Ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1700/2003

tat-22 ta’ Settembru 2003

li jemenda r-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83 dwar il-ftuħ għall-pubbliku ta’ l-arkivji storiċi tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea ta’ l-Energija Atomika

IL-KUNSILL TA’ L-UNJONI EWROPEA,

Wara li kkunsidra t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, u partikolarment l-Artikolu 308 tiegħu,

Wara li kkunsidra t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea dwar l-Enerġija Atomika, u partikolarment l-Artikolu 203 tiegħu,

Wara li kkunsidra l-proposta mill-Kummissjoni,

Wara li kkunsidra l-opinjoni tal-Parlament Ewropew,

Billi:

(1) L-Artikolu 255 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea jagħti lil kull ċittadin ta’ l-Unjoni Ewropea u lil kull persuna naturali u guridika li għandha r-residenza jew l-uffiċċju reġistrat tagħha fi Stat Membru d-dritt ta’ aċċess għal dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni.

(2) Il-prinċipji ġenerali u l-limiti li jirregolaw id-dritt ta’ aċċess tal-pubbliku għal dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni kienu stabbiliti fir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill [1].

(3) L-eċċezzjonijiet għad-dritt ta’ aċċess tal-pubbliku stabbiliti fir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 huma applikabbli għall-perjodu massimu ta’ 30 sena, irrispettivament mill-post fejn id-dokumenti jkunu miżmuma. Madankollu, l-eċċezzjonijiet dwar il-protezzjoni tal-privatezza jew interessi kummerċjali u d-disposizzjonijiet speċifiċi dwar dokumenti sensittivi jistgħu, jekk ikun hemm il-bżonn, japplikaw għal perjodu itwal.

(4) Ir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom) Nru 354/83 [2] jistabbilixxi illi l-pubbliku ma huwiex ħa jingħata aċċess g]al ċerti kategoriji ta’ dokumenti 30 sena wara l-kreazzjoni tad-dokumenti. Skond l-Artikolu 18(2) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, hemm bżonn li dawn l-eċċezzjonijiet jiġu konformi ma’ l-eċċezzjonijiet għad-dritt ta’ aċċess stabbiliti f’dak ir-Regolament.

(5) Għall-għanijiet tar-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83, il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, il-Kumitat tar-Reġjuni, u aġenziji u organi simili mwaqqfa mil-leġislazzjoni Komunitarja, għandhom, minn issa ‘l quddiem, ikunu trattati bl-istess mod bħall-istituzzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 7(1) tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea.

(6) Għaldaqstant, Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83 għandu jiġi emendat,

ADOTTA DAN IR-REGOLAMENT:

Artikolu 1

Ir-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83 qiegħed hawnhekk jiġi emendat kif ġej:

1. L-Artikoli 1(1), (2) u (3) għandhom jinbidlu b’dan li ġej:

"L-Artikolu 1

1. Dan ir-Regolament ifittex li jassigura illi dokumenti ta’ valur storiku u amministrattiv ikunu ippreservati u jitqiegħdu għad-disposzzjoni tal-pubbliku fejn ikun possibbli.

Għal dak l-iskop, kull istituzzjoni tal-Komunità Ewropea u tal-Komunità Ewropea ta’ l-Enerġija Atomika, kif ukoll il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, il-Kumitat tar-Reġjuni, l-aġenziji u organi simili mwaqqfa mil-leġislatur (hawnhekk aktar ‘il quddiem imsejħa l-istituzzjonijiet) għandhom jistabbilixxu l-arkivji storiċi tagħhom u jiftħuhom għall-pubbliku skond it-termini stipulati f’dan ir-Regolament wara li jgħaddi perjodu ta’ 30 sena mid-data tal-ħolqien tad-dokument.

2. Għall-għnijiet ta’ dan ir-Regolament:

(a) "arkivji ta’ l-istituzzjonijiet tal-Komunitajiet Ewropej";, tfisser dawk id-dokumenti kollha, ta’ kull tip u ta’ kull forma, li oriġinaw minn jew li kienu riċevuti minn waħda mill-istituzzjonijiet jew mir-rappreżentanti jew imjegati tagħhom fil-qadi ta’ dmirijiethom, u li għandhom x’jaqsmu ma’ l-attivitajiet tal-Komunità Ewropea u/jew il-Komunità Ewropea ta’ l-Enerġija Atomika (hawnhekk iżjed il quddiem imsejħa l-Komunitajiet Ewropej);

(b) "arkivji storiċi ta’ l-istituzzjonijiet tal-Komunitajiet Ewropej";, jikkonsistu f’dik il-parti mill-arkivji ta’ l-istituzzjonijiet tal-Komunitajiet Ewropej li kienu magħżula, skond it-termini ta’ l-Artikolu 7, għall-preservazzjoni permanenti.

3. Id-dokumenti kollha li jkunu disponibbli għall-pubbliku qabel l-għeluq tal-perjodu msemmi fil-paragrafu 1 għandhom jibqgħu disponibbli mingħajr restrizzjoni.";

2. L-Artikolu 2 għandu jiġi mibdul b’dan li ġej:

"L-Artikolu 2

1. Fil-każ ta’ dokumenti li jaqgħu taħt l-eċċezzjoni dwar il-privatezza u l-integrità ta’ l-individwu, kif definita fl-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess tal-pubbliku għal dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni [*] ĠU L 145, tal-31.5.2001, p. 43. u taħt l-eċċezzjoni dwar l-interessi kummerċjali ta’ persuna natural jew ġuridika, inklużi proprjetà intellettwali, kif definiti fl-ewwel inċiż ta’ l-Artikolu 4(2) tar-Regolament Nru 1049/2001, l-eċċezzjonijiet jistgħu jibqgħu japplikaw għad-dokument kollu jew għal parti minnu wara l-perjodu ta’ 30 sena jekk il-kondizzjonijiet neċessarji għall-applikazzjoni tagħhom ikunu sodisfatti.

2. Dokumenti li jaqgħu taħt l-eċċezzjoni dwar il-privatezza u l-integrita ta’ l-individwu, kif definiti fl-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, inklużi fajls ta’ l-impjegati tal-Komunitajiet Ewropej, jistgħu jkunu magħmulha disponibbli skond ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta’ l-individwi fil-kuntest ta’ l-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet u mill-organi tal-Komunità u l-moviment liberu ta’ din id-data [**] ĠU L 8, tat-12.1.2002, p. 1., u b’mod partikolari l-Artikoli 4 u 5 tiegħu.

3. L-istituzzjoni, qabel tiddeċiedi jekk tagħmilx disponibbli għall-pubbliku dokumenti li, jekk mikxufa, jistgħu ifixklu l-interessi kummerċjali ta’ persuna naturali jew ġuridika, inklużi proprjetà intellettwali, kif definiti fl-ewwel inċiż ta’ l-Artikolu 4(2) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, għandha tinforma lill-persuna konċernata, skond ir-regoli li għandhom jiġu stabbiliti minn kull istituzzjoni, dwar l-intenzjoni tagħha li tqiegħed id-dokumenti konċernati għad-disposizzjoni tal-pubbliku. Id-dokumenti ma għandhomx jiġu rilaxxati jekk, wara konsiderazzjoni ta’ l-osservazzjonijiet magħmulha mill-persuna konċernata, l-istituzzjoni jidhrilha illi dawn l-interessi kummerċjali ħa jiġu mfixkla jekk dawn id-dokumenti jitqiegħdu għad-disposizzjoni tal-pubbliku. Dan sakemm ir-rilaxx ta’ dawn id-dokumenti ma jkunx ta’ interess pubbliku importanti aktar minn kull interess ieħor.

4. Dokumenti sensittivi fis-sens ta’ l-Artikolu 9 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 għandhom ikunu aċċessibbli fil-limiti stipulati f’dak l-Artikolu.";

3. L-Artikolu 3 għandu jiġi mibdul b’dan li ġej:

"L-Artikolu 3

Il-pubbliku m’għandux ikollu aċċess għal dokumenti li kienu ikklassifikati skond l-Artikolu 10 tar-Regolament tal-Kunsill Nru 3 tal-31 ta’ Lulju 1958 li jimplimenta l-Artikolu 24 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea ta’ l-Enerġija Atomika [*] ĠU C 17, tas-6.10.1958, p. 406/58., sakemm dawn id-dokumenti ma kienux maħruġa minn din il-klassifikazzjoni."

4. L-Artikolu 4 għandu jiġi mħassar;

5. L-Artikolu 5 għandu jiġi mibdul b’li ġej:

"L-Artikolu 5

Sabiex tkun tikkonforma mal-perjodu ta’ 30 sena stabbilit fl-Artikolu 1(1), kull istituzzjoni għandha fi żmien opportun, u mhux aktar tard minn ħamsa u għoxrin (25) sena wara d-data tal-ħolqien tad-dokument, teżamina d-dokumenti kollha ikklassifikati skond ir-regoli ta’ l-istituzzjoni konċernata sabiex tiddeċiedi jekk għandhiex toħroġhom minn din il-klassifikazzjoni. Id-dokumenti li ma jinħarġux mill-klassifikazzjoni wara l-ewwel eżaminazzjoni għandhom ikunu eżaminati perjodikament u ta’ l-anqas kull ħames snin.";

6. L-Artikolu 6 għandu jiġi mibdul f’dan li ġej:

"L-Artikolu 6

Fejn, wara li jagħlaq il-perjodu ta’ 30 sena stabbilit fl-Artikolu 1(1), Stat Membru jagħmel il-ħsieb li jagħmel disponibbli għall-pubbliku dokumenti li joriġinaw mill-istituzzjonijiet u li jaqgħu taħt l-Artikolu 2 jew l-Artikolu 3, dan l-Istat Membru għandu jikkonsulta ma’ l-istituzzjoni konċernata sabiex id-deċiżjoni li jieħu ma tipperikolax il-kisba ta’ l-għanijiet ta’ dan ir-Regolament.";

7. L-Artikolu 7 għandu jiġi mibdul b’dan li ġej:

"L-Artikolu 7

Kull istituzzjoni għandha titrasferixxi għall-arkivji storiċi tagħha d-dokumenti kollha miżmuma fl-arkivji kurrenti tagħha mhux aktar tard minn 15-il sena wara d-data tal-ħolqien tagħhom. Skond il-kriterji stabbiliti minn kull istituzzjoni skond l-Artikolu 9, għandu jkun hemm proċess inizjali ta’ tqassim bl-iskop li jiġu separati dawk id-dokumenti li għandhom ikunu preservati minn dawk id-dokumenti li ma għandhom l-ebda valur storiku jew amministrattiv.";

8. L-Artikolu 9 għandu jiġi mibdul b’dan li ġej:

"L-Artikolu 9

1. Kull istituzzjoni tista’ tadotta regoli interni għall-applikazzjoni ta’ dan ir-Regolament. Fejn ikun possibbli, l-istituzzjonijiet għandhom jagħmlu l-arkivji tag]hom disponibbli għall-pubbliku permezz ta’ mezzi elettroniċi. L-istituzzjonijiet għandhom jikkonservaw ukoll dawk id-dokumenti li huma f’forom aċċessibbli għall-persuni bi bżonnijiet speċjali (Braille, test b’tipa kbira jew reġistrazzjonijiet).

2. Kull istituzzjoni għandha, kull sena, tippubblika informazzjoni dwar l-attivitajiet tagħha fejn għandhom x’jaqsmu ma’ l-arkivji storiċi.";

Artikolu 2

Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ għoxrin (20) jum wara l-pubblikazzjoni tiegħu fil-Gurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea.

Din id-Direttiva għandha torbot fl-intier tagħha u hija applikabbli direttament fl-Istati Membri kollha.

Magħmul fi Brussell, fit-22 ta’ Settembru 2003.

Għall-Kunsill

Il-President

F. Frattini

[1] ĠU L 145, tal-31.5.2001, p. 43.

[2] ĠU L 43, tal-15.2.1983, p. 1.

--------------------------------------------------