(1)

I sitt meddelande av den 2 december 2020 med titeln Digitalisering av rättskipningen i Europeiska unionen – En verktygslåda med möjligheter konstaterade kommissionen att den rättsliga ramen för unionens gränsöverskridande förfaranden på privaträttens och straffrättens område behöver moderniseras i enlighet med principen om digitalt som standard, samtidigt som det säkerställs dels att alla nödvändiga skyddsåtgärder för att undvika social utestängning har vidtagits, dels ömsesidigt förtroende, interoperabilitet och säkerhet.

(2)

För att uppnå ett fullt fungerande område med frihet, säkerhet och rättvisa är det viktigt att alla medlemsstater strävar efter att minska befintliga skillnader i fråga om digitalisering av system och dra nytta av de möjligheter som unionens relevanta finansieringsmekanismer erbjuder.

(3)

För att förbättra det rättsliga samarbetet och tillgången till rättslig prövning bör de unionsrättsakter som innehåller bestämmelser om kommunikation mellan behöriga myndigheter, däribland unionsorgan och unionsbyråer, och mellan behöriga myndigheter och fysiska och juridiska personer i frågor på privaträttens område kompletteras genom att villkor fastställs för hur sådan kommunikation ska ske med digitala medel.

(4)

Syftet med denna förordning är att förbättra effektiviteten och ändamålsenligheten i rättsliga förfaranden och underlätta tillgången till rättslig prövning genom att digitalisera de befintliga kommunikationskanalerna, vilket bör leda till kostnads- och tidsbesparingar, minskad administrativ börda och ökad resiliens i force majeure-situationer för alla myndigheter som deltar i gränsöverskridande rättsligt samarbete. Användningen av digitala kanaler för kommunikation mellan behöriga myndigheter bör leda till minskade förseningar i behandlingen av ärenden, på såväl kort som lång sikt. Detta bör vara till fördel för fysiska och juridiska personer och medlemsstaternas behöriga myndigheter samt stärka förtroendet för rättssystemen. Digitalisering av kommunikationskanaler skulle också vara till nytta när det gäller gränsöverskridande straffrättsliga förfaranden och i samband med unionens kamp mot brottslighet. I detta avseende innebär den höga säkerhetsnivå som digitala kommunikationskanaler kan erbjuda ett framsteg även när det gäller att garantera de berörda personernas rättigheter, såsom rätten till skydd för privat- och familjeliv och rätten till skydd av personuppgifter.

(5)

De grundläggande rättigheterna och friheterna för alla personer som berörs av det elektroniska utbytet av uppgifter enligt denna förordning, särskilt rätten till faktisk tillgång till rättslig prövning, rätten till en rättvis rättegång, principen om icke-diskriminering, rätten till skydd för privat- och familjeliv och rätten till skydd av personuppgifter, bör respekteras fullt ut i enlighet med unionsrätten.

(6)

Alla enheter bör, när de fullgör sina skyldigheter enligt denna förordning, respektera principen om rättsväsendets oberoende, med beaktande av maktfördelningsprincipen och övriga rättsstatsprinciper.

(7)

Faktisk tillgång till rättslig prövning är ett centralt mål för området med frihet, säkerhet och rättvisa. Den digitala omvandlingen är ett viktigt steg mot att förbättra tillgången till rättslig prövning och rättssystemens effektivitet, kvalitet och öppenhet.

(8)

Det är viktigt att lämpliga kanaler och verktyg utvecklas för att säkerställa att rättssystemen kan samarbeta digitalt på ett effektivt sätt. Det är därför avgörande att på unionsnivå inrätta ett enhetligt informationstekniskt instrument som möjliggör snabbt, direkt, interoperabelt, tillförlitligt, tillgängligt, säkert och effektivt gränsöverskridande elektroniskt utbyte av ärenderelaterade uppgifter mellan behöriga myndigheter. Kommissionen och medlemsstaterna bör säkerställa att rättstillämpare deltar i rättssystemens digitala omvandling.

(9)

Det har utvecklats verktyg för digitalt utbyte av ärenderelaterade uppgifter, som gör det möjligt att undvika att ersätta eller kräva kostsamma ändringar av de befintliga it-system som redan inrättats i medlemsstaterna. E-Codex (e-Justice Communication via On-line Data Exchange), för vilket den rättsliga ramen inrättades genom Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2022/850 (3), är det viktigaste verktyg av den här typen som har utvecklats hittills för att säkerställa snabbt, direkt, interoperabelt, hållbart, tillförlitligt och säkert gränsöverskridande elektroniskt utbyte av ärenderelaterade uppgifter mellan behöriga myndigheter.

(10)

Digitaliseringen av förfarande bör säkerställa tillgång till rättslig prövning för alla, inbegripet personer med funktionsnedsättning. Det decentraliserade it-system och den europeiska elektroniska åtkomstpunkt som inrättas genom denna förordning bör uppfylla de krav på webbtillgänglighet som fastställs i Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2016/2102 (4). Samtidigt bör de elektroniska betalningsmetoder som avses i denna förordning uppfylla tillgänglighetskraven i Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2019/882 (5).

(11)

Inrättandet av digitala kanaler för gränsöverskridande kommunikation skulle direkt bidra till att förbättra tillgången till rättslig prövning genom att fysiska och juridiska personer ges möjlighet att söka tillvarata sina rättigheter och göra gällande sina fordringar, inleda förfaranden och utbyta ärenderelaterade uppgifter i digital form med rättsliga eller andra behöriga myndigheter i förfaranden som omfattas av unionsrätten inom området för privaträttsliga frågor.

(12)

För att säkerställa att elektroniska kommunikationsverktyg har en positiv inverkan på tillgången till rättslig prövning bör medlemsstaterna avsätta tillräckliga resurser för att förbättra medborgarnas digitala färdigheter och kompetens och ägna särskild uppmärksamhet åt att säkerställa att en brist på digitala färdigheter inte blir ett hinder för användningen av det decentraliserade it-systemet. Medlemsstaterna bör säkerställa att utbildning erbjuds alla berörda rättstillämpare, inbegripet åklagare, domare och administrativ personal samt behöriga myndigheter, i syfte att säkerställa att det decentraliserade it-systemet används effektivt. Sådan utbildning bör syfta till att förbättra rättssystemens funktion i hela unionen samt upprätthållandet av grundläggande rättigheter och värden, särskilt genom att göra det möjligt för rättstillämpare att effektivt ta itu med utmaningar som kan uppstå under förfaranden eller förhandlingar som genomförs med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation, på grund av deras virtuella karaktär. Medlemsstaterna bör uppmuntras av och erhålla stöd från kommissionen när det gäller att ansöka om bidrag till stöd för utbildningsverksamhet inom ramen för unionens relevanta finansieringsprogram.

(13)

Denna förordning bör omfatta digitalisering av kommunikation i ärenden med gränsöverskridande verkningar och som omfattas av vissa unionsrättsakter i frågor på privaträttens och straffrättens område. Dessa rättsakter bör förtecknas i bilagorna till denna förordning. Kommunikation mellan behöriga myndigheter och unionsorgan och unionsbyråer, som Europeiska åklagarmyndigheten eller Eurojust, i fall där de är behöriga enligt de rättsakter som förtecknas i bilaga II, bör också omfattas av denna förordning. Om förvaltare enligt nationell rätt är behöriga att ta emot fordringar som anmälts av en utländsk borgenär i insolvensförfaranden inom ramen för Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2015/848 (6) bör de betraktas som behöriga myndigheter i den mening som avses i den här förordningen.

(14)

Denna förordning bör inte påverka de regler för gränsöverskridande rättsliga förfaranden som fastställs genom de rättsakter som förtecknas i bilagorna I och II, med undantag för de regler om kommunikation med digitala medel som införs genom denna förordning. Denna förordning bör inte påverka tillämpningen av nationell rätt om utseende av myndigheter, personer eller organ som har i uppgift att hantera någon aspekt av kontroll och inlämning av ansökningar, handlingar och information. Kraven i tillämplig nationell rätt när det gäller handlingars eller uppgifters äkthet, korrekthet, tillförlitlighet, trovärdighet och lämpliga rättsliga form bör inte påverkas, med undantag för de regler avseende kommunikation med digitala medel som införs genom denna förordning.

(15)

Huruvida ett ärende ska anses ha gränsöverskridande verkningar bör fastställas enligt de rättsakter som förtecknas i bilagorna I och II. Om det i de rättsakter som förtecknas i bilagorna I och II uttryckligen anges att nationell rätt ska styra ett kommunikationsförfarande mellan behöriga myndigheter bör denna förordning inte vara tillämplig.

(16)

Skyldigheterna enligt denna förordning bör inte gälla muntlig kommunikation, exempelvis per telefon eller personligen.

(17)

Denna förordning bör inte tillämpas på delgivning av handlingar enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2020/1784 (7)eller på bevisupptagning enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2020/1783 (8). De förordningarna innehåller redan särskilda regler om digitalisering av rättsligt samarbete. För att förbättra den direkta elektroniska delgivningen av handlingar till en person som har en känd delgivningsadress i en annan medlemsstat bör det dock genom den här förordningen införas vissa ändringar av förordning (EU) 2020/1784.

(18)

När kommissionen samarbetar med externa aktörer i utformnings- och utvecklingsfaserna av den europeiska elektroniska åtkomstpunkten bör dessa aktörer ha erfarenhet av utveckling av säkra, användarvänliga och tillgängliga it-lösningar.

(19)

För att säkerställa säker, effektiv, snabb, interoperabel, konfidentiell och tillförlitlig kommunikation mellan medlemsstaterna i gränsöverskridande förfaranden i frågor på privaträttens och straffrättens område bör lämplig kommunikationsteknik användas, förutsatt att vissa villkor vad gäller säkerheten, integriteten och tillförlitligheten för de handlingar som tas emot och identifieringen av deltagarna i kommunikationen uppfylls. Ett säkert, effektivt och tillförlitligt decentraliserat it-system bör därför inrättas för utbyte av uppgifter i gränsöverskridande rättsliga förfaranden. It-systemets decentraliserade karaktär bör syfta till att möjliggöra ett säkert utbyte av uppgifter mellan behöriga myndigheter, utan att någon unionsinstitution är inblandad i innehållet i dessa utbyten. Det decentraliserade it-systemet bör också möjliggöra säkert utbyte av uppgifter mellan en medlemsstat och unionsorgan och unionsbyråer, såsom Eurojust, i fall som omfattas av de rättsakter som förtecknas i bilaga II.

(20)

Det decentraliserade it-systemet bör bestå av backend-systemen i medlemsstaterna och i de relevanta unionsorganen och unionsbyråerna och interoperabla åtkomstpunkter genom vilka dessa system är kopplade till varandra med hjälp av säkra sammankopplingar. Åtkomstpunkterna i det decentraliserade it-systemet bör baseras på e-Codex.

(21)

Vid tillämpning av denna förordning bör medlemsstaterna kunna använda programvara som utvecklats av kommissionen (referensprogramvara) i stället för ett nationellt it-system. Denna referensprogramvara bör baseras på en modulstruktur, vilket innebär att programvaran paketeras och levereras separat från de e-Codex-komponenter som behövs för att ansluta den till det decentraliserade it-systemet. En sådan struktur bör göra det möjligt för medlemsstaterna att återanvända eller förbättra sin befintliga nationella infrastruktur för rättslig kommunikation för gränsöverskridande användning. I frågor rörande underhållsskyldighet kan medlemsstaterna också använda programvara som utvecklats av Haagkonferensen för internationell privaträtt (iSupport).

(22)

Kommissionen bör ansvara för skapandet, utvecklingen och underhållet av referensprogramvaran, i enlighet med principerna om inbyggt dataskydd och dataskydd som standard, och med tillgänglighetskraven. Kommissionen bör utforma, utveckla och underhålla referensprogramvaran i enlighet med de krav och principer för dataskydd som fastställs i Europaparlamentets och rådets förordningar (EU) 2018/1725 (9) och (EU) 2016/679 (10) och Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2016/680 (11), särskilt principerna om inbyggt dataskydd och dataskydd som standard samt en hög cybersäkerhetsnivå. I synnerhet bör varje fysisk eller juridisk person som deltar i skapande, utveckling eller underhåll av de nationella it-systemen eller referensprogramvaran vara bundna av dessa krav och principer. Referensprogramvaran bör även inkludera lämpliga tekniska åtgärder och bör möjliggöra organisatoriska åtgärder, inbegripet nödvändig tillsyn för att säkerställa en säkerhets- och interoperabilitetsnivå som är lämplig för utbytet av uppgifter i samband med gränsöverskridande rättsliga förfaranden. För att säkerställa interoperabilitet med nationella it-system bör referensprogramvaran kunna genomföra standarderna för digitala förfaranden enligt definitionen i förordning (EU) 2022/850 för de motsvarande rättsakter som förtecknas i bilagorna I och II till den här förordningen.

(23)

För att ge snabbt, säkert och effektivt bistånd till sökande bör kommunikation mellan behöriga myndigheter, exempelvis domstolar och centralmyndigheter som har utsetts enligt rådets förordningar (EG) nr 4/2009 (12) och (EU) 2019/1111 (13), som regel genomföras genom det decentraliserade it-systemet.

(24)

En störning i det decentraliserade it-systemet skulle kunna omöjliggöra överföringar via systemet. Eventuella störningar i systemet bör åtgärdas så snart som möjligt av de berörda unionsorganen och medlemsstaterna. Det skulle också kunna vara praktiskt omöjligt att göra överföringar på grund av den fysiska eller tekniska karaktären hos det som ska överföras, såsom överföring av fysiska bevis eller behov av att överföra originalhandlingen i pappersformat för att bedöma dess äkthet, eller på grund av force majeure. Force majeure-situationer följer i allmänhet av oförutsebara och oundvikliga händelser som har sin grund i omständigheter som ligger utanför den behöriga myndighetens kontroll. När det decentraliserade it-systemet inte används bör kommunikationen ske på det lämpligaste alternativa sättet. Sådana alternativa sätt bör bland annat innebära att översändandet sker så snabbt som möjligt och på ett säkert sätt på annan säker elektronisk väg, genom posttjänster eller genom personlig överföring där sådan överföring är möjlig.

(25)

Det decentraliserade it-systemet bör användas som standard i kommunikationen mellan behöriga myndigheter. För att säkerställa flexibilitet i det rättsliga samarbetet skulle dock andra kommunikationsmedel kunna vara mer lämpliga i vissa situationer. Detta kan vara lämpligt när de behöriga myndigheterna behöver direkt personlig kommunikation och särskilt för direkt kommunikation mellan domstolar enligt förordningarna (EU) 2015/848 och (EU) 2019/1111 och för direkt kommunikation mellan behöriga myndigheter enligt rådets rambeslut 2005/214/RIF (14), 2006/783/RIF (15), 2008/909/RIF (16), 2008/947/RIF (17) och 2009/829/RIF (18), Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/41/EU (19) eller Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1805 (20) när kommunikationen mellan de behöriga myndigheterna kan genomföras på valfritt sätt eller på lämpligt sätt i enlighet med dessa rättsakter. I sådana fall skulle behöriga myndigheter kunna använda mindre formella kommunikationsmedel, såsom e-post.

Andra kommunikationsmedel kan också vara lämpliga när kommunikationen inbegriper hantering av känsliga uppgifter eller när konvertering av omfattande dokumentation till elektronisk form medför en oproportionell administrativ börda för den behöriga myndighet som skickar dokumentationen. Eftersom de behöriga myndigheterna hanterar känsliga uppgifter bör informationsutbytets säkerhet och tillförlitlighet alltid säkerställas vid valet av lämpliga kommunikationsmedel. Det decentraliserade it-systemet bör alltid betraktas som den lämpligaste metoden för utbyte av formulär som har upprättats enligt de rättsakter som förtecknas i bilagorna I och II till den här förordningen. Formulär kan emellertid utbytas på annat sätt i fall där de behöriga myndigheterna i olika medlemsstater befinner sig på samma plats i en medlemsstat i syfte att bistå vid verkställandet av förfaranden för rättsligt samarbete enligt de rättsakter som förtecknas i bilaga II till den här förordningen, om det är nödvändigt på grund av ärendets brådskande karaktär, såsom i situationer enligt direktiv 2014/41/EU där den utfärdande myndigheten bistår vid verkställandet av den europeiska utredningsordern i den verkställande staten eller där de behöriga myndigheterna i olika medlemsstater vid ett fysiskt möte samordnar förfaranden för rättsligt samarbete enligt de rättsakter som förtecknas i bilaga II till den här förordningen.

(26)

När det gäller de komponenter i det decentraliserade it-systemet som unionen ansvarar för i enlighet med de säkerhetskrav som fastställs i förordning (EU) 2022/850, bör den enhet som förvaltar systemets komponenter ha tillräckliga resurser för att säkerställa att de fungerar väl.

(27)

För att underlätta fysiska och juridiska personers tillgång till de behöriga myndigheterna i frågor på privaträttens område bör denna förordning inrätta en åtkomstpunkt på unionsnivå (en europeisk elektronisk åtkomstpunkt) som en del av det decentraliserade it-systemet, vilken bör innehålla information för fysiska och juridiska personer om deras rätt till rättshjälp, och genom vilken de bör kunna lämna in ansökningar, göra framställningar, skicka, begära och ta emot förfarandemässigt relevant information, inbegripet digitaliserade ärendeakter eller delar därav, och kommunicera med de behöriga myndigheterna, eller låta sina företrädare göra det på deras vägnar, inom de förfaranden som omfattas av denna förordning, eller delges rättegångshandlingar eller andra handlingar. Den europeiska elektroniska åtkomstpunkten bör ligga på den europeiska e-juridikportalen, som fungerar som en enda kontaktpunkt för juridisk information och juridiktjänster i unionen.

(28)

Rätten till rättshjälp eller rättsligt bistånd enligt unionsrätten och nationell rätt, särskilt rätten till rättshjälp enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 650/2012 (21), rådets förordningar (EG) nr 4/2009 och (EU) 2019/1111 och rådets direktiv 2003/8/EG (22), är tillämplig. Fysiska och juridiska personer bör kunna få tillgång till relevant information på e-juridikportalen via länkar i den europeiska elektroniska åtkomstpunkten.

(29)

När det gäller fysiska och juridiska personers kommunikation med behöriga myndigheter i frågor på privaträttens område i gränsöverskridande ärenden bör elektronisk kommunikation användas som ett alternativ till de befintliga kommunikationsmedlen, inbegripet nationella medel, utan att det påverkar hur fysiska eller juridiska personer kommunicerar med sina nationella myndigheter, i enlighet med nationell rätt. Vid kommunikation mellan juridiska personer och behöriga myndigheter bör användning av elektroniska medel som standard uppmuntras. För att säkerställa att tillgång till rättslig prövning genom digitala medel inte bidrar till att vidga den digitala klyftan ytterligare bör valet mellan elektronisk kommunikation i enlighet med vad som föreskrivs i denna förordning och andra kommunikationsmedel emellertid överlåtas till de berörda personerna. Detta är i synnerhet viktigt för att ta hänsyn till särskilda förutsättningar för personer som kanske saknar de tekniska medel eller digitala färdigheter som behövs för att få tillgång till digitala tjänster och personer med funktionsnedsättning, eftersom medlemsstaterna och unionen har förbundit sig att vidta lämpliga åtgärder i enlighet med FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning.

(30)

För att förbättra elektronisk gränsöverskridande kommunikation och översändande av handlingar via det decentraliserade it-systemet, inbegripet genom den europeiska elektroniska åtkomstpunkten, bör handlingar som översänds via det decentraliserade it-systemet inte nekas rättslig verkan och bör inte anses vara otillåtliga vid rättsliga förfaranden enbart för att de har elektronisk form. Denna princip bör emellertid inte påverka bedömningen av rättsverkningar eller tillåtlighet av sådana handlingar som kan utgöra bevis i enlighet med nationell rätt.

(31)

För att underlätta muntliga förhandlingar i förfaranden i frågor på privaträttens och straffrättens område med gränsöverskridande verkningar bör det i denna förordning föreskrivas fakultativ användning av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation.

(32)

Videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation bör göra det möjligt för den behöriga myndigheten att autentisera identiteten på de personer som ska höras och bör möjliggöra bild- och ljudkommunikation och muntlig kommunikation under förhandlingen. Ett enkelt telefonsamtal bör inte anses vara en lämplig teknik för distanskommunikation för muntliga förhandlingar. Den teknik som används bör uppfylla tillämpliga standarder för skydd av personuppgifter, telehemlighet vid kommunikation samt datasäkerhet, oavsett för vilken typ av förhandlingar den används.

(33)

En förhandling som genomförs med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation bör inte vägras enbart på grund av att det saknas nationella regler för användningen av teknik för distanskommunikation. I ett sådant fall bör de mest ändamålsenliga regler som är tillämpliga enligt nationell rätt, exempelvis regler för bevisupptagning, gälla i tillämpliga delar.

(34)

Rätten till tolkning bör inte påverkas av denna förordning, och videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation som används i förfaranden i frågor på privaträttens och straffrättens område bör möjliggöra användning av tolkning.

(35)

För att underlätta muntliga förhandlingar i förfaranden i frågor på privaträttens område med gränsöverskridande verkningar, bör det i denna förordning föreskrivas fakultativ användning av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation för parternas eller deras företrädares deltagande i sådana förhandlingar, med förbehåll för tillgången till relevant teknik, möjligheten för parterna att lämna in synpunkter om användningen av sådan teknik och lämpligheten av användningen av sådan teknik med hänsyn till de särskilda omständigheterna i ärendet. Denna förordning bör inte hindra varken personer som bistår en part eller åklagare i frågor på privaträttens område från att delta i förhandlingen med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation i enlighet med tillämplig nationell rätt.

(36)

Förfarandet för att inleda och genomföra förhandlingar med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation bör i frågor på privaträttens område regleras av nationell rätt i den medlemsstat där förfarandena äger rum. Om det i den nationella rätten i den medlemsstat som genomför förhandlingen i frågor på privaträttens område föreskrivs att förhandlingar ska spelas in bör parterna informeras om dessa bestämmelser och, om så föreskrivs, om deras möjlighet att motsätta sig inspelningen.

(37)

När beslut fattas om huruvida parterna och deras företrädare ska tillåtas att delta i en förhandling i frågor på privaträttens område med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation bör den behöriga myndigheten välja en lämplig metod för att inhämta parternas synpunkter i enlighet med nationell processrätt.

(38)

Om en behörig myndighet i förfaranden i frågor på privaträttens område har beslutat att tillåta att minst en av parterna eller de andra personerna deltar i en förhandling med hjälp av videokonferensteknik, bör den behöriga myndigheten säkerställa att dessa personer har tillgång till den förhandlingen med hjälp av videokonferensteknik. Den behöriga myndigheten bör särskilt skicka dessa personer en länk för deltagande i videokonferensen och tillhandahålla tekniskt stöd. Till exempel bör den behöriga myndigheten tillhandahålla instruktioner om den programvara som kommer att användas och vid behov anordna ett tekniskt test före förhandlingen. Den behöriga myndigheten bör beakta de särskilda behoven hos personer med funktionsnedsättning.

(39)

Om ett barn deltar i förfaranden i frågor på privaträttens område, särskilt i egenskap av part, enligt nationell rätt, bör barnet kunna delta i förhandlingen med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation som föreskrivs i denna förordning, med beaktande av barnets processuella rättigheter. Om barnet deltar i förfarandena för bevisupptagning i frågor på privaträttens område, till exempel om barnet ska höras som vittne, kan barnet å andra sidan också höras med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation i enlighet med förordning (EU) 2020/1783.

(40)

Om en behörig myndighet ansöker om att en person ska delta för bevisupptagning i frågor på privaträttens område, bör denna persons deltagande i förhandlingen med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation regleras av förordning (EU) 2020/1783.

(41)

Denna förordning bör inte vara tillämplig på användning av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation i frågor på privaträttens område när sådan användning redan föreskrivs i de rättsakter som förtecknas i bilaga I, eller i frågor som inte har gränsöverskridande verkningar. Denna förordning bör inte heller tillämpas på användning av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation vid förfaranden för bestyrkande av notarius publicus.

(42)

I frågor på straffrättens område bör förfarandet för att inleda och genomföra förhandlingar med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation regleras av nationell rätt i den medlemsstat som genomför förhandlingen. Den medlemsstat som genomför förhandlingen med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation bör anses vara den medlemsstat som har ansökt om användning av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation.

(43)

De regler som fastställs i denna förordning om användning av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation vid förhandlingar i samband med förfaranden för rättsligt samarbete i frågor på straffrättens område bör inte tillämpas på förhandlingar med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation för att ta upp bevis eller hålla en rättegång som kan leda till ett avgörande om huruvida en misstänkt eller en åtalad person är skyldig eller inte. Denna förordning bör inte påverka tillämpningen av direktiv 2014/41/EU, konventionen om inbördes rättshjälp i brottmål mellan Europeiska unionens medlemsstater och rådets rambeslut 2002/465/RIF (23).

(44)

För att skydda rätten till en rättvis rättegång och rätten till försvar bör de misstänkta, åtalade eller dömda personerna, eller en berörd person enligt definitionen iförordning (EU) 2018/1805 som inte är en misstänkt eller åtalad eller dömd person, ge sitt samtycke till användningen av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation för en förhandling i samband med förfaranden för rättsligt samarbete i frågor på straffrättens område. Det bör vara möjligt för den behöriga myndigheten att avvika från kravet att inhämta samtycke från den misstänkta, åtalade eller dömda personen eller den berörda personen endast i undantagsfall när ett sådant avvikande är vederbörligen motiverat av allvarliga hot mot den allmänna säkerheten och folkhälsan beträffande vilka det är visat att hoten är verkliga och aktuella eller förutsebara. Tillämpningen av undantag från kravet att inhämta samtycke till användningen av videokonferensteknik bör begränsas till vad som är nödvändigt och bör fullt ut respektera Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna (stadgan). Om samtycke inte inhämtas bör den misstänkta, åtalade eller dömda personen eller den berörda personen ha möjlighet att begära omprövning i enlighet med nationell rätt och i full överensstämmelse med stadgan.

(45)

Om en misstänkt, åtalad eller dömd persons rättigheter har kränkts i samband med en förhandling som har genomförts med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation bör tillgång till ett effektivt rättsmedel garanteras i enlighet med artikel 47 i stadgan. Tillgång till ett effektivt rättsmedel bör också garanteras andra berörda personer än en misstänkt, åtalad eller dömd person i samband med en förhandling med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation i förfaranden enligt förordning (EU) 2018/1805.

(46)

De behöriga myndigheter som ansvarar för en förhandling som genomförs med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation i frågor på straffrättens område bör säkerställa att kommunikationen mellan den misstänkta, åtalade eller dömda personen eller den berörda personen i förfaranden enligt förordning (EU) 2018/1805 och dennes advokat, både omedelbart före och under förhandlingen, är konfidentiell i enlighet med tillämplig nationell rätt.

(47)

Om en förhandling med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation anordnas i frågor på straffrättens område, bör den behöriga myndighet som mottar begäran om att anordna en sådan förhandling(den anmodade behöriga myndigheten) säkerställa att den misstänkta, åtalade eller dömda personen eller den berörda personen, enligt definitionen i förordning (EU) 2018/1805, inbegripet personer med funktionsnedsättning, har tillgång till den infrastruktur som krävs för att använda videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation. Detta bör inbegripa ett ansvar att till exempel ge tillträde till de lokaler där förhandlingen ska hållas och till tillgänglig teknisk utrustning. Om teknisk utrustning inte finns tillgänglig i den anmodade behöriga myndighetens lokaler bör det vara möjligt för den myndigheten att vidta praktiska åtgärder genom att anordna förhandlingen i en annan myndighets lokaler i syfte att genomföra den med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation, om detta är möjligt, i enlighet med nationella förfaranden.

(48)

Genom Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 910/2014 (24) inrättas ett gemensamt unionsregelverk för erkännande av medel för elektronisk identifiering och elektroniska betrodda tjänster (betrodda tjänster enligt eIDA), särskilt elektroniska underskrifter, elektroniska stämpar, tidsstämplingar, elektroniska leveranstjänster och autentisering av webbplatser, som över gränser tillerkänns samma rättsliga status som sina fysiska motsvarigheter. Den här förordningen bör därför föreskriva användning av betrodda tjänster enligt eIDA för digital kommunikation.

(49)

Om en handling som överförs som en del av elektronisk kommunikation enligt denna förordning kräver en stämpel eller underskrift bör de behöriga myndigheterna använda en kvalificerad elektronisk stämpel eller en kvalificerad elektronisk underskrift enligt definitionen i förordning (EU) nr 910/2014, och de fysiska eller juridiska personerna bör använda en kvalificerad elektronisk underskrift eller elektronisk identifiering. Den här förordningen bör dock inte påverka de formella krav som är tillämpliga på handlingar som framställs till stöd för en begäran, vilket kan vara digitala original eller bestyrkta kopior. Den här förordningen bör inte heller påverka kraven enligt nationell rätt vad gäller konvertering av handlingar eller eventuella krav på handlingars eller informations äkthet, korrekthet, tillförlitlighet, trovärdighet eller lämpliga rättsliga form, förutom när det gäller de villkor för kommunikation med digitala medel som införs genom den här förordningen.

(50)

För att underlätta betalning av avgifter i ärenden med gränsöverskridande verkningar som omfattas av de unionsrättsakter i frågor på privaträttens område som förtecknas i bilaga I, bör de tekniska medlen för elektronisk betalning av avgifter vara förenliga med tillämpliga regler om tillgänglighet. Användning av betalningsmetoder som är allmänt tillgängliga i hela unionen, såsom kreditkort, betalkort, e-plånböcker och banköverföringar, bör vara möjlig i en onlinemiljö och tillgänglig via den europeiska elektroniska åtkomstpunkten.

(51)

För att säkerställa att målen för denna förordning uppnås fullt ut och för att anpassa de befintliga unionsrättsakterna i frågor på privaträttens och straffrättens område till denna förordning krävs att ändringar införs i följande rättsakter genom denna förordning: Europaparlamentets och rådets förordningar (EG) nr 805/2004 (25), (EG) nr 1896/2006 (26), (EG) nr 861/2007 (27), (EU) nr 606/2013 (28), (EU) nr 655/2014 (29), (EU) 2015/848 och (EU) 2018/1805. Syftet med ändringarna är att säkerställa att kommunikationen genomförs i enlighet med de regler och principer som anges i den här förordningen. Ändringar i direktiv och rambeslut i frågor på privaträttens och straffrättens område införs genom Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2023/2843 (30).

(52)

I enlighet med punkterna 22 och 23 i det interinstitutionella avtalet av den 13 april 2016 om bättre lagstiftning (31) bör kommissionen utvärdera denna förordning på grundval av de uppgifter som samlas in genom särskilda övervakningsarrangemang, inbegripet kvantitativa och kvalitativa bedömningar, för var och en av de rättsakter som förtecknas i bilagorna I och II till denna förordning, för att bedöma denna förordnings faktiska konsekvenser för den praktiska tillämpningen, särskilt för att undersöka inverkan på effektiviteten och ändamålsenligheten hos digitaliseringen av gränsöverskridande rättslig samarbete och behovet av ytterligare åtgärder.

(53)

Den referensprogramvara som har utvecklats av kommissionen som ett backend-system bör automatiskt samla in de uppgifter som krävs för övervakning, och dessa uppgifter bör översändas till kommissionen. Om medlemsstaterna väljer att använda ett nationellt it-system i stället för den referensprogramvara som har utvecklats av kommissionen, kan det systemet utrustas för att programmatiskt samla in dessa uppgifter och i detta fall bör dessa uppgifter översändas till kommissionen. e-Codex-anslutningstjänsten kan också utrustas med en funktion som gör det möjligt att hämta relevanta statistiska uppgifter.

(54)

Om uppgifter om antalet förhandlingar i vilka videokonferensteknik har använts inte kan samlas in automatiskt bör varje medlemsstat utse minst en domstol eller behörig myndighet för att upprätta ett övervakningsurval, i syfte att begränsa den ytterligare administrativa bördan med att samla in uppgifter. Den utsedda domstolen eller behöriga myndigheten bör få i uppdrag att samla in och till kommissionen överlämna sådana uppgifter om sina egna förhandlingar som kan användas för att ge en uppskattning av mängden uppgifter som är nödvändig för utvärderingen av denna förordning för en viss medlemsstat. Den utsedda domstolen eller behöriga myndigheten bör vara behörig att genomföra förhandlingar med hjälp av videokonferensteknik i enlighet med denna förordning. Inom områden där andra myndigheter än domstolar eller åklagarmyndigheter, exempelvis notarier, anses vara behöriga myndigheter i den mening som avses i denna förordning, bör det utsedda övervakningsurvalet också vara representativt för deras tillämpning av denna förordning.

(55)

Tillämpningen av denna förordning påverkar inte maktfördelningen eller rättsväsendets oberoende i medlemsstaterna och heller inte processuella rättigheter enligt stadgan och unionsrätten, såsom direktiven om processuella rättigheter, dvs. Europaparlamentets och rådets direktiv 2010/64/EU (32), 2012/13/EU (33), 2013/48/EU (34), (EU) 2016/343 (35), (EU) 2016/800 (36) och (EU) 2016/1919 (37), särskilt rätten till tolkning, rätten till tillgång till en advokat, rätten att få tillgång till handlingarna i målet, rätten till rättshjälp och rätten att vara närvarande vid rättegången.

(56)

Förordningarna (EU) 2016/679 och (EU) 2018/1725 och direktiv (EU) 2016/680 är tillämpliga på behandlingen av personuppgifter i det decentraliserade it-systemet. För att förtydliga ansvaret för behandling av personuppgifter som sänds eller tas emot via det decentraliserade it-systemet bör det i den här förordningen anges vem som betraktas som personuppgiftsansvarig. Varje sändande eller mottagande enhet bör därför var för sig anses ha fastställt ändamålet och medlet för behandlingen av uppgifter.

(57)

För att säkerställa enhetliga villkor för genomförandet av denna förordning när det gäller upprättandet av det decentraliserade it-systemet bör kommissionen tilldelas genomförandebefogenheter. Dessa befogenheter bör utövas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 182/2011 (38). Genomförandeakterna bör göra det möjligt för medlemsstaterna att anpassa sina relevanta nationella it-system för anslutning till det decentraliserade it-systemet.

(58)

Eftersom målen för denna förordning, särskilt en harmoniserad digitalisering av gränsöverskridande rättsligt samarbete, inte i tillräcklig utsträckning kan uppnås av medlemsstaterna på egen hand, bland annat på grund av att det inte skulle vara möjligt att garantera att medlemsstaternas, unionsorganens och unionsbyråernas it-system är interoperabla, utan snarare, genom samordnade unionsåtgärder, kan uppnås bättre på unionsnivå, kan unionen vidta åtgärder i enlighet med subsidiaritetsprincipen i artikel 5 i fördraget om Europeiska unionen (EU-fördraget). I enlighet med proportionalitetsprincipen i samma artikel går denna förordning inte utöver vad som är nödvändigt för att uppnå dessa mål.

(59)

I enlighet med artiklarna 1 och 2 i protokoll nr 22 om Danmarks ställning, fogat till EU-fördraget och fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget), deltar Danmark inte i antagandet av denna förordning, som inte är bindande för eller tillämplig på Danmark.

(60)

I enlighet med artiklarna 1, 2 och 4a.1 i protokoll nr 21 om Förenade kungarikets och Irlands ställning med avseende på området med frihet, säkerhet och rättvisa, fogat till EU-fördraget och EUF-fördraget, och utan att det påverkar tillämpningen av artikel 4 i det protokollet, deltar Irland inte i antagandet av denna förordning, som inte är bindande för eller tillämplig på Irland.

(61)

Europeiska datatillsynsmannen har hörts i enlighet med artikel 42.1 i förordning (EU) 2018/1725 och avgav formella kommentarer den 25 januari 2022.