MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN

Riktlinjer för icke-finansiell rapportering

(metod för rapportering av icke-finansiell information)

(2017/C 215/01)

Innehållsförteckning

1.   INLEDNING

Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/95/EU (1) om vissa stora företags och koncerners tillhandahållande av icke-finansiell information och upplysningar om mångfaldspolicy (nedan kallat direktivet) trädde i kraft den 6 december 2014. Detta direktiv ändrar direktiv 2013/34/EU (2) om årsbokslut, koncernredovisning och rapporter i vissa typer av företag. Berörda företag kommer att börja tillämpa direktivet från och med 2018 för uppgifter som avser räkenskapsåret 2017.

Ökad transparens förväntas göra företagen (3) mer motståndskraftiga och göra att de presterar bättre, både ur finansiell och ur icke-finansiell synpunkt. Med tiden kommer detta att leda till ökad tillväxt och sysselsättning samt stärka förtroendet mellan intressenterna, däribland investerare och konsumenter. Transparens när det gäller företagens ledning gynnar också långsiktiga investeringar.

Kraven på rapportering av icke-finansiell information gäller vissa stora företag med mer än 500 anställda, eftersom kostnaden för att tvinga små och medelstora företag att följa dem skulle kunna vara större än nyttan. Genom detta tillvägagångssätt minimeras den administrativa bördan. Företagen är skyldiga att rapportera den relevanta och användbara information som krävs för att förstå företagets utveckling, resultat, ställning samt konsekvenserna av dess verksamhet, snarare än en uttömmande, detaljerad rapport. Informationen får dessutom rapporteras på koncernnivå i stället för av varje enskilt dotterbolag inom en koncern. Direktivet ger också företagen möjlighet att lämna relevant information på det enligt deras uppfattning mest lämpliga sättet, till exempel i en separat rapport. Företagen får stödja sig på internationella, EU-baserade eller nationella ramar.

Att lämplig icke-finansiell information rapporteras är viktigt för att möjliggöra hållbar finansiering. Europeiska kommissionen beslutade den 28 oktober 2016 att inrätta en högnivågrupp för hållbar finansiering. Detta bygger på kommissionens mål att utveckla en övergripande och omfattande EU-strategi för hållbar finansiering som en del av kapitalmarknadsunionen. Högnivågruppen förväntas lägga fram ett antal politiska rekommendationer för kommissionen senast i slutet av 2017.

FN:s mål för hållbar utveckling och Parisavtalet

Som svar på den globala 2030-agenda som antogs av FN:s generalförsamling i september 2015 offentliggjorde Europeiska kommissionen den 22 november 2016 sitt meddelande om de nästa stegen för en hållbar europeisk framtid (4). De rapporteringskrav som följer av direktivet blir ett viktigt bidrag till målen för hållbar utveckling, t.ex. mål 12 om att främja hållbara konsumtions- och produktionsmönster (5) och mål 5 om att uppnå jämställdhet, och alla kvinnors och flickors egenmakt (6).

Dessa krav bidrar även till genomförandet av klimatavtalet från Paris – den ökade transparensen förväntas särskilt leda till kapitalrörelser som är mer förenliga med strävan mot lägre utsläpp av växthusgaser och klimattålig utveckling.

Rådet för finansiell stabilitet

På begäran av G20-ländernas finansministrar och centralbankschefer inrättade rådet för finansiell stabilitet (FSB) i december 2015 en näringslivsledd arbetsgrupp för att ta fram rekommendationer för frivillig rapportering av klimatrelaterad information om finansiella risker. Detta kompletterar det arbete som utförts av G20:s studiegrupp för grön finansiering.

Arbetsgruppens arbete har noga följts och i möjligaste mån beaktats i dessa riktlinjer (7). Arbetsgruppens rekommendationer berör allmänt sett områden som redan fastställs i direktivet, exempelvis styrning, strategi, riskhantering och mått.

De icke-bindande riktlinjerna

Artikel 2 i direktivet tar upp ”vägledning för rapportering” och i den anges att ”[k]ommissionen ska utarbeta icke-bindande riktlinjer för metoder för rapportering av icke-finansiella upplysningar, med allmänna och sektorsspecifika icke-finansiella centrala resultatindikatorer, för att underlätta företagens tillhandahållande av relevanta, användbara och jämförbara icke-finansiella upplysningar […].”

I skäl 17 i direktivet anges att ”[k]ommissionen bör ta hänsyn till rådande bästa praxis, den internationella utvecklingen och resultaten av relaterade unionsinitiativ” vid utarbetandet av de icke-bindande riktlinjerna.

Företag får välja att använda allmänt vedertagna, högkvalitativa ramar för rapportering, antingen delvis eller helt och hållet. De får stödja sig på internationella, EU-baserade eller nationella ramar, och ska i så fall ange vilken ram eller vilka ramar de använder.

Kommissionen uppmanar företagen att utnyttja den flexibilitet som erbjuds enligt direktivet när de rapporterar icke-finansiell information. Riktlinjerna är inte avsedda att bromsa nytänkande när det gäller rapporteringsrutiner.

Offentliga samråd  (8)

Kommissionen har genomfört omfattande offentliga samråd, bland annat ett brett, webbaserat offentligt samråd. Samrådsprocessen innefattade även intervjuer med experter, workshops med intressenterna och ett samråd med ovannämnda högnivågrupp för hållbar finansiering.

Nationella, EU-baserade och internationella ramar

Vid utarbetandet av dessa riktlinjer granskade kommissionen nationella, EU-baserade och internationella ramar och arbetet underlättades i hög grad av kunskapen hos de organisationer som står bakom dessa ramar och som har gått i bräschen på detta område. De principer och uppgifter som beskrivs i detta dokument bygger i hög grad på till exempel följande ramar:

2.   SYFTE

Syftet med dessa riktlinjer är att hjälpa företag att rapportera högkvalitativ, relevant, användbar, konsekvent och mer jämförbar icke-finansiell (som rör miljö, sociala förhållanden och styrning) information på ett sätt som främjar motståndskraftig och hållbar tillväxt och sysselsättning och skapar transparens för intressenterna. Dessa icke-bindande riktlinjer föreslås mot bakgrund av de rapporteringskrav som föreskrivs i direktivet. De är avsedda att hjälpa företag att utarbeta relevanta, användbara och kortfattade icke-finansiella rapporter i enlighet med kraven i direktivet. Betydande insatser har gjorts för att undvika onödiga administrativa bördor, standardupplysningar eller att informationen reduceras till typen ”kryssa i en ruta”.

I dessa icke-bindande riktlinjer betonas relevant, användbar och jämförbar icke-finansiell information i enlighet med artikel 2 i direktiv 2014/95/EU om vissa stora företags och koncerners tillhandahållande av icke-finansiell information och upplysningar om mångfaldspolicy.

Denna vägledning riktar sig till de företag som enligt detta direktiv är skyldiga att rapportera icke-finansiell information i sin förvaltningsberättelse. De icke-bindande-riktlinjerna skulle dock kunna utgöra bästa praxis för alla företag som rapporterar icke-finansiell information, inklusive företag som inte omfattas av direktivets tillämpningsområde.

Europeiska kommissionen har utarbetat dessa riktlinjer i syfte att utveckla en principbaserad metod som är relevant för företag inom alla ekonomiska sektorer och som hjälper dem att rapportera relevant, användbar och jämförbar icke-finansiell information. Kommissionen har i samband med utarbetandet tagit hänsyn till bästa praxis, relevant utveckling och resultaten av relaterade initiativ, både inom EU och på internationell nivå.

Dessa riktlinjer har utformats med avseende på förvaltningsberättelsen. En alternativ utformning av den icke-finansiella rapporten är dock möjlig enligt artikel 1 i direktivet.

Avsikten är att ge balanserad och flexibel vägledning om rapportering av icke-finansiell information på ett sätt som hjälper företagen att rapportera väsentlig information på ett konsekvent och sammanhängande sätt. Dessa riktlinjer bör så långt det är möjligt bidra till att säkerställa jämförbarhet mellan företag och sektorer.

Hänsyn tas till den breda mångfalden när det gäller de företag och sektorer som berörs samt till omständigheter som företag måste spegla i sin rapportering. Betydande ansträngningar har gjorts för att undvika en enhetlig strategi som ska passa alla eller en alltför normativ metod.

I riktlinjerna erkänns vikten av kopplingar och samband mellan information (konnektivitet), oavsett om dessa finns mellan olika aspekter av icke-finansiell information eller mellan finansiell och icke-finansiell information.

3.   GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER

3.1   Rapportering av väsentlig information

I artikel 1 i direktivet anges att berörda företag

Väsentlighet är ett begrepp som redan används allmänt av sammanställare, revisorer och användare av finansiell information. Ett företags gedigna förståelse av de grundläggande delarna i dess värdekedja gör det lättare att identifiera centrala frågor och bedöma vad som gör information väsentlig.

I artikel 2.16 i redovisningsdirektivet (2013/34/EU) definieras väsentlig information som ”beskaffenheten på information som innebär att utelämnanden av eller felaktigheter i den rimligen kan förväntas påverka de beslut som användarna fattar på grundval av företagets finansiella rapporter. Bedömningen av hur väsentliga enskilda poster är ska göras mot bakgrund av andra liknande poster.”

I direktivet införs ett nytt element som ska tas med i beräkningen vid bedömningen av hur väsentlig icke-finansiell information är genom en hänvisning till att upplysningar ska lämnas ”i den utsträckning som krävs för att förstå […] konsekvenserna av [företagets] verksamhet” (9).

I skäl 8 i direktivet anges att ”[d]e företag som omfattas av detta direktiv bör lämna tillräcklig information om de frågor där det framstår som mest sannolikt att väsentliga risker kan ge upphov till allvarliga konsekvenser, tillsammans med sådana risker som redan har lett till konsekvenser (10) […]”.

Konsekvenserna av ett företags verksamhet är relevanta att ta med i beräkningen när man rapporterar icke-finansiell information. Konsekvenserna kan vara positiva eller negativa. Väsentlig information bör omfatta båda typer av konsekvenser på ett tydligt och balanserat sätt. Den icke-finansiella rapporten förväntas spegla ett företags rättvisande bild av den information som intressenterna behöver.

Väsentlig information måste bedömas i ett sammanhang. Information som kan vara väsentlig i ett sammanhang behöver inte vara väsentlig i ett annat. Frågor som ska övervägas att tas med i den icke-finansiella rapporten är specifika för företagets omständigheter, med beaktande av konkreta situationer och sektorsrelaterade överväganden. Företag inom samma industri står sannolikt inför liknande miljörelaterade, sociala och styrningsrelaterade utmaningar, till exempel på grund av de resurser som de förlitar sig på för att producera varor och tjänster, eller de konsekvenser som de kan ha för människor, samhället och miljön. Det kan därför vara lämpligt att direkt jämföra relevant icke-finansiell information mellan företag i samma sektor.

Företag får rapportera om en rad olika potentiella frågor. Ett företag bedömer vilken information som är väsentlig utifrån sin analys av hur viktig denna information är för att förstå företagets utveckling, resultat, ställning och konsekvenser. Vid bedömningen av väsentlighet bör interna och externa faktorer beaktas (11).

Ett antal faktorer kan tas med i beräkningen vid bedömningen av huruvida information är väsentlig. Dessa inbegriper följande:

Företag kan beskriva de styrformer och -processer som används för att utföra företagets väsentlighetsbedömning (13).

Väsentlighetsbedömningarna ska ses över regelbundet för att säkerställa att de frågor som rapporterats fortfarande är väsentliga. Översyner bör ske oftare hos de mest dynamiska och innovativa företagen och sektorerna eller hos företag som ändrar och justerar sina affärsmodeller eller sin policy, inbegripet när det gäller due diligence-granskning. De kan dock utföras mer sällan under mer stabila förhållanden.

3.2   Rättvisande, balanserad och lättförståelig

Den icke-finansiella rapporten bör göra en rättvis avvägning mellan positiva och negativa aspekter och informationen bör bedömas och presenteras på ett opartiskt sätt.

Den icke-finansiella rapporten bör ta upp alla tillgängliga och tillförlitliga uppgifter, med beaktande av intressenternas informationsbehov. Användare av informationen bör inte vilseledas av väsentliga felaktigheter, väsentliga utelämnanden eller rapportering av oväsentlig information.

I den icke-finansiella rapporten bör fakta tydligt särskiljas från ståndpunkter och tolkningar.

Informationen kan göras mer rättvis och korrekt genom bland annat följande åtgärder:

Informationen kan även göras mer lättförståelig genom att man använder ett enkelt språk och konsekvent terminologi, undviker standardformuleringar, och, om så behövs, tillhandahåller definitioner av tekniska termer.

Väsentlig information bör presenteras tillsammans med en lämplig kontext så att den blir lättare att förstå. Ett företags resultat kan till exempel presenteras med hänvisning till företagets strategier och generella mål. Företagen förväntas beskriva hur icke-finansiella frågor berör deras långsiktiga strategi, väsentliga risker och policyer.

Ett företag bör ange den rapporterade informationens omfattning och gränser, i synnerhet om viss information endast avser ett eller flera av företagets segment, eller inte omfattar särskilda segment.

Begripligheten kan också förbättras genom att centrala inneboende egenskaper hos den rapporterade informationen förklaras, såsom mätmetoder, underliggande antaganden och källor.

Den icke-finansiella rapporten handlar inte enbart om att tillhandahålla förteckningar över centrala resultatindikatorer. För att verkligen förstå ett företags utveckling, resultat, ställning och konsekvenser bör både kvalitativ och kvantitativ information rapporteras. Medan kvantitativ information kan vara effektiv för att rapportera vissa icke-finansiella frågor (centrala resultatindikatorer, mål etc.) bidrar kvalitativ information med sammanhang och gör den icke-finansiella rapporten mer användbar och lättare att förstå. En kombination av beskrivande rapportering, kvantitativ information och visuella presentationshjälpmedel (14) gör kommunikationen mer effektiv och öppen.

Att utöver ett företags nationella språk även rapportera information på ett vedertaget affärsspråk bidrar sannolikt till att göra företaget mer transparent och till att göra informationen mer tillgänglig för relevanta investerare och andra intressenter.

3.3   Heltäckande men kortfattad

I artikel 1 i direktivet anges att berörda företag

Väsentlig information om vissa kategorier av de frågor som uttryckligen tas upp i direktivet bör rapporteras som ett minimum. Dessa inbegriper följande:

Företag bör även rapportera all annan väsentlig information.

Rapporteringen av väsentlig information förväntas ge en helhetsbild av ett företag under rapporteringsåret. Det handlar om bredden på den information som rapporteras. Hur mycket information som krävs om en särskild fråga beror dock på dess väsentlighet. Ett företag bör fokusera på att tillhandahålla tillräckligt omfattande och ingående information för att intressenterna ska kunna förstå företagets utveckling, resultat, ställning samt konsekvenserna av dess verksamhet.

Den icke-finansiella rapporten ska även vara kortfattad, och oväsentlig information ska undvikas. Oväsentlig information kan göra den icke-finansiella rapporten svårare att förstå genom att överskugga väsentlig information. Allmän information eller standardinformation som inte är väsentlig bör undvikas.

Den icke-finansiella rapporten kan innehålla interna korshänvisningar eller vägledande ord så att den blir koncis och för att undvika upprepningar, samt innehålla länkar till annan information (15).

3.4   Strategisk och framåtblickande

Rapporten förväntas ge insikt i ett företags affärsmodell och strategi samt i genomförandet av dessa och beskriva följderna av den rapporterade informationen på kort, medellång och lång sikt.

Företagen förväntas rapportera relevant information om sin affärsmodell liksom om sina strategier och mål. Den rapporterade informationen bör ge insikt i det strategiska tillvägagångssättet när det gäller relevanta icke-finansiella frågor, det vill säga vad ett företag gör samt hur och varför det gör det.

Detta förhindrar inte att lämplig hänsyn ska tas till kommersiellt känsliga uppgifter. Relevant information kan tillhandahållas i ett bredare sammanhang som ändå förmedlar användbar information till investerare och andra intressenter.

Genom att informera om mål, riktmärken och åtaganden kan ett företag hjälpa investerare och andra intressenter att sätta in dess resultat i ett sammanhang. Detta kan vara till hjälp vid bedömningen av framtidsutsikterna. Extern övervakning av åtaganden och framsteg mot målen främjar ökad transparens i förhållande till intressenterna. Mål och riktmärken kan presenteras i kvalitativt eller kvantitativt hänseende. Vid behov kan företagen rapportera relevant information på grundval av vetenskapligt baserade scenarier.

Framåtblickande information gör det möjligt för användare av information att på ett bättre sätt bedöma hur pass motståndskraftigt och hållbart ett företag är över tid när det gäller dess utveckling, ställning, resultat och konsekvenser. Den gör det också möjligt för användare att mäta företagets framsteg när det gäller att uppnå långsiktiga mål.

3.5   Inriktad på intressenterna

Företag förväntas ta hänsyn till alla relevanta intressenters informationsbehov. De bör fokusera på informationsbehovet hos intressenterna som grupp snarare än på behov eller önskemål hos individuella eller atypiska intressenter, eller intressenter med orimliga informationskrav.

Detta kan i förekommande fall innefatta bland annat investerare, arbetstagare, konsumenter, leverantörer, kunder, lokalsamhällen, offentliga myndigheter, sårbara grupper, arbetsmarknadsparter och det civila samhället.

Företag bör rapportera relevant, användbar information om sin dialog med intressenterna och hur deras informationsbehov beaktas. ISO 26000 och OECD:s riktlinjer för multinationella företag ger exempelvis användbar vägledning i detta sammanhang.

3.6   Konsekvent och sammanhängande

Den icke-finansiella rapporten ska överensstämma med andra delar av förvaltningsberättelsen.

Att göra tydliga kopplingar mellan den information som presenteras i den icke-finansiella rapporten och annan information som rapporteras i förvaltningsberättelsen gör informationen mer användbar, relevant och sammanhängande. Förvaltningsberättelsen bör betraktas som en enda, balanserad och sammanhängande uppsättning uppgifter.

Eftersom innehållet hänger ihop blir det lättare för investerare och andra intressenter att förstå väsentlig information och inbördes beroenden om viktiga kopplingar förklaras.

Innehållet i den icke-finansiella rapporten bör vara konsekvent över tid. Detta gör det möjligt för användarna av informationen att förstå och jämföra förändringar av ett företags utveckling, ställning, resultat och konsekvenser som sker nu eller har skett tidigare och att göra säkra jämförelser med framåtblickande information.

Konsekvens i valet av och metoden för centrala resultatindikatorer är viktigt för att säkerställa att den icke-finansiella rapporten är lätt att förstå och tillförlitlig. Uppdateringar kan dock krävas eftersom centrala resultatindikatorer kan bli föråldrade, och nya eller bättre metoder kan utarbetas som höjer kvaliteten på informationen. Företagen förväntas förklara eventuella förändringar av rapporteringspolicy eller metod, skälen till förändringarna och deras konsekvenser (t.ex. genom att ange tidigare information på nytt på ett sätt som tydligt visar konsekvenserna av den ändrade rapporteringspolicyn eller rapporteringsmetoden).

4.   INNEHÅLL

Företag ska identifiera de särskilda tematiska aspekter och den väsentliga information som ska ingå i deras rapportering på ett rättvisande, balanserat och övergripande sätt, bland annat genom att föra en dialog med intressenterna.

Informationen i den icke-finansiella rapporten hänger ihop. Resultaten speglar till exempel inte bara vad ett företag gör (genom sin affärsmodell och policy och sina strategier), utan även företagets särskilda omständigheter och risker och hur effektivt företaget är när det gäller att hantera dessa risker. Att förklara centrala kopplingar och inbördes beroenden förbättrar rapportens kvalitet.

Vid utarbetandet av den icke-finansiella rapporten bör företagen ta hänsyn till bestämmelserna om skydd av personuppgifter (16).

4.1   Affärsmodell

I artikel 1 i direktivet fastställs att den icke-finansiella rapporten ska innehålla information som omfattar följande:

”a)   En kort beskrivning av företagets affärsmodell.”

I ett företags affärsmodell beskrivs hur företaget genererar och bevarar värde genom sina produkter och tjänster på längre sikt. Affärsmodellen bidrar med ett sammanhang till förvaltningsberättelsen som helhet. Den ger en översikt över hur ett företag bedriver verksamhet och den logiska grunden för dess struktur, då den innehåller en beskrivning av hur företaget omvandlar produktionsfaktorer (input) till produkter (output) genom sin affärsverksamhet. I enklare ordalag – vad ett företag gör och hur och varför det gör det.

När de beskriver sin affärsmodell kan företagen överväga att inkludera lämpliga upplysningar avseende följande:

Företagen kan överväga att använda centrala resultatindikatorer för att förklara sin affärsmodell, viktiga tendenser etc.

Företagen förväntas beskriva sin affärsmodell på ett tydligt, begripligt och faktamässigt sätt. En affärsmodell ska vara objektiv och saklig. Man bör undvika oväsentliga upplysningar som är säljfrämjande eller visionära till sin karaktär och som avleder uppmärksamheten från väsentlig information.

Företagen förväntas belysa och förklara när väsentliga förändringar i deras affärsmodell har skett under rapporteringsåret.

4.2   Policyer och due diligence-granskning

I artikel 1 i direktivet anges att den icke-finansiella rapporten ska innehålla information som omfattar följande:

”b)   En beskrivning av den policy som företaget följer i dessa frågor, inbegripet de förfaranden för due diligence-granskning som genomförts.”

Företagen bör rapportera väsentlig information som ger en rättvisande bild av deras policyer. De bör överväga att rapportera om sina strategier med avseende på centrala icke-finansiella aspekter och huvudsakliga mål och hur de planerar att uppnå dessa mål och genomföra dessa planer. All information som rapporteras ska ta hänsyn till företagets särskilda omständigheter. I den information som rapporteras kan ett företag redogöra för sin lednings och styrelses ansvarsområden och beslut, och hur resursfördelningen är kopplad till mål, riskhantering och avsedda resultat. Ett företag kan exempelvis redogöra för relevanta aspekter när det gäller styrning, (17) inbegripet styrelsens övervakande roll.

Due diligence-granskning avser policyer, riskhantering och resultat. Due diligence-granskning utförs av ett företag för att säkerställa att det uppnår ett konkret mål (t.ex. säkerställa att koldioxidutsläppen understiger en viss nivå eller att det inte förekommer människohandel i dess leveranskedjor). Den bidrar till att identifiera, förebygga och mildra befintliga och potentiella negativa konsekvenser.

Företagen bör rapportera väsentlig information om den due diligence-granskning som genomförts, inbegripet, när så är relevant och proportionellt, deras leverantörs- och underleverantörskedjor. De kan också överväga att rapportera lämplig information om de beslut som fattats för att inrätta granskningen och hur den är avsedd att fungera, i synnerhet när det gäller att förebygga och mildra negativa konsekvenser. Företagen kan även överväga att rapportera relevant information om fastställande av mål och mätning av framsteg.

Användbar vägledning om detta finns i bland annat OECD:s vägledningsdokument för flera sektorer, FN:s vägledande principer om näringsliv och mänskliga rättigheter, trepartsdeklarationen om principer för multinationella företag och den sociala politiken eller ISO 26000.

Företagen förväntas belysa och förklara eventuella väsentliga förändringar i sina viktigaste policyer och sin due diligence-granskning under rapporteringsåret.

Det kan hända att ett företag inte har utvecklat någon policy om särskilda frågor som företaget ändå anser vara väsentliga. Om så är fallet ska företaget lämna en klar och motiverad förklaring till varför en sådan policy inte har tagits fram. Övriga rapporteringskrav gäller fortfarande (t.ex. affärsmodell, väsentliga risker m.m.).

I artikel 1 i direktivet föreskrivs följande: ”Om företaget inte följer någon policy i en eller flera av dessa frågor ska den icke-finansiella rapporten innehålla en klar och motiverad förklaring till detta.”

4.3   Resultat

I artikel 1 i direktivet anges att den icke-finansiella rapporten måste innehålla information om följande:

”c)   Resultatet av denna policy.”

Företag bör ge en användbar, rättvis och balanserad bild av resultatet av deras policy.

Den icke-finansiella information som rapporteras av företag bör hjälpa investerare och andra intressenter att förstå och övervaka företagets resultat.

Relevanta upplysningar om resultaten av policyer kan bidra med användbar information om företagets styrkor och svagheter. Den icke-finansiella rapporten bör på ett heltäckande och koncist sätt spegla resultaten av ett företags aktiviteter och verksamhet.

Företag kan överväga att förklara förhållandet mellan finansiella och icke-finansiella resultat och hur detta hanteras över tid.

Analysen av resultat bör inbegripa relevanta, icke-finansiella centrala resultatindikatorer. Företagen förväntas ange de centrala resultatindikatorer som de anser vara mest användbara för att följa upp och bedöma framsteg och främja jämförbarhet mellan företag och sektorer. När så är lämpligt kan företag även överväga att presentera och förklara denna information i förhållande till mål och riktmärken.

4.4   Väsentliga risker och hanteringen av dessa

I artikel 1 i direktivet anges att den icke-finansiella rapporten måste innehålla information som omfattar följande:

”d)   De väsentliga risker som rör dessa frågor och som är kopplade till företagets verksamhet, inbegripet, när så är relevant och proportionellt, dess affärsförbindelser, produkter eller tjänster, och som sannolikt kommer att få negativa konsekvenser på dessa områden, och hur företaget hanterar dessa risker.”

Företagen bör rapportera information om sina väsentliga risker och om hur dessa risker hanteras och minskas. Riskerna kan röra företagets verksamhet, produkter eller tjänster, leveranskedja och affärsförbindelser eller andra aspekter. Informationen ska visa väsentliga risker på kort, medellång och lång sikt. Företagen ska redogöra för hur väsentliga risker kan påverka deras affärsmodell, aktiviteter, finansiella resultat och konsekvenserna av deras verksamhet.

Ett företag förväntas rapportera väsentlig information om väsentliga risker, oavsett om de härrör från företagets egna beslut eller åtgärder eller från yttre faktorer, och redogöra för de förfaranden som använts för att identifiera och bedöma sådana risker.

När så är relevant och proportionellt bör uppgifterna omfatta väsentlig information om leverantörs- och underleverantörskedjor. De bör även inbegripa väsentlig information om hur ett företag hanterar och mildrar väsentliga risker.

Ett företag förväntas belysa och förklara eventuella väsentliga förändringar av dess väsentliga risker, eller av hur företaget hanterar dem, under rapporteringsåret.

4.5   Centrala resultatindikatorer

I artikel 1 i direktivet anges att den icke-finansiella rapporten måste innehålla information som omfattar följande:

”e)   Icke-finansiella centrala resultatindikatorer som är relevanta för den aktuella verksamheten.”

Den icke-finansiella rapporten bör innefatta väsentliga beskrivningar och upplysningar baserade på indikatorer, s.k. centrala resultatindikatorer.

Företagen förväntas rapportera vilka centrala resultatindikatorer som är användbara med hänsyn till deras särskilda omständigheter. De centrala resultatindikatorerna bör överensstämma med de mått som företaget faktiskt använt i sina förfaranden för intern förvaltning och riskbedömning. Detta innebär att upplysningarna blir mer relevanta och användbara och bidrar till ökad transparens. Att rapportera om högkvalitativa, allmänt vedertagna centrala resultatindikatorer (t.ex. mått som används i stor utsträckning i en sektor eller för specifika tematiska frågor) kan också förbättra jämförbarheten, i synnerhet för företag inom samma sektor eller värdekedja.

Ett företag bör rapportera centrala resultatindikatorer som krävs för att förstå företagets utveckling, resultat, ställning samt konsekvenserna av dess verksamhet. En del centrala resultatindikatorer kan vara användbara för en mängd olika företag och affärsförhållanden. Andra centrala resultatindikatorer berör mer specifikt frågor och omständigheter inom i en viss sektor. Företagen uppmanas att rapportera väsentliga centrala resultatindikatorer, såväl allmänna som sektorsspecifika. Med hänsyn till deras särskilda omständigheter och investerares och andra intressenters informationsbehov förväntas företagen ge en rättvis och balanserad bild genom att använda allmänna, sektorsspecifika och företagsspecifika centrala resultatindikatorer.

Användarna av informationen brukar i hög grad uppskatta kvantitativ information eftersom det hjälper dem att mäta framsteg, kontrollera konsekvensen över tid och göra jämförelser. Lämpliga beskrivningar som förklarar de centrala resultatindikatorerna bidrar till att göra den icke-finansiella rapporten lättare att förstå.

Centrala resultatindikatorer anses även vara effektiva verktyg för att länka samma kvalitativ och kvantitativ information och skapa kopplingar. De gör det möjligt för företagen att ge en balanserad och heltäckande bild på ett kortfattat och effektivt sätt.

Centrala resultatindikatorer bör användas konsekvent från en rapporteringsperiod till nästa för att ge tillförlitlig information om framsteg och tendenser. De centrala resultatindikatorer som rapporterats kan naturligtvis utvecklas med tiden av affärsmässiga eller tekniska skäl. I sådana fall bör företagen förklara varför de centrala resultatindikatorerna förändrades. De kan överväga att justera tidigare information där så är lämpligt och tydligt och effektivt förklara konsekvenserna av dessa förändringar.

Företagen kan beskriva den datainsamling och metod samt de ramar som de har använt. De kan även tillhandahålla en analys av de centrala resultatindikatorer som har rapporterats och till exempel förklara varför de centrala resultatindikatorerna ökade eller minskade under rapporteringsåret och hur de centrala resultatindikatorerna kan komma att utvecklas i framtiden.

Företagen kan presentera centrala resultatindikatorer genom att koppla dem till mål, tidigare resultat och jämförelser med andra företag, när så är lämpligt.

4.6   Tematiska aspekter

I artikel 1 i direktivet anges att berörda företag ”i sin förvaltningsberättelse [ska] infoga en icke-finansiell rapport som ger upplysningar i den utsträckning som krävs för att förstå företagets utveckling, resultat, ställning samt konsekvenserna av dess verksamhet, åtminstone i frågor som rör miljö, sociala förhållanden och personal, respekt för mänskliga rättigheter, bekämpning av korruption och mutor […]”.

De väsentliga upplysningarna bör ge en balanserad och heltäckande bild av ett företags utveckling, resultat, ställning samt konsekvenserna av dess verksamhet.

Under vissa omständigheter kan företagen anse att rapportering av detaljerad information om förestående utveckling eller frågor som är under förhandling skulle vålla allvarlig skada. Rapportering av kortfattad information som inte vållar allvarlig skada kan dock vara ett viktigt steg mot att uppfylla det övergripande målet om transparens.

I artikel 1 i direktivet anges att ”[m]edlemsstaterna får tillåta att information om förestående utveckling eller om frågor som är under förhandling i undantagsfall inte lämnas ut, om […] utlämnande av sådan information allvarligt skulle skada företagets marknadsposition […].”

Tematiska aspekter är ofta sammankopplade. Ett miljöproblem som rör ett företags aktiviteter, produkter eller leveranskedja kan exempelvis också påverka konsumenters, anställdas eller leverantörers säkerhet och/eller hälsa, eller varumärkets anseende. Företagen förväntas ge en tydlig, rättvis och heltäckande bild som omfattar alla relevanta aspekter av en fråga.

Följande punkter utgör en icke uttömmande förteckning över tematiska aspekter som företagen förväntas beakta när de rapporterar icke-finansiell information:

a)   Miljöfrågor

Ett företag förväntas rapportera relevant information om de faktiska och potentiella konsekvenserna av företagets verksamhet på miljön och hur aktuella och förutsebara miljöfrågor kan påverka företagets utveckling, resultat eller ställning.

Detta kan innefatta följande:

Företag kan, när så är lämpligt, hänvisa till väsentlig information som rapporterats enligt särskilda krav på miljörapportering (23).

b)   Sociala förhållanden och personal

Företagen förväntas rapportera väsentlig information om sociala förhållanden och personal (24). Detta inbegriper följande:

Företag kan finna det lämpligt att stödja sig på allmänt vedertagna, högkvalitativa ramar, som OECD:s riktlinjer för multinationella företag, Internationella arbetsorganisationens trepartsdeklaration om principer för multinationella företag och den sociala politiken eller ISO 26000.

c)   Respekt för mänskliga rättigheter

Företag förväntas rapportera väsentlig information om de potentiella och faktiska konsekvenserna av deras verksamhet för rättsinnehavare.

Det anses vara bästa praxis för ett företag att formulerar ett åtagande om att respektera de mänskliga rättigheterna. I sitt åtagande kan företaget fastställa vad det förväntar sig av sin ledning, sina anställda och sina affärspartner när det gäller mänskliga rättigheter, inbegripet grundläggande arbetsnormer. Informationen kan förklara vilkas rättigheter som åtagandet rör, t.ex. rättigheter för barn, kvinnor, urbefolkningar (25), personer med funktionsnedsättning (26), lokalsamhällen, småbrukare, offer för människohandel och arbetstagare, inklusive de som arbetar enligt tillfälliga kontrakt, arbetstagare i leveranskedjan eller underleverantörer, migrerande arbetstagare och deras familjer.

Företagen bör överväga att rapportera väsentlig information om tillbörlig aktsamhet i fråga om mänskliga rättigheter (due diligence) samt om förfaranden och arrangemang som har införts för att förebygga brott mot de mänskliga rättigheterna. Detta kan till exempel handla om hur ett företags avtal med företag i dess leveranskedja hanterar frågor om mänskliga rättigheter och hur ett företag mildrar potentiella negativa konsekvenser för de mänskliga rättigheterna och säkerställer ett lämpligt agerande om de mänskliga rättigheterna har kränkts.

Väsentliga upplysningar kan spegla ett företags inställning till bland annat de vägledande principerna om näringsliv och mänskliga rättigheter med tillämpning av FN:s ramar om att skydda, respektera och åtgärda (”Protect, Respect and Remedy”), OECD:s riktlinjer för multinationella företag och ILO:s trepartsdeklaration om principer för multinationella företag och den sociala politiken.

d)   Bekämpning av korruption och mutor

Företagen förväntas rapportera väsentlig information om hur de hanterar frågor och händelser som rör korruption och mutor.

Företagen kan överväga att lämna upplysningar om organisation, beslut, och förvaltningsredskap och medel som anslagits till bekämpning av korruption och mutor.

De kan även överväga att förklara hur de bedömer bekämpning av korruption och mutor, vidtar åtgärder för att förebygga eller mildra negativa konsekvenser, kontrollerar effektivitet och kommunicerar i frågan internt och externt.

Företagen kan anse det lämpligt att stödja sig på allmänt vedertagna, högkvalitativa ramar, exempelvis OECD:s riktlinjer för multinationella företag eller ISO 26000.

e)   Övrigt

Leveranskedjor

Företagen förväntas, när så är relevant och proportionellt, rapportera väsentlig information om frågor som rör leveranskedjan och som är av avsevärd betydelse för företagets utveckling, resultat, ställning eller konsekvenser. Detta inbegriper information som krävs för en allmän förståelse av ett företags leveranskedja och av hur relevanta icke-finansiella frågor beaktas i hanteringen av leveranskedjan.

Om ett företag anser att rapportering av detaljerad information om förestående utveckling eller om frågor som är under förhandling skulle vålla allvarlig skada får det uppfylla det övergripande målet om transparens genom att rapportera kortfattad information som inte vållar allvarlig skada.

Väsentliga upplysningar kan spegla ett företags inställning till bland annat OECD:s riktlinjer för multinationella företag, FN:s vägledande principer om näringsliv och mänskliga rättigheter och relevanta industrispecifika ramar såsom riktlinjerna från FAO–OECD för ansvarsfulla produktionskedjor inom jordbrukssektorn.

Konfliktmineraler

Företagen förväntas, när så är relevant och proportionellt, rapportera relevant information om due diligence-granskning för att säkerställa ansvarsfulla leveranskedjor för tenn, tantal, volfram och guld från konfliktdrabbade områden och högriskområden.

Upplysningarna bör överensstämma med OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfulla leveranskedjor för mineraler från konfliktdrabbade områden och högriskområden, inklusive tillägg. I detta sammanhang förväntas företagen rapportera relevant information om effekten av deras policyer, praxis och resultat från due diligence-granskning när det gäller konfliktmineraler. De bör även upplysa om de åtgärder som vidtagits för att genomföra den ram i fem steg (28) för riskbaserade due diligence-granskningar i leveranskedjan för mineraler som anges i OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet, med hänsyn tagen till deras plats i leveranskedjan.

Företagen förväntas därefter rapportera centrala resultatindikatorer som avser typen av och antalet risker som identifierats, de åtgärder som vidtagits för att förebygga och mildra dessa risker och hur företaget har intensifierat sitt arbete med due diligence-granskning med tiden.

5.   RAMAR FÖR RAPPORTERING

Ett företag får stödja sig på högkvalitativa, allmänt vedertagna nationella, EU-baserade eller internationella ramar vid utarbetandet av sin icke-finansiella rapport. Vissa ramar omfattar ett stort antal sektorer och tematiska frågor (övergripande ramar), medan andra är specifika för en sektor eller tematisk fråga. En del ramar är enbart inriktade på rapportering av icke-finansiell information, medan andra gäller transparens i ett vidare sammanhang.

Att stödja sig på en allmänt vedertagen ram som tagits fram i laga ordning ger företag en strukturerad mall för rapportering av centrala frågor av stort intresse, begränsar den administrativa bördan och gör det lättare att jämföra information.

Enligt artikel 1 i direktivet får berörda företag ”[…] stödja sig på nationella, unionsbaserade eller internationella ramar, och företagen ska i så fall ange vilka ramar de har använt sig av.”

Ett företag som stödjer sig på en eller flera ramar bör ange vilken ram eller vilka ramar som det har använt för sina särskilda upplysningar. Detta förbättrar tydligheten och jämförbarheten.

I skäl 9 i direktivet finns exempel på befintliga ramar för rapportering. Denna förteckning bör dock inte betraktas som uttömmande.

I skäl 9 i direktivet anges följande:

Företag kan även överväga att använda andra ramar för rapportering, såsom de som nämns i inledningen till dessa riktlinjer.

6.   UPPGIFTER OM MÅNGFALD I STYRELSER

Det här avsnittet innehåller särskilda riktlinjer som är avsedda att hjälpa stora börsnoterade företag (29) att ta fram en beskrivning av deras policy för mångfald i styrelsen som ska ingå i deras företagsstyrningsrapport (30). Beskrivningen av policyn för mångfald i styrelsen utgör inte en del av den icke-finansiella rapporten (31). Detta avsnitt av riktlinjerna påverkar därför inte skyldigheten att rapportera väsentlig information om mångfaldspolicy som en del av den icke-finansiella rapporten.

Enligt artikel 1 i direktivet är stora börsnoterade företag skyldiga att rapportera följande information i sina företagsstyrningsrapporter:

Mångfaldsaspekter

I beskrivningen av mångfaldspolicyn bör man ange de mångfaldskriterier som tillämpats och förklara varför man har valt dem. Vid valet av dessa kriterier bör alla relevanta mångfaldsaspekter beaktas för att säkerställa att styrelsen har en tillräcklig mångfald av åsikter och den expertis som krävs för en god förståelse av aktuella frågor och långsiktiga risker och möjligheter med anknytning till företagets verksamhet. Karaktären och komplexiteten hos företagets verksamhet bör tas i beaktande vid bedömningen av de profiler som behövs för en optimal mångfald i styrelsen, och detsamma gäller det sociala och miljömässiga sammanhang där företaget bedriver sin verksamhet.

Mångfaldsaspekterna bör i allmänhet omfatta ålder, kön eller utbildnings- och yrkesbakgrund. Om så är relevant på grund av företagets geografiska närvaro och den företagssektor i vilken företaget är verksamt kan det även vara lämpligt att inkludera geografisk härkomst, internationella erfarenheter, expertis i relevanta hållbarhetsfrågor, arbetstagarrepresentation och andra aspekter, t.ex. socioekonomisk bakgrund.

Vid valet av en kandidat på grundval av de fastställda mångfaldskriterierna bör regler och allmänt vedertagna principer om icke-diskriminering (32) tas med i beräkningen.

Mål

Företag bör rapportera särskilda mätbara mål för relevanta mångfaldsaspekter. Det är särskilt lämpligt att fastställa kvantitativa mål och tidsplaner när det gäller balansen mellan kvinnor och män.

Genomförande och resultat

Företagen bör ange hur målen för deras mångfaldspolicy beaktas i samband med efterträdarplanering, urval, nominering och utvärdering. De bör även ange vilken roll den behöriga styrelsekommittén har i dessa förfaranden, och huruvida informationen om mångfaldskriterierna och målen har delgivits aktieägarna vid val eller förnyelse av styrelseledamöter, i förekommande fall.

Företagen bör rapportera om läget i genomförandet och resultaten med avseende på policyns samtliga mångfaldsaspekter, åtminstone sedan den senaste rapporten. Om mångfaldsmålen inte har uppfyllts bör företaget informera om hur det planerar att uppfylla målen, inbegripet när dessa mål senast ska ha uppfyllts.

(1)  EUT L 330, 15.11.2014, s. 1.

(2)  EUT L 182, 29.6.2013, s. 19.

(3)  För att underlätta läsningen används termen företag i riktlinjerna när det hänvisas till den rapporterande enheten, oavsett om det rör sig om ett enda företag eller en koncern via dess moderbolag.

(4)  COM(2016) 739 final.

(5)  Mål 12.6: ”Uppmuntra företag, särskilt stora och multinationella företag, att införa hållbara metoder och att integrera hållbarhetsinformation i sin rapporteringscykel”.

(6)  Mål 5.5: ”Tillförsäkra kvinnor fullt och faktiskt deltagande och lika möjligheter till ledarskap på alla beslutsnivåer i det politiska, ekonomiska och offentliga livet”.

(7)  Arbetsgruppens slutrapport förväntas läggas fram vid G20-toppmötet den 7–8 juli 2017.

(8)  Ytterligare information om offentliga samråd finns på http://ec.europa.eu/finance/company-reporting/non-financial_reporting/index_en.htm#related-documents

(9)  Artikel 1.1 i direktivet.

(10)  I skäl 8 i direktivet anges även att ”[k]onsekvensernas allvar bör bedömas efter hur omfattande och svåra de är. Riskerna för negativa konsekvenser kan uppstå genom företagets egen verksamhet eller vara kopplade till dess aktiviteter, och, när det är relevant och proportionellt, dess produkter, tjänster och affärsförbindelser inklusive leverantörs- och underleverantörskedjor”.

(11)  Företag skulle exempelvis kunna använda den preliminära analys som tas upp i bilaga I till Emas-förordningen (Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1221/2009 av den 25 november 2009 http://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/?uri=CELEX:32009R1221).

(12)  I Emas sektorspecifika referensdokument identifieras till exempel bästa praxis och indikatorer avseende miljöaspekter.

(13)  Företag som till exempel tillämpar ett kvalitetssäkringssystem eller ett miljöledningssystem (såsom ISO 14001 eller Emas) eller genomför en bedömning av livscykler i miljön kan stödja sig på dem för att underbygga sin väsentlighetsbedömning och rapportera information om viktiga aspekter.

(14)  Grafer, diagram, tabeller m.m.

(15)  Korshänvisningar och vägledande ord bör vara smarta och användarvänliga, t.ex. genom att man tillämpar en praktisk regel om att det inte ska krävas mer än ett musklick ut från rapporten.

(16)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning) (EUT L 119, 4.5.2016, s. 1).

(17)  Exempelvis om aspekter som rör klimatrelaterade villkor eller anställningsvillkor.

(18)  För ytterligare hänvisningar, se slutsatserna från den näringslivsledda arbetsgrupp om klimatrelaterade finansiella informationskrav som inrättats av rådet för finansiell stabilitet (FSB).

(19)  För ytterligare hänvisningar, se slutsatserna från den näringslivsledda arbetsgrupp om klimatrelaterade finansiella informationskrav som inrättats av rådet för finansiell stabilitet (FSB).

(20)  För ytterligare hänvisningar, se slutsatserna från den näringslivsledda arbetsgrupp om klimatrelaterade finansiella informationskrav som inrättats av rådet för finansiell stabilitet (FSB).

(21)  För ytterligare hänvisningar, se slutsatserna från den näringslivsledda arbetsgrupp om klimatrelaterade finansiella informationskrav som inrättats av rådet för finansiell stabilitet (FSB).

(22)  Inbegripet utsläpp av växthusgaser, toxiska ämnen, eutrofierande och försurande ämnen m.m.

(23)  Såsom förpliktelser som följer av EU-direktiv (direktivet om industriutsläpp, utsläppshandelssystemet, ramdirektivet för vatten, Reach, direktivet om deponering av avfall, direktivet om uttjänta fordon, direktivet om avfall som utgörs av eller innehåller elektrisk och elektronisk utrustning och direktivet om begränsning av farliga ämnen) och det europeiska registret över utsläpp och överföringar av föroreningar.

(24)  Uppgifter som avslöjar en fysisk persons ras eller etniska ursprung, religiösa eller filosofiska övertygelse, medlemskap i fackförening eller sexuella läggning betraktas som en särskild kategori av personuppgifter enligt artikel 9 i förordning (EU) 2016/679 som inte ska behandlas såvida inte ett av villkoren i denna artikel har uppfyllts. Företag bör därför enbart rapportera anonymiserade eller aggregerade uppgifter (för att förhindra identifiering av individer) med avseende på dessa frågor.

(25)  Exempelvis i enlighet med ILO:s konvention om ursprungsfolk och stamfolk i självstyrande länder (nr 169) från 1989.

(26)  Exempelvis i enlighet med FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning.

(27)  Exempelvis med hänvisning till den resolution om arbete på skäliga villkor inom globala leveranskedjor som antogs vid Internationella arbetskonferensens 105:e möte (ILO, 2016): http://www.ilo.org/ilc/ILCSessions/105/texts-adopted/WCMS_497555/lang--en/index.htm

(28)  OECD (2016), OECD Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas: Third Edition, OECD Publishing, Paris: http://dx.doi.org/10.1787/9789264252479-en

(29)  Medan kraven på icke-finansiell information gäller stora företag av allmänt intresse med mer än 500 anställda gäller kraven på upplysningar avseende mångfald i styrelsen endast stora börsnoterade företag.

(30)  Såsom anges i artikel 20 i direktiv 2013/34/EU.

(31)  Såsom avses i artikel 19a i direktiv 2013/34/EU.

(32)  På grund av exempelvis etniskt ursprung, ras, funktionsnedsättning eller sexuell läggning.