnici
			Ukupni planirani troškovi	Doprinos EZ	% doprinosa EZ	Ukupni prihvatljivi troškovi	Doprinos EZ	% doprinosa EZ
			(a)	(b)	(c = b/a)	(d)	(e)	(f = e/d)
Akcija 1.: (…)
Akcija 2.: (…)
Akcija 3.: (…)
Akcija 4.: (…)
Akcija5.: (…)
Akcija N: (…)
Tehnička pomoć
Druge operacije (2)
UKUPNO			0	0	0	0	0	0	0	0
									↓	↓
									> 60 % primljenih isplata iz predfinanciranja
									Da/Ne	Da/Ne

3.   IZVJEŠĆIVANJE O NEPRAVILNOSTIMA

Obavijest o novim nepravilnostima (3)?				Ne	Da (Ako je odgovor „da”, ispuniti tablicu 2.)
Izvješće o napretku u vezi provedbe godišnjeg programa
Tablica 2. Prvo izvješćivanje o nepravilnosti
Država članica: (…)
Stanje na dan: (dan/mjesec/godina)
Fond: (…)
Referencija	Godišnji program	Projekt	Prekršena odredba	Vrsta nepravilnosti	Datum/izvor prve informacije	Način otkrivanja	Mogućnost prijevare (DA/NE)	Predmetni iznos u EUR (Doprinos Zajednice)

Praćenje prethodnih nepravilnosti?				Ne		Da (Ako je odgovor „da”, ispuniti tablicu 3.)
Izvješće o napretku u vezi provedbe godišnjeg programa
Tablica 3. Izvješćivanje o praćenju nepravilnosti
Država članica: (…)
Stanje na dan: (dan/mjesec/godina)
Fond: (…)
Referencija	Godišnji program	Projekt	Prekršena odredba	Predmetni iznos (doprinos Zajednice) u EUR	Daljnje mjere	Nalog za povrat (iznos u EUR)				Opoziv doprinosa EZ-a
						Izdani	Plaćeni	Zatezna kamata	Napušteni

B.   Zahtjev za drugo plaćanje iz osnove predfinanciranja

Ja, niže potpisani (ime odgovorne osobe pisano velikim slovima),

predstavnik odgovornog tijela za upravljanje i provedbu (ime Fonda) dajem zahtjev za plaćanje sljedećeg iznosa kao drugog plaćanja iz osnova predfinanciranja.

EUR (4)

(točan iznos s dva decimalna mjesta)

Ovaj je zahtjev za plaćanje prihvatljiv zato što:

(a)	je izvješće o napretku o provedbi godišnjeg programa Komisiji podneseno ili je priloženo;

(b)	je potvrđena izjava o izdacima sastavljena za najmanje 60 % iznosa prvog predfinanciranja podnesena ili priložena;

(c)	je godišnji program proveden u skladu s načelom zdravog financijskog upravljanja i postoji odgovarajući dokaz da su s njim povezane transakcije zakonite i ispravne;

(d)	ne postoji utemeljeno mišljenje Komisije o kršenju iz članka 226. Ugovora, kad je riječ o mjerama za koje su izdaci prijavljeni u zahtjevu.

Komisija mora izvršiti plaćanje:

Tijelu koje odgovorno za primanja plaćanja
Banci
Na bankovni račun br.
Vlasniku računa (ako nije isti kao odgovorno za primanja plaćanja)

Datum

Ime pisano velikim slovima, pečat, položaj i potpis nadležnog tijela

---

(1)  Ako je primjenljivo.

(2)  Ako je primjenljivo.

(3)  Od posljednjeg završnog izvješća o napretku poslanog Komisiji.

(4)  Ukupan traženi iznos kao dopuna prvog plaćanja iz naslova predfinanciranja.

PRILOG V.

OBRAZAC ZAVRŠNOG IZVJEŠĆA O PROVEDBI GODIŠNJEG PROGRAMA

DRŽAVA ČLANICA:FOND:ODGOVORNO TIJELO:OBUHVAĆENA GODINA:

A.   Tehničko izvješće

1.   OPERATIVNA PROVEDBA

1.1.	Vremenski raspored provedbe programa

1.2.	Ažurirana verzija iz izvješća o napretku o opisu organizacije odabira projekata te natječajnih ponuda i njihovih rezultata, ako je primjenjivo

1.3.	Postignuća u provedbi akcija programa u okviru odabranih prioriteta

1.3.1.

Akcije za provedbu prioriteta 1.

1.3.2.

Akcije za provedbu prioriteta 2.

1.3.3.

itd.

Aspekti prikazane akcije pri opisu svake akcije iz točke 1.3 do itd.

1.	Svrha i područje primjene akcije

2.	Izmjene programa kako ih je odobrila Komisija (ako je primjenljivo)

3.	Aktivnosti praćenja koje su provedene tijekom ili poslije provedbe

4.	Stvarni rezultati

5.	Ocjena stvarnih rezultata u usporedbi s ciljevima i pokazateljima u programu

1.4.	Rezultati tehničke pomoći

1.5.	Nastale poteškoće i mjere poduzete u vezi s provedbom programa

1.6.	Primijenjeni postupci kad je odgovorno tijelo provodilo projekt (projekte) i neposredno djelovalo kao izvršno tijelo (ako je primjenljivo)

1.7.	Usklađenost i komplementarnost s drugim instrumentima

2.	OCJENA POSTIGNUTOG NAPRETKA U PROVEDBI VIŠEGODIŠNJEG PROGRAMA

3.   DONESENE MJERE ZA OSIGURANJE INFORMACIJA O PROGRAMU

3.1.	Donesene mjere za objavu višegodišnjeg (1) i godišnjeg programa

3.2.	Provedba načela javnosti

4.   FINANCIJSKA PROVEDBA

Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa

Tablica 1. Podrobno financijsko izvješće

Država članica: (…)

Predmetni godišnji program: (…)

Prioritet/druge mjere: (…)

Stanje na dan: (dan/mjesec/godina)

(svi iznosi u EUR)

Planirano od strane države članice

Dodijeljeno na razini države članice

Stvarni iznosi prihvaćeni od strane odgovornog tijela (troškovi koje imaju krajnji korisnici i konačni doprinos EZ-a)

Akcije

Projekti

Ref. prioritet

Ref. posebni prioritet (2)

Ukupni planirani troškovi

Doprinos EZ-a

% Doprinos EZ-a

Ukupni prihvatljivi troškovi

Doprinos EZ-a

%Doprinos EZ-a

Ukupni prihvatljivi troškovi

Dospjeli doprinos EZ-a

% Doprinos EZ-a

Plaćeni doprinos EZ-ad

Još neplaćeno od strane EZ/za povrat od odgovornog tijela

(a)

(b)

(c = b/a)

(d)

(e)

(f = e/d)

(g)

(h)

(i = h/g)

(j)

(k = h – j)

Akcija 1.: (…)

projekt 1: (…)

projekt N: (…)

Ukupno Akcija 1.

Akcija..: (…)

projekt 1: (…)

projekt N: (…)

Ukupno Akcija…: (…)

Akcija N: (…)

projekt 1: (…)

projekt N: (…)

Ukupno Akcija N

Tehnička pomoć

Druge operacije (3)

Ukupno

0

0

0 %

0

0

0 %

0

0

0 %

0

0

4.1.

Popis svih neriješenih povrata na dan 30. lipnja godine N + 2 (N = godina ovoga godišnjeg programa) Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa Tablica 2. Popis još neriješenih naloga za povrat Država članica: (…) Fond: (…) Stanje na dan: (dan/mjesec/godina) Referenca Godišnji program Projekt Ukupan iznos koji treba vratiti Doprinos EZ-a koji treba vratiti Odbijeno u, s tim povezanom, financijskom izvješću (DA/NE) Razlozi za povrat

4.2.

Popis naloga za povrat koji nisu uključeni u financijska izvješća prethodnih godišnjih programa (ako je primjenjivo) Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa Tablica 3. Popis naloga za povrat koji još nisu odbijeni u prethodnim izjavama o troškovima Država članica: (…) Fond: (…) Stanje na dan: (dan/mjesec/godina) Reference Godišnji program Projekt Ukupan vraćeni iznos Vraćeni doprinos EZ-a Datum povrata Razlozi za povrat

5.   IZVJEŠĆIVANJE O NEPRAVILNOSTIMA

Obavijest o novim nepravilnostima (4)?				Ne		Da (Ako je odgovor „da”, ispuniti tablicu 4.)
Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa
Tablica 4. Prvo izvješćivanje o nepravilnosti
Država članica: (…)
Stanje na dan: (dan/mjesec/godina)
Fond: (…)
Referenca	Godišnji program	Projekt	Prekršena odredba	Vrsta nepravilnosti	Datum/izvor prve informacije	Način otkrivanja	Mogućnost prijevare (DA/NE)	Predmetni iznos u EUR (doprinos Zajednice)

Praćenje prethodnih nepravilnosti?				Ne		Da (Ako je odgovor „da”, ispuniti tablicu 5.)
Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa
Tablica 5. Izvješćivanje o praćenju nepravilnosti
Država članica: (…)
Stanje na dan: (dan/mjesec/godina)
Fond: (…)
Referenca	Godišnji program	Projekt	Prekršena odredba	Predmetni iznos	Daljnje mjere	Nalog za povrat (iznos u EUR)				Opoziv doprinosa EZ-a
				(doprinos Zajednice) u EUR		Izdani	Plaćeni	Zatezna kamata	Napušteni

6.   PRILOZI

Kratki prikaz pojedinih projekata (jedna stranica za pojedini projekt) u kojem se prikazuju ciljevi, ostvarenja, odgovarajući pokazatelji, financijska tablica.

Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa
Tablica 6. Izvješće za pojedini projekt
Referenca i naslov projekta: (…)	Prioritet: (…)
Krajnji korisnik: (…)	Posebni prioritet: (…)
Stanje na dan: (dan/mjesec/godina)	Mjera: (…)
TEHNIČKI SAŽETI PRIKAZ
Ciljevi/ostvarenja:
Relevantni pokazatelji:
Opravdanost (u slučaju posebnog prioriteta):
FINANCIJSKI SAŽETAK (svi iznosi u EUR) Dodijeljeno od strane odgovornog tijela Zatraženo od strane krajnjeg korisnika Prihvaćeno od strane odgovornog tijela   Doprinos EZ koji plaća odgovorno tijelo a: Izravni troškovi         Prvo plaćanje iz predfinanciranja   b: Neizravni troškovi         Drugo plaćanje iz predfinanciranja   c: troškovi obuhvaćeni doznačenim prihodom (ako je primjenljivo)         Završno plaćanje   a + b + c: Ukupni prihvatljivi troškovi 0 0 0   Nalog za povrat   d: Doprinos EZ-a             e: Doprinos krajnjeg korisnika i partnera (javna tijela)             od čega doznačeni prihod             f: Doprinos krajnjeg korisnika i partnera (privatna tijela)             g: Doprinos trećih strana             h: Primanja koja generira projekt         Dospjeli doprinos EZ   d + e + f + g + h: Ukupan prihod 0 0 0   Doprinos EZ-a Za isplatu/za povrat   % Doprinos EZ-a/Ukupni troškovi (d/(a + b + c)) % % %

B.   Zahtjev za plaćanje razlike/izjava o povratu

Ja, niže potpisani (ime odgovorne osobe pisano velikim slovima),

koji zastupam odgovorno tijelo za (ime Fonda)

—	ulažem zahtjev za plaćanje sljedećeg iznosa: EUR (5) + (točan iznos na dva decimalna mjesta) ILI

—	ulažem prijavu za povrat sljedećeg iznosa: EUR (6) — (točan iznos na dva decimalna mjesta)

Taj iznos proizlazi iz razlike između ukupnog iznosa isplata predfinanciranja primljenih za ovaj godišnji program i stvarno prijavljenih troškova.

Zahtjev za plaćanje prihvatljiv je jer:

(a)	je završno izvješće o provedbi godišnjeg programa podneseno Komisiji ili je priloženo;

(b)	je potvrđena izjava o troškovima podnesena ili priložena;

(c)	je godišnje revizorsko izvješće, mišljenje o djelovanju upravljačkih i kontrolnih sustava i izjava o valjanosti zahtjeva za plaćanje koje je pripremilo revizorsko tijelo podneseno ili priloženo;

(d)	su sve kamate koje proizlaze iz predfinanciranja knjižene na godišnji program kao nacionalni doprinos i uzete u obzir u izjavi o troškovima;

(e)	je godišnji program proveden u skladu s načelom zdravog financijskog upravljanja i postoji odgovarajući dokaz da su s njim povezane transakcije zakonite i ispravne;

(f)	ne postoji utemeljeno mišljenje Komisije o kršenju iz članka 226. Ugovora, kad je riječ o mjerama za koje su izdaci prijavljeni u zahtjevu.

Komisija mora izvršiti plaćanje:

Tijelu koje odgovorno za primanja plaćanja
Banci
Na bankovni račun br.
Vlasniku računa (ako nije isti kao odgovorno za primanja plaćanja)

Datum

Ime pisano velikim slovima, pečat, položaj i potpis nadležnog tijela

---

(1)  Primjenjivo samo za završno izvješće o provedbi prvoga godišnjeg programa.

(2)  Ako je primjenjivo.

(3)  Ako je primjenjivo.

(4)  Od posljednjeg završnog izvješća o napretku poslanog Komisiji.

(5)  Ukupan iznos koji se traži za dopunu plaćanja iz predfinanciranja.

(6)  Ukupan iznos koji se vraća nakon obračuna plaćanja iz predfinanciranja.

PRILOG VI.

OBRAZAC REVIZIJSKE STRATEGIJE

DRŽAVA ČLANICA:FOND (OVI):ODGOVORNO TIJELO:

1.   PRIRODA REVIZIJE

1.1.	Područje primjene strategije (obuhvaćeni fondovi)

1.2.	Razdoblje koje obuhvaća strategija

1.3.	Primijenjeni standardi revizije

2.   OCJENA RIZIKA

2.1.	Utvrđivanje i ocjena rizika

2.2.	Odgovor na rizik i preostali rizik

3.   CILJEVI I PRIORITETI

3.1.	Ciljevi revizija

3.2.	Prioriteti za revizije

4.   REVIZORSKI PRISTUP

4.1.   Revizije sustava

4.1.1.

Odgovorno tijelo/odgovorna tijela za poslove revizije

4.1.2.

Tijela kod kojih treba obaviti reviziju

4.1.3.

Horizontalna pitanja koja trebaju obuhvatiti revizije sustava

4.1.4.

Okvirni višegodišnji plan za revizije sustava (ako je moguć)

4.2.   Revizije projekata

4.2.1.

Odgovorno tijelo/odgovorna tijela za poslove revizije

4.2.2.

Opis metodologije uzorkovanja

5.   REVIZORSKI PLANOVI KOJI OBUHVAĆAJU KALENDARSKE GODINE 2007. I 2008.

5.1.   Godina 2007. (1)

Godina 2007.
Revizije sustava
Fondovi	Predmetna tijela	Predmetni postupci	Područje primjene revizije				Radni dani po radniku	Planiranje
Revizije projekata
Fondovi	Godina programa	Prioritet	Projekt	Krajnji korisnik	Ukupni prihvatljivi troškovi projekta	Troškovi koje treba revidirati	Radni dani po radniku	Planiranje

5.2.   Godina 2008.

Unijeti podatke uporabom obrasca tablice za godinu 2007.

Prilog (prilozi) revizijskoj strategiji  (2) : Godišnji planovi

DRŽAVA ČLANICA:FOND:ODGOVORNO TIJELO:OBUHVAĆENA KALENDARSKA GODINA:?>

1.	PROMJENE REVIZIJSKE STRATEGIJE, KAD JE PRIMJENJIVO

2.	GLAVNI REZULTATI REVIZIJA PRETHODNE GODINE

3.	REVIZORSKI PLAN ZA GODINU 20XX.

Unijeti podatke uporabom obrasca tablice za godinu 2007.

---

(1)  Ako je primjenjivo.

(2)  Podnosi se nakon revizijske strategije, u skladu s člankom 25. stavkom 2.

PRILOG VII.

OBRAZAC IZVJEŠĆA REVIZORSKOG TIJELA

DRŽAVA ČLANICA:FOND:ODGOVORNO TIJELO:GODIŠNJI PROGRAM OBUHVAĆEN IZVJEŠĆEM:

A.   Godišnje revizorsko izvješće

1.   OPĆE INFORMACIJE

1.1.	Tijela uključena u pripremu izvješća

1.2.	Utvrđivanje i utemeljenost velikih promjena u pripremi revizorskih planova povezanih s predmetnim godišnjim programom

1.3.

Zbirna tablica rezultata revizija Revizorsko izvješće Država članica: (…) Predmetni godišnji program: (…) Stanje na dan: (dan/mjesec/godina) REVIZIJE SUSTAVA ZAKLJUČENE OD POSLJEDNJEG IZVJEŠĆA Fond(ovi) Predmetna tijela Predmetni postupci Područje primjene revizije Provedeni radni dani Datum završnog izvješća                                                 REVIZIJE PROJEKATA POVEZANIH S GODIŠNJIM PROGRAMOM 20XX. Fond(ovi) Projekt Krajnji korisnik Ukupni prihvatljivi troškovi Revidirani prihvatljivi troškovi Financijski ispravak Čestoća pogreške       (a) (b) (c) (d = c/b)                                                                                                   Ukupno 0 0 0 % Ukupni godišnji program (e) (f) Stopa obuhvata: (= f/e)

2.   REVIZIJE SUSTAVA

2.1.	Tijela koja su provela revizije

2.2.	Zbirni popis provedenih revizija

2.3.	Glavne konstatacije, preporuke i zaključci pripremljeni na temelju revizorskog posla za upravljačke i kontrolne sustave

2.4.	Financijski utjecaj nalaza revizije

2.5.	Dodatni poslovi, kad je primjenjivo

2.6.	Navodi jesu li utvrđene poteškoće sustavne prirode i jesu poduzete mjere, uključujući kvantifikaciju bilo kakvih financijskih ispravaka

2.7.	Informacije o praćenju preporuka revizora

3.   REVIZIJE PROJEKATA

3.1.	Tijela koja su provela revizije

3.2.	Zbirni popis provedenih revizija i postotak provjerenih troškova u odnosu na ukupne prihvatljive troškove prijavljene Komisiji

3.3.	Glavne konstatacije, preporuke i zaključci revizija s obzirom na provedene projekte

3.4.	Zaključci doneseni na temelju revizija u vezi s učinkovitošću upravljačkih i kontrolnih sustava

3.5.	Financijski utjecaj nalaza revizije

3.6.	Dodatni poslovi, kad je primjenjivo

3.7.	Informacije o praćenju preporuka revizora

3.8.	Navodi jesu li utvrđene poteškoće sustavne prirode i jesu li poduzete mjere, uključujući kvantifikaciju bilo kakvih financijskih ispravaka

4.   DALJNJE AKTIVNOSTI U VEZI REVIZIJE OBUHVAĆENE PRETHODNIM IZVJEŠĆIMA, AKO JE PRIMJENJIVO

4.1.	Informacije o daljnjim aktivnostima u vezi s preporukama prethodnih revizija sustava

4.2.	Informacije o rezultatima revizija mjera sustavne prirode iz prethodnih godišnjih programa (Potpis odgovorne osobe)

B.   Mišljenje o djelovanju upravljačkih i kontrolnih sustava

Europskoj komisiji

1.   UVOD

Ja, niže potpisani, predstavnik (ime revizorskog tijela koje je imenovala država članica), pregledao sam djelovanje upravljačkih i kontrolnih sustava (ime Fonda) u vezi akcija provedenih u okviru godišnjeg programa za godinu (20XX.), radi davanja mišljenja jesu li sustavi djelovali učinkovito kako bi mogli odgovarajuće osigurati ispravnost izjava o troškovima koje se dostavljaju Komisiji i, u skladu s tim, zakonitost i pravilnost s njima povezanih transakcija.

2.   PODRUČJE PRIMJENE PREGLEDA

Pregled je proveden u skladu s revizorskom strategijom u vezi tog Fonda tijekom razdoblja (dan/mjesec/godina) do (dan/mjesec/godina) i uključen u godišnje revizorsko izvješće iz odjeljka A.

Ili:

Područje primjene pregleda nije bilo ograničeno.

Ili:

Područje primjene pregleda ograničavali su sljedeći faktori:

(a)

(…);

(b)

(…);

(c)

itd.

(Navedite svako ograničenje u području primjene pregleda, npr. sustavne poteškoće, slabosti upravljačkog i kontrolnog sustava, nepotpunu prateću dokumentaciju, predmete u sudskim postupcima itd., i procijenite iznose troškova i doprinosa Zajednice na koje to utječe. Ako revizorsko tijelo smatra da ograničenja nemaju utjecaj na prijavljene izdatke, to je potrebno navesti.)

3.   MIŠLJENJE

(Pozitivno revizorsko mišljenje:)

Na temelju navedenog pregleda smatram da su u navedenom godišnjem programu upravljački i kontrolni sustavi uspostavljeni za (ime Fonda) ispunili mjerodavne zahtjeve temeljnog akta br. 574/2007/EZ (i Odluke Komisije (EZ) br. (2008/456/EZ) i djelovali učinkovito kako bi mogli odgovarajuće osigurati ispravnost izjava o troškovima koje se dostavljaju Komisiji i, u skladu s tim, zakonitost i pravilnost s njima povezanih transakcija.

Ili (uvjetno mišljenje):

Na temelju navedenog pregleda smatram da su u navedenom godišnjem programu upravljački i kontrolni sustavi uspostavljeni za (ime Fonda) ispunili mjerodavne zahtjeve temeljnog akta br. 574/2007/EZ (i Odluke Komisije (EZ) br. (2008/456/EZ) i djelovali učinkovito kako bi mogli odgovarajuće osigurati ispravnost izjava o troškovima koji se dostavljaju Komisiji i, u skladu s tim, zakonitost i pravilnost s njima povezanih transakcija, osim u vezi:

(a)

(…);

(b)

(…);

(c)

itd.

Razlozi za moje mišljenje da taj aspekt ili ti aspekti sustava nisu ispunili zahtjeve i/ili nisu djelovali na takav način kako bi mogli odgovarajuće osigurati ispravnost izjava o troškovima koji se dostavljaju Komisiji su:

(a)

(…);

(b)

(…);

(c)

itd.

Ocjenjujem da je utjecaj uvjeta (uvjetâ) (…) % ukupnih prijavljenih troškova. Doprinos Zajednice na koje utječe je (…)

Ili (negativno mišljenje):

Na temelju navedenog pregleda smatram da u navedenom godišnjem programu upravljački i kontrolni sustavi uspostavljeni za (ime Fonda) nisu ispunili propisane zahtjeve članaka (…) temeljnog akta br. 574/2007/EZ (i Odluke Komisije (EZ) br. 2008/456/EZ) i nisu djelovali učinkovito kako bi mogli odgovarajuće osigurati ispravnost izjava o troškovima koje se dostavljaju Komisiji i, u skladu s tim, zakonitost i pravilnost s njima povezanih transakcija.

Ovo se negativno mišljenje temelji na:

(a)

(…);

(b)

(…);

(c)

itd.

Datum

Potpis

(Potpis odgovorne osobe)

C.   Potvrđivanje zahtjeva za plaćanje

Europskoj Komisiji

1.   UVOD

Ja, niže potpisani, zastupam (ime revizorskog tijela koje imenuje država članica) za godišnji sam program (20XX.) (ime Fonda), pregledao rezultate revizije provedene u vezi ovoga godišnjeg programa (i proveo dodatne poslove koje sam smatrao potrebnima, kako je navedeno u izvješću).

Taj sam posao planirao i izvršio radi ocjene je li zahtjev za plaćanje razlike doprinosa Zajednice za taj godišnji program (20XX.) valjan i jesu li transakcije obuhvaćene u izjavama o troškovima u vezi toga godišnjeg programa zakonite i pravilne.

2.   PODRUČJE PRIMJENE PREGLEDA

Ili:

Područje primjene pregleda nije bilo ograničeno.

Ili:

Područje primjene pregleda ograničavali su sljedeći faktori:

(a)

(…);

(b)

(…);

(c)

itd.

3.   MIŠLJENJE

Ili (pozitivno mišljenje):

Na temelju navedenog pregleda smatram da izjave o izdacima u svim bitnim aspektima objektivno prikazuju izdatke plaćene na temelju godišnjeg programa i da je zahtjev za plaćanje razlike doprinosa Zajednice na temelju ovoga godišnjeg programa valjan.

Ili (uvjetno mišljenje):

Na temelju navedenog pregleda smatram da izjave o izdacima u svim bitnim aspektima objektivno prikazuju izdatke plaćene na temelju godišnjeg programa i da je zahtjev za plaćanje razlike doprinosa Zajednice na temelju ovoga godišnjeg programa valjan, osim u vezi sljedećih točaka:

(a)

(…);

(b)

(…);

(c)

itd.

Ocjenjujem da je utjecaj uvjeta … ukupnih prijavljenih troškova. Doprinos Zajednice na koje utječe je tako ….

Ili (negativno mišljenje)

Na temelju navedenog pregleda smatram da izjave o izdacima u svim bitnim aspektima ne prikazuju objektivno izdatke plaćene na temelju godišnjeg programa i da zahtjev za plaćanje razlike doprinosa Zajednice na temelju ovoga godišnjeg programa nije valjan.

Datum

Potpis

(Potpis odgovorne osobe)

PRILOG VIII.

OBRAZAC IZJAVE O IZDACIMA ZA DRUGO PLAĆANJE IZ PREDFINANCIRANJA

DRŽAVA ČLANICA:FOND:TIJELO ZA POTVRĐIVANJE:GODIŠNJI PROGRAM KOJI OBUHVAĆA POTVRĐIVANJE:

Ja, niže potpisani, (ime odgovorne osobe)

zastupnik tijela za potvrđivanje koje je imenovano za (ime Fonda)

ovim potvrđujem da svi izdaci uključeni u izvješće o napretku o provedbi godišnjeg programa iznose:

EUR (1)

(točan iznos na dva decimalna mjesta)

Također potvrđujem da mjere napreduju u skladu s ciljevima utvrđenim odlukom Komisije kojom se usvaja godišnji program i u skladu s temeljnim aktom i njegovim provedbenim pravilima, a osobito da:

1.	je izjava o izdacima točna, da proizlazi iz pouzdanog računovodstvenog sustava i da se temelji na dokazivim popratnim dokumentima;

2.	su prijavljeni izdaci u skladu s važećim pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima i da su nastali u vezi s mjerama odabranim za financiranje u skladu s kriterijima koji važe za godišnji program i s važećim pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima, osobito s pravilima za javnu nabavu;

3.	sam, za potrebe izdavanja potvrda, od odgovornog tijela dobio odgovarajuće informacije o provedenim postupcima i provjerama u vezi s izdacima uključenim u izvješća o izdacima;

4.	izjava o izdacima i zahtjev za drugo plaćanje iz osnova pretfinanciranja uzima u obzir, kad je primjenljivo, sve iznose koji su vraćeni i sve kamate primljene u okviru godišnjeg programa.

Ova izjava o izdacima temelji se na računovodstvenim iskazima koji su privremeno zaključeni (dan/mjesec/20XX.).

U skladu s člankom 45. temeljnog akta, popratni dokumenti dostupni su i bit će dostupni najmanje pet godina nakon što Komisija zaključi godišnji program.

Datum

Ime velikim tiskanim slovima, pečat, položaj i potpis tijela za potvrđivanje

---

(1)  Ukupan iznos prihvatljivih izdataka koje su platili krajnji korisnici ili su upotrijebljeni za tehničku pomoć.

PRILOG IX.

OBRAZAC IZJAVE O IZDACIMA ZA PLAĆANJE RAZLIKE

DRŽAVA ČLANICA:FOND:TIJELO ZA POTVRĐIVANJE:GODIŠNJI PROGRAM KOJI OBUHVAĆA POTVRĐIVANJE:

Ja, niže potpisani, (ime odgovorne osobe)

zastupnik tijela za potvrđivanje koje je imenovano za (ime Fonda)

ovime potvrđujem da svi izdaci uključeni u završno izvješće o provedbi godišnjeg programa iznose:

EUR (1)

(točan iznos na dva decimalna mjesta)

Također potvrđujem da mjere napreduju u skladu s ciljevima utvrđenim odlukom Komisije kojom se usvaja godišnji program i u skladu s temeljnim aktom i njegovim provedbenim pravilima, a osobito da:

1.	je izjava o izdacima točna, proizlazi iz pouzdanog računovodstvenog sustava i da se temelji na dokazivim popratnim dokumentima;

2.	su prijavljeni izdaci u skladu s važećim pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima i da su nastali u vezi s mjerama odabranim za financiranje u skladu s kriterijima koji važe za godišnji program i s važećim pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima, osobito s pravilima za javnu nabavu;

3.	postoji razuman dokaz da su s tim povezane transakcije zakonite i ispravne;

4.	sam, za potrebe izdavanja potvrda, od odgovornog tijela dobio odgovarajuće informacije o provedenim postupcima i provjerama u vezi s izdacima uključenim u izvješća o izdacima;

5.	su odgovarajuće uzeti u obzir svi rezultati revizije koju je provelo revizorsko tijelo ili su provedeni u njegovoj nadležnosti;

6.	izjava o izdacima i zahtjev za drugo plaćanje iz osnova predfinanciranja uzima u obzir, kad je primjenljivo, sve iznose koji su vraćeni i sve kamate primljene u okviru godišnjeg programa.

Ova izjava o izdacima temelji se na računovodstvenim iskazima koji su privremeno zaključeni (dan/mjesec/20XX.).

U skladu s člankom 45. temeljnog akta, popratni su dokumenti dostupni i bit će dostupni najmanje pet godina nakon što Komisija zaključi godišnji program.

Datum

Ime velikim tiskanim slovima, pečat, položaj i potpis tijela za potvrđivanje

---

(1)  Ukupan iznos prihvatljivih izdataka koje su platili krajnji korisnici ili su upotrijebljeni za tehničku pomoć.

PRILOG X.

UPUTE O AMBLEMU I DEFINICIJI STANDARDNIH BOJA

Simboličan opis

Na nebeskoplavoj podlozi 12 zlatnih zvijezda oblikuje krug koji prikazuju povezanost naroda Europe. Broj zvijezda je nepromjenljiv, broj dvanaest simbolizira potpunost i jedinstvo.

Heraldički opis

Na nebeskoplavoj podlozi nalazi se krug od 12 zlatnih petokrakih zvijezda čiji se krakovi ne dodiruju.

Geometrijski opis

Amblem ima oblik plave pravokutne zastave čija je osnovica jedan i pol puta dulja od stranice. Dvanaest zlatnih zvijezda nalazi se na jednakim udaljenostima od nevidljivog kruga čije je središte sjecište dijagonala pravokutnika. Promjer kruga jednak je trećini visine stranice pravokutnika. Svaka zvijezda ima pet krakova koji su na obodu nevidljiva kruga čiji je promjer jednak jednoj osamnaestini visine stranice pravokutnika. Sve su zvijezde uspravne, tj. jedan je krak uspravan, a dva su kraka u uspravnoj liniji pod pravim kutom na okomiti rub pravokutnika. Krug je raspodijeljen tako da su zvijezde raspoređene kao brojčanik na satu. Njihov je broj nepromjenljiv.

Propisane boje

Amblem je u sljedećim bojama: PANTONE REFLEX BLUE za površinu pravokutnika; PANTONE YELLOW za zvijezde.

Četverobojni postupak

Ako se upotrebljava četverobojni postupak, napravite dvije standardne boje uporabom četiriju boja četverobojnog postupka.

PANTONE YELLOW može se dobiti uporabom 100 % Process Yellow.

PANTONE REFLEX BLUE može se dobiti miješanjem 100 % Process Cyan i 80 % Process Magenta.

Internet

Na mrežnoj paleti boja PANTONE REFLEX BLUE odgovara boji RGB:0/0/153 (heksadecimalni zapis: 000099), a PANTONE YELLOW boji RGB:255/204/0 (heksadecimalni zapis boja: FFCC00).

Jednobojni reprodukcijski postupak

Ako upotrebljavate crno, nacrtajte crni pravokutnik i otisnite crne zvijezde na bijeloj podlozi.

Ako upotrebljavate plavo (Reflex Blue), upotrijebite 100 % Reflex Blue, a zvijezde neka budu u mat bijeloj boji.

Reprodukcija na podlozi u boji

Ako ne postoji druga mogućnost osim pozadine u boji, pravokutnik neka ima bijeli obrub čija širina mora biti jednaka 1/25 visine pravokutnika.

PRILOG XI.

PRAVILA O PRIHVATLJIVOSTI IZDATAKA FONDA ZA VANJSKE GRANICE

I.   Opća načela

I.1.   Temeljna načela

1.

U skladu s temeljnim aktom izdaci, da bi bili prihvatljivi, moraju: (a) biti u okviru područja primjene Fonda i njegovih ciljeva, kako je navedeno u člancima 1. i 3. temeljnog akta; (b) biti u okviru prihvatljivih mjera navedenih člancima 4. i 6. temeljnog akta; (c) biti potrebni za provođenje aktivnosti obuhvaćenih projektom, koji je dio višegodišnjih i godišnjih programa koje je odobrila Komisija; (d) biti razumni i u skladu s načelima zdravog financijskog upravljanja, osobito isplativosti i troškovne učinkovitosti; (e) biti izvršeni od strane krajnjeg korisnika i/ili partnera u projektu koji imaju poslovni nastan i registrirani su u državi članici, osim u slučaju međunarodnih vladinih udruga koje nastoje postići iste ciljeve koji su utvrđeni u temeljnom aktu. U vezi članka 39. ove Odluke pravila koja važe za krajnjeg korisnika primjenjuju se mutatis mutandis na partnere u projektu; (f) nastati u skladu s posebnim odredbama u sporazumu o potpori.

2.	U slučaju višegodišnjih mjera u smislu značenja iz članka 16. stavka 6. temeljnog akta, za primjenu tih pravila o prihvatljivosti kao projekt smatra se samo dio mjere koji se sufinancira iz godišnjeg programa.

3.	Projekti koje podupire Fond ne financiraju se iz drugih izvora obuhvaćenih proračunom Zajednice. Projekti koje podupire Fond sufinanciraju se iz javnih i privatnih izvora.

I.2.   Proračun projekta

Proračun projekta prikazuje se kako slijedi:

Izdaci	Prihodi
+ izravni troškovi (IT) + neizravni troškovi (utvrđen postotak IT, definiran u sporazumu o potpori) + troškovi pokriveni dodijeljenim prihodom (ako je primjenljivo)	+ doprinos EZ (definiran kao najniži od triju iznosa navedenih u članku 12. ove Odluke) + doprinos krajnjeg korisnika i partnera u projektu (1) + doprinos trećih strana + primanja koja nastaju od projekta
= Ukupni prihvatljivi troškovi (UPT)	= Ukupan prihod

Proračun je uravnotežen: ukupni prihvatljivi troškovi jednaki su kao i ukupan prihod.

I.3.   Prihod i načelo neprofita

1.

Projekti koje podupire Fond moraju biti neprofitni. Ako na završetku projekta izvori prihoda, uključujući primitke, prelaze izdatke, doprinos projektu iz Fonda u skladu s tim se smanjuje. Svi izvori prihoda za projekt moraju biti zabilježeni u računovodstvenoj evidenciji ili poreznim dokumentima krajnjeg korisnika i moraju biti lako odredivi i provjerljivi.

2.

Prihodi projekta sastoje se od financijskih doprinosa koje projektu odobrava Fond, od javnih i privatnih izvora, uključujući doprinos krajnjeg korisnika te od primitaka koje proizvodi sam projekt. „Primici” za potrebe ovog pravila obuhvaćaju prihode koje projekt primi tijekom razdoblja prihvatljivosti kako je navedeno u točki I.4, od prodaje, najamnine, usluga, upisnina/naknada i drugih jednakovrijednih prihoda.

3.	Doprinos Zajednice koji proizlazi iz primjene načela neprofitnosti, kako je navedeno u članku 12. točki (c) ove Odluke, bit će „ukupni prihvatljivi troškovi” umanjeni za „doprinos od trećih strana” i „primitke koje proizvodi projekt”.

I.4.   Razdoblje prihvatljivosti

1.

Troškovi povezani s projektom moraju nastati i odgovarajuća se plaćanja moraju izvršiti (osim amortizacije) nakon 1. siječnja godine navedene u odluci o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti traje do 31. prosinca godine N (2) + 1, što drugim riječima znači da troškovi koji se odnose na projekt moraju nastati prije tog datuma.

2.	Iznimka za navedeno razdoblje prihvatljivosti dopuštena je za: (a) projekte koji primaju potporu u okviru godišnjeg programa 2007. u skladu s člankom 37. stavkom 3. temeljnog akta; (b) tehničku pomoć za države članice (pogledajte točku V. stavak 3.).

I.5.   Evidencija o izdacima

1.	Izdaci se moraju podudarati s plaćanjima koja izvršava krajnji korisnik. Izdaci moraju biti u obliku financijskih (gotovinskih) transakcija, s iznimkom izdatka za amortizaciju.

2.	Izdaci se u pravilu dokazuju službenim računima. Kad to nije moguće, izdaci su popraćeni računovodstvenim dokumentima ili popratnim dokumentima istovrijedne dokazne vrijednosti.

3.

Izdaci moraju biti lako odredivi i provjerljivi. Osobito, (a) moraju biti provedeni u računovodstvenoj evidenciji krajnjeg korisnika; (b) moraju se utvrditi u skladu s važećim računovodstvenim standardima zemlje u kojoj krajnji korisnik ima poslovni nastan i s uobičajenim praksama analitičkog računovodstva krajnjeg korisnika; i (c) moraju biti prijavljeni u skladu sa zahtjevima važećeg poreznog i socijalnog zakonodavstva.

4.	Kad je to potrebno, krajnji korisnici moraju čuvati ovjerene primjerke računovodstvenih dokumenata kojima se dokazuju prihodi i izdaci koje su imali partneri u vezi predmetnog projekta.

5.	Pohranjivanje i obrada takvih evidencija mora biti u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o zaštiti podataka.

I.6.   Teritorijalna primjena

1.

Izdatke za mjere iz članaka 4. i 6. temeljnog akta moraju na državnom području država članica napraviti krajnji korisnici određeni u točki I.1(e), s iznimkom: — izdataka za provedbu akcija u vezi s općim ciljem iz članka 3. stavka 1. točke (d) temeljnog akta. Izdaci za akcije mogu nastati na državnom području država članica i na državnom području trećih zemalja, — akcija koje se odnose na nadzor vanjskih granica. Te se mjere mogu odvijati unutar i izvan državnog područja država članica.

2.	Partneri u projektu koji su registrirani i imaju poslovni nastan u trećim zemljama mogu sudjelovati u projektima, ako ne prouzročuju dodatne troškove, osim u slučaju međunarodnih vladinih udruga. Troškovi koje imaju ti partneri stoga su neprihvatljivi.

II.   Kategorije prihvatljivih troškova (na razini projekta)

II.1.   Izravni prihvatljivi troškovi

Izravni prihvatljivi troškovi projekata su troškovi koji su, uz odgovarajuće uzimanje u obzir općih uvjeta prihvatljivosti navedenih u dijelu I., odredivi kao posebni troškovi izravno povezani s provedbom projekta. Izravni su troškovi uključeni u ocjenu cjelokupnog proračuna projekta.

Sljedeći su izravni troškovi prihvatljivi:

II.1.1.   Troškovi osoblja

II.1.1.1.   Opća pravila

1.

Izravni troškovi za osoblje prihvatljivi su samo za osobe koje imaju ključnu i izravnu ulogu u projektu, kao što su npr. voditelji projekta i drugo osoblje operativno uključeno u projekt, npr. u planiranje projektnih aktivnosti, provedbu (ili praćenje) operativnih aktivnosti, pružanje usluga krajnjim primateljima projekta itd. Troškovi za druge članove osoblja u organizaciji krajnjeg korisnika koji imaju samo potpornu ulogu (kao što su npr. generalni direktor, računovođa, potpora pri nabavi, kadrovska potpora, potpora informacijske tehnologije, administrator, službenik na recepciji itd.) nisu prihvatljivi kao izravni troškovi i smatraju se neizravnim troškovima (vidjeti točku II.2).

2.

Troškovi osoblja podrobno se određuju u nacrtu proračuna, pri čemu je potrebno navesti položaj, broj i imena osoblja. Ako imena osoba još nisu poznata ili se ne smiju otkriti, potrebno je navesti stručne i tehničke sposobnosti osoba predviđenih za provedbu odgovarajućih funkcija/zadaća u okviru projekta.

3.

Troškovi osoblja dodijeljenog projektu, npr. plaće i doprinosi za socijalnu sigurnost i drugi propisani troškovi, prihvatljivi su uz uvjet da ne premašuju prosječne stope u vezi uobičajene politike naknada krajnjeg korisnika. Kad je to primjenljivo, ovaj iznos može uključivati sve uobičajene doprinose koje plaća poslodavac, ali ne smije uključivati nikakve dodatke, stimulativne isplate ili sheme podjele profita. Davanja, porezi ili naknade (ponajprije, izravni porezi i doprinose za socijalno osiguranje iz plaća) koji proizlaze iz projekata koji se sufinanciraju iz Fonda predstavljaju prihvatljive troškove samo kad ih stvarno snosi krajnji korisnik potpore.

II.1.1.2.   Posebni uvjeti za troškove osoblja javnih tijela

Troškovi osoblja javnih tijela koja su odgovorna za provedbu projekt smatraju se prihvatljivim izravnim troškovima samo u sljedećim slučajevima:

1.

U skladu sa zadaćama koje provode u vezi projekta kao i trajanjem projekta, troškovi za osoblje konzularnih i drugih služba država članica u trećim zemljama koje je nadležno za upravljanje tokova državljana trećih zemalja na državna područja država članica, kao što su npr. konzularni dužnosnici, časnici za vezu u području zračnog prometa i časnici za vezu za useljavanje, smatraju se izravnim prihvatljivim troškovima, uz uvjet da je svrha projekta poboljšati suradnju među državama članicama i da uključuje podjelu zadaća i odgovornosti u korist više od dviju država članica sudionica.

2.

Troškovi za osoblje drugih tijela i služba država članica navedenih u temeljnom aktu, kao što su granične straže uz uvjet da: (a) se projekt ne bavi pretežno nabavom opreme ili nekretnina kako je navedeno u točkama II.1.3 i II.1.4 dalje u tekstu; i (b) se projekt uglavnom sastoji od zadaća koje zahtijevaju aktivan i stalan doprinos osoblja, kao što je npr. organizacija sastanaka i postupaka za upravljanje za razmjenu podataka ili najboljih praksi, mehanizmi za savjetovanje i koordinaciju, osposobljavanje i izobrazba osoblja te programi za privremeni premještaj i razmjenu stručnjaka. U takvim se slučajevima troškovi osoblja smatraju prihvatljivim izravnim troškovima za: — osobu koju je krajnji korisnik ugovorno zaposlio samo za potrebe provedbe projekta, — osobu koju je krajnji korisnik zaposlio na neodređeno vrijeme koja: i. obavlja zadaće, osobito one povezane s provedbom projekta na temelju plaćanja prekovremenog rada; ili ii. je privremeno dodijeljena na temelju odgovarajuće dokumentirane odluke organizacije za zadaće koje su isključivo povezane s provedbom projekta i koje nisu dio njezina uobičajenog posla i organizacija je zamjenjuje zapošljavanjem druge osobe koja obavlja njezine poslove.

II.1.2.   Putni troškovi i dnevnice

1.

Putni troškovi i dnevnice prihvatljivi su kao izravni troškovi samo: (a) za osoblje krajnjeg korisnika čiji su troškovi prihvatljivi kako je određeno u točki II.1.1; (b) u izvanrednim i odgovarajuće utemeljenim slučajevima za osoblje krajnjeg korisnika koje ima potpornu ulogu kako je određeno u točki II.1.1; (c) za druge osobe izvan krajnjeg korisnika koje sudjeluju u aktivnostima projekta. U tom je slučaju potrebno čuvati popise prisutnih kao dokaz.

2.

Putni su troškovi prihvatljivi na temelju stvarno nastalih troškova. Stope za povrat temelje se na najjeftinijem načinu javnog prijevoza ili zračnog prijevoza koji se u pravilu odobrava samo za putovanja preko 800 km (povratno putovanje) ili kad zemljopisna udaljenost određenog mjesta opravdava putovanje zračnim prijevozom. Potrebno je čuvati kupone za ulazak na zrakoplov. U slučaju prijevoza vlastitim vozilom troškovi se uobičajeno vraćaju na temelju troškova javnog prijevoza ili na temelju stope kilometraže u skladu s objavljenim službenim pravilima u predmetnoj državi članici ili stope kilometraže koju koristi krajnji korisnik.

3.

Troškovi boravka prihvatljivi su na temelju stvarno nastalih troškova ili dnevnica. Kad neka organizacija ima svoje stope dnevnica (terenskog dodatka), one se primjenjuju u granicama koje je utvrdila država članica u skladu s nacionalnim zakonodavstvom i praksom. Smatra se da dnevnica (terenski dodatak) uobičajeno pokriva lokalni prijevoz (uključujući taksi), smještaj, prehranu, lokalne telefonske pozive i druge manje izdatke.

II.1.3.   Oprema

II.1.3.1.   Opća pravila

1.

Troškovi koji se odnose na nabavu opreme (na temelju sljedećega: najma, zakupa, nabave na temelju svih ili djela troškova ili amortizacije kupljenih sredstava) prihvatljivi su samo ako su bitni za provedbu projekta. Oprema mora imati tehnička svojstva potrebna za projekt i biti u skladu s važećim mjerilima i standardima.

2.	Troškovi za tekuću upravnu opremu (kao što su npr. pisač, prijenosno računalo, faks, stroj za fotokopiranje, telefon, kablovi itd.) nisu prihvatljivi kao izravni troškovi i smatraju se neizravnim troškovima (vidjeti točku II.2).

II.1.3.2.   Najam i zakup

Izdaci povezani s poslovima najma i zakupa prihvatljivi su za sufinanciranje podložno pravilima utvrđenim u državi članici, nacionalnom zakonodavstvu i praksi te trajanju najma ili zakupa za potrebe projekta.

II.1.3.3.   Kupnja

1.

Troškovi koji se odnose na nabavu opreme (sustava, operativne opreme, prijevoznih sredstava kako je, inter alia, navedeno u članku 5. stavku 1. točkama (c) do (f) temeljnog akta), prihvatljivi su u skladu s nacionalnim pravilima. Takvi su troškovi prihvatljivi za sufinanciranje na temelju punih ili djelomičnih troškova kupovine ako: (a) su izravno povezani s realizacijom projekta; (b) su nastali u skladu s nacionalnim pravilima nabave utvrđenim u državi članici; (c) oprema ima tehnička svojstva potrebna za projekt i ako je u skladu s važećim kriterijima i standardima; (d) će se oprema i nadalje upotrebljavati za iste ciljeve koje ima projekt, i nakon što projekt završi najmanje: — tri godine ili više za opremu informacijske i komunikacijske tehnologije (ICT), — pet godina ili više za druge vrste opreme, kao što su operativna oprema i prijevozna sredstva, osim onih navedenih dalje u tekstu, — 10 godina za helikoptere, plovila i zrakoplove.

2.

Troškovi za navedenu opremu mogu biti prihvatljivi na temelju amortizacije u skladu s nacionalnim pravilima. U tom se slučaju primjenjuju navedeni uvjeti (a), (b) i (c). Osim toga, moraju se ispuniti sljedeći uvjeti: (a) kad je oprema kupljena prije ili tijekom trajanja projekta, prihvatljiv je samo dio amortizacije opreme na temelju trajanja uporabe za potrebe projekta i stope stvarne uporabe za potrebe projekta; (b) oprema koja je kupljena prije trajanja projekta, ali koja se upotrebljava za potrebe projekta, prihvatljiva je na temelju amortizacije. Međutim, ti troškovi nisu prihvatljivi ako je oprema prvotno kupljena uz potporu Zajednice; (c) nabavni troškovi opreme odgovaraju uobičajenim tržišnim cijenama a vrijednost predmeta o kojima je riječ otpisuje se u skladu s poreznim i računovodstvenim pravilima koja važe za krajnjeg korisnika.

II.1.4.   Nekretnine

II.1.4.1.   Opća pravila

U slučaju kupnje, gradnje, obnove ili najma nekretnine, nekretnine imaju tehnička svojstva potrebna za projekt i u skladu su s važećim kriterijima i standardima.

II.1.4.2.   Kupnja, gradnja ili obnova

1.

Ako je kupnja nekretnine ključna za provedbu projekta i jasno je povezana s njegovim ciljevima, kupnja nekretnine, tj. već izgrađenih zgrada ili gradnja nekretnine prihvatljiva je za sufinanciranje na temelju punih ili djelomičnih troškova, ili na temelju amortizacije, uz uvjete koji su navedeni dalje u tekstu, ne dovodeći pritom u pitanje primjenu strožih nacionalnih pravila: (a) pribavlja se certifikat neovisnog stručnog procjenitelja ili propisno ovlaštenog službenog tijela kojim se utvrđuje da cijena ne prelazi tržišnu vrijednost i potvrđuje da je nekretnina u skladu s nacionalnim propisima ili podrobno navodi točke koje nisu u skladu i koje krajnji korisnik planira ispraviti u okviru projekta; (b) nekretnina nije kupljena uz potporu Zajednice u bilo kojem trenutku prije provedbe projekta; (c) nekretnina će se isključivo koristiti za potrebe navedene u projektu tijekom razdoblja od 10 godina od datuma zaključenja projekta, osim ako Komisija izričito ne odluči drukčije u slučaju sufinanciranja svih ili djelomičnih troškova. U slučaju sufinanciranja na temelju amortizacije to se razdoblje smanjuje na pet godina; (d) kupnja nekretnine obavlja se uz poštovanje načela omjera između kakvoće i cijene te troškovne učinkovitosti i mora biti razmjerna cilju koji treba ostvariti provedbom projekta; (e) u slučaju sufinanciranja na temelju amortizacije, prihvatljiv je samo onaj dio amortizacije tih sredstava koji dogovara trajanju uporabe za projekt i stopi stvarne uporabe za potrebe projekta. Amortizacija se izračunava prema nacionalnim računovodstvenim pravilima.

2.	Troškovi za obnovu nekretnine prihvatljivi su za sufinanciranje na temelju punih ili djelomičnih troškova ili na temelju amortizacije. U slučaju troškova za obnovu primjenjuju se samo uvjeti iz točaka (c) i (e).

II.1.4.3.   Najam

Najam nekretnine prihvatljiv je kad postoji jasna veza između najma i ciljeva predmetnog projekta, uz uvjete koji su navedeni dalje u tekstu i ne dovodeći u pitanje primjenu strožih nacionalnih pravila:

(a)	nekretnina nije kupljena uz potporu Zajednice;

(b)	nekretnina se mora upotrebljavati samo za potrebe projekta. U suprotnom, prihvatljiv je samo dio troškova koji odgovaraju upotrebi za potrebe projekta.

II.1.4.4.   Uredski prostor za krajnjeg korisnika

Troškovi za kupnju, izgradnju, obnovu ili najam uredskog prostora za uobičajene aktivnosti krajnjeg korisnika nisu prihvatljivi. Takvi se troškovi smatraju neizravnim troškovima (vidjeti točku II.2).

II.1.5.   Potrošni materijal, zalihe i opće usluge

1.	Troškovi potrošnog materijala, zaliha i općih usluga prihvatljivi su uz uvjet da su lako odredivi i izravno potrebni za provedbu projekta.

2.

Međutim, uredske zalihe i sve vrste manjeg upravnog potrošnog materijala, zaliha, usluga smještaja i opskrbe i općih usluga (npr. telefona, interneta, poštarine, usluga čišćenja ureda, komunalnih usluga, osiguranja, osposobljavanja osoblja, zapošljavanja itd.) nisu izravni prihvatljivi troškovi; uključeni su u neizravne troškove iz točke II.2.

II.1.6.   Podugovaranje

1.	U pravilu krajnji korisnici moraju sami biti sposobni provesti aktivnosti koje se odnose na projekt. Stoga podugovaranje mora biti ograničeno i ne smije prelaziti 40 % izravnih prihvatljivih troškova projekta, osim ako nije unaprijed valjano opravdano i odobreno od strane odgovornog tijela.

2.

Izdaci povezani sa sljedećim podizvođačkim ugovorima nisu prihvatljivi za sufinanciranje iz Fonda: (a) podugovaranje zadaća koje su povezane s općim upravljanjem projekta; (b) podugovaranje koje povećava troškove projekta, a pritom se njegova vrijednost razmjerno ne povećava; (c) podugovaranje s posrednicima ili savjetnicima kod kojih je plaćanje određeno kao postotak ukupnih troškova projekta, osim ako takvo plaćanje ne opravda krajnji korisnik upućivanjem na stvarnu vrijednost obavljenih radova ili usluga.

3.	Za sve podugovore, podizvođači se obvezuju revizorskim i kontrolnim tijelima osigurati sve potrebne informacije povezane s podugovorenim aktivnostima.

II.1.7.   Troškovi koji izravno proizlaze iz zahtjeva povezanih sa sufinanciranjem EU

Troškovi potrebni za ispunjavanje zahtjeva povezanih sa sufinanciranjem EU, kao što su javnost postupka, transparentnost, ocjena projekta, vanjska revizija, bankovna jamstva, troškovi prevođenja itd., prihvatljivi su izravni troškovi.

II.1.8.   Troškovi za stručnjake (vještačenje)

Prihvatljivi su troškovi za pravno savjetovanje, bilježničke pristojbe i troškovi za tehničke i financijske stručnjake.

II.2.   Neizravni prihvatljivi troškovi

1.

Neizravni troškovi odnose se na kategorije izdataka koji nisu odredivi kao posebni troškovi izravno povezani s projektom. Određeni postotak ukupnog iznosa izravnih prihvatljivih troškova može biti prihvatljiv kao neizravni troškovi uz uvjet da: (a) su neizravni troškovi što manji i da država članica odredi točan postotak neizravnih troškova s obzirom na potrebe; (b) su neizravni troškovi predviđeni u planiranom proračunu projekta; (c) neizravni troškovi ne uključuju troškove dodijeljene drugoj stavci proračuna za projekt; d) se neizravni troškovi ne financiraju iz drugih izvora. Organizacije koje primaju potporu za poslovanje iz proračuna EU i/ili od države članice ne mogu uključiti neizravne troškove u svoj planirani proračun; (e) u načelu, utvrđen postotak neizravnih troškova u odnosu na ukupan iznos izravnih prihvatljivih troškova ne prelazi 5 %. Međutim, utvrđen postotak neizravnih troškova ne smije prelaziti 2,5 % ni u jednom od sljedećih slučajeva: — kad odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo kako je određeno člankom 7. stavkom 3. ili — kad zbroj podugovaranja (II.1.6) i javne nabave (točke II.1.3 i II.1.4) prelazi 40 % prihvatljivih izravnih troškova.

2.

Postotak dodijeljen za neizravne troškove pokriva sljedeće troškove, a osobito: (a) troškove osoblja koji su neprihvatljivi kao izravni troškovi u skladu s točkom II.1.1.1 stavkom 1.; (b) upravne izdatke i izdatke za upravljanje, kao što su troškovi iz točke II.1.5.2; (c) bankovne provizije i naknade (osim bankovnih jamstava kako je određeno u odjeljku II.1.7); (d) troškove za nekretnine i troškove održavanja kad su povezani s dnevnim upravnim poslovima, kao što su troškovi iz točke II.1.4.4; (e) sve troškove povezane s projektom, ali izuzete iz odjeljka II.1 – „Izravni prihvatljivi troškovi”.

III.   Neprihvatljivi izdaci

Sljedeći troškovi nisu prihvatljivi:

(a)	PDV, osim kad krajnji korisnik može dokazati da ga ne može naplatiti;

(b)	povrat na kapital, dug i troškove koji proizlaze iz dužničkih obveza, dužničke kamate, devizne provizije i gubici, rezervacije za gubitke i za moguće buduće obveze, plaćanje dužničkih kamata, sumnjivi dugovi, globe, novčane kazne, sudski troškovi i prekomjerni ili nepotrebni izdaci;

(c)	troškovi reprezentacije isključivo za osoblje projekta. Dopušteni su razumni troškovi za troškove opskrbe na društvenim događanjima koji su opravdani projektom, kao što je to npr. na završetku projekta ili sastancima skupine za davanje smjernica za projekt;

(d)	troškovi koje prijavljuje krajnji korisnik i koji su pokriveni u okviru drugog projekta ili radnog programa koji prima potporu Zajednice;

(e)	kupovanje zemljišta;

(f)	troškovi osoblja za službenike koji pridonose provedbi projekta obavljanjem zadaća koje su dio njihova uobičajenog posla;

(g)	doprinosi u naravi.

IV.   Troškovi pokriveni dodijeljenim prihodom

1.

U odgovarajuće utemeljenim slučajevima, sufinanciranje projekta u vezi doprinosa krajnjeg korisnika i partnera u projektu može se djelomično izvršiti doprinosima u smislu rada koji obavljaju stalni djelatnici koje zapošljavaju ta tijela i koji su uključeni u projekt. U tom slučaju ti troškovi nisu prihvatljivi kao izravni ili neizravni troškovi osoblja, kako su definirani u točkama II.1.1 i II.2, nego kao troškovi pokriveni dodijeljenim prihodom.

2.

Takvi doprinosi ne smiju prelaziti 50 % ukupnog doprinosa krajnjeg korisnika. U tom se slučaju primjenjuju sljedeća pravila: (a) zadaće javnih službenika povezane su isključivo s provedbom projekta i ne proizlaze iz propisanih nadležnosti javnog tijela; (b) javni službenici kojima je povjerena provedba projekta privremeno su dodijeljeni odgovarajuće dokumentiranom odlukom nadležnog tijela; (c) vrijednost doprinosa moguće je revidirati i ne smije prelaziti stvarno nastale troškove odgovarajuće utemeljenim računovodstvenom dokumentacijom javnog tijela.

V.   Tehnička pomoć na poticaj država članica

1.

Na poticaj svake države članice prihvatljive su sljedeće mjere tehničke pomoći za svaki godišnji program, u okviru ograničenja iz članka 18. temeljnog akta: (a) izdaci povezani s pripremom, odabirom, ocjenjivanjem, upravljanjem i praćenjem mjera (uključujući računalnu opremu i potrošni materijal); (b) izdaci povezani s revizijama i pregledima na licu mjesta mjera ili projekata; (c) izdaci povezani s ocjenom mjera ili projekata; (d) izdaci povezani s informacijama, širenjem i transparentnošću u vezi s mjerama; (e) izdaci za nabavu, postavljanje i održavanje računalnih sustava za upravljanje, praćenje i ocjenu fondova; (f) izdaci za sjednice kontrolnih odbora i pododbora u vezi provedbe mjera. Ti izdaci mogu uključivati i troškove stručnjaka i drugih sudionika u tim odborima, uključujući sudionike iz trećih zemalja, kad je njihova prisutnost bitna za učinkovitu provedbu mjera; (g) izdaci za plaće, uključujući doprinos za socijalno osiguranje, ali samo u sljedećim slučajevima: — državni službenici ili drugi javni službenici koji su odgovarajuće dokumentiranom odlukom nadležnog tijela privremeno dodijeljeni za obavljanje zadaća iz točaka (a) do (f), — drugo osoblje zaposleno za obavljanje zadaća iz točaka (a) do (f), — razdoblje privremenog dodjeljivanja ili zapošljavanja ne smije prelaziti konačni datum za prihvatljivost izdataka utvrđen odlukom kojom se odobrava pomoć.

2.	Iz tehničke pomoći mogu se financirati izdaci koje je napravilo jedno od sljedećih tijela: odgovorno tijelo, delegirano tijelo, revizorsko tijelo, tijelo za potvrđivanje.

3.

Aktivnosti povezane s tehničkom pomoći potrebno je obaviti i izvršiti odgovarajuća plaćanja nakon 1. siječnja godine navedene u financijskoj odluci kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti traje do kraja lipnja godine N (3) + 2 ili kojeg drugog datuma spojivog s rokom za podnošenje završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa.

4.	Sve javne nabave moraju se provesti u skladu s nacionalnim pravilima o javnoj nabavi određenim u državi članici.

5.

Države članice mogu provoditi mjere tehničke pomoći za ovaj Fond zajedno s mjerama tehničke pomoći za neke ili za sva četiri fonda. Međutim, u tom slučaju samo onaj dio troškova upotrijebljen za provedbu zajedničke mjere, koji odgovara predmetnom fondu, prihvatljiv je za financiranje u okviru Fonda, a države članice pritom osiguravaju da: (a) udio troškova za zajedničke mjere na razuman i provjerljiv način tereti odgovarajući Fond; i (b) ne dođe do dvostrukog financiranja troškova.

VI.   Posebna tranzitna shema

Sljedeća posebna pravila primjenjuju se u slučaju posebne tranzitne sheme:

(a)	razdoblje prihvatljivosti za izdatke u skladu je s člankom 40. stavkom 3. ove Odluke;

(b)	na temelju članka 6. stavka 2. točke (c) temeljnog akta, troškovi za osoblje koje je određeno za provedbu posebne tranzitne sheme smatraju se prihvatljivim izravnim troškovima u skladu s općim pravilima navedenim u točki II.1.1.1 stavcima 2. i 3.;

(c)	na temelju članka 6. stavka 2. točke (c) temeljnog akta, putni troškovi i dnevnice za osoblje koje je određeno za provedbu posebne tranzitne sheme smatraju se prihvatljivim izravnim troškovima;

(d)	točka II.1.3.1 stavak 2. ne primjenjuje se;

(e)	točka II.1.4.4 ne primjenjuje se;

(f)	točka II.1.5 stavak 2. ne primjenjuje se;

(g)	neizravni troškovi (odjeljak II.2) nisu prihvatljivi;

(h)	odjeljak III. točka (f) ne primjenjuje se.

---

(1)  Uključujući dodijeljeni prihod kako je navedeno u točki IV.

(2)  Pri čemu je „N” godina iz financijske odluke kojom se odobravaju godišnji programi država članica.

(3)  Pri čemu je „N” godina iz financijske odluke kojom se odobravaju godišnji programi država članica.

---