Besluit van de Raad van beheer van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden

van 26 maart 2004

tot vaststelling van regels voor de tenuitvoerlegging van Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten

(2004/321/EG)

DE RAAD VAN BEHEER,

Gelet op Verordening (EG) nr. 1649/2003 van de Raad van 18 juni 2003 tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1365/75 betreffende de oprichting van een Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden, alsmede tot intrekking van Verordening (EEG) nr. 1417/76(1),

Overwegende hetgeen volgt:

(1) De algemene beginselen en beperkingen die van toepassing zijn op het in artikel 255 van het Verdrag vastgestelde recht op toegang tot documenten, vastgelegd in Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie(2).

(2) Bij de aanneming van Verordening (EG) nr. 1049/2001 zijn de drie instellingen in een gemeenschappelijke verklaring overeengekomen dat de agentschappen en soortgelijke organen voorschriften dienen te hebben die in overeenstemming zijn met deze verordening.

(3) Verordening (EG) nr. 1649/2003 bepaalt dat Verordening (EG) nr. 1049/2001 van toepassing is op de documenten die bij de Stichting berusten.

(4) In Verordening (EG) nr. 1649/2003 is eveneens vastgelegd dat de Raad van beheer de toepassingsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1049/2001 binnen zes maanden na 29 september 2003 of na de inwerkingtreding van Verordening (EG) nr. 1649/2003 van de Raad vaststelt.

(5) Duidelijke voorschriften maken een goede administratie mogelijk ten behoeve van degenen die verantwoordelijk zijn voor een accurate en snelle behandeling van verzoeken van het publiek,

BESLUIT:

Artikel 1

Toepasbaarheid en toepassingsgebied

1. Het recht op toegang betreft documenten waarover de Stichting beschikt, dat wil zeggen documenten die door de Stichting opgesteld of ontvangen zijn en in haar bezit zijn.

2. De burgers van de Europese Unie en natuurlijke of rechtspersonen met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat van de Europese Unie oefenen hun recht uit op toegang tot documenten van de Stichting uit hoofde van artikel 2, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

3. Overeenkomstig artikel 2, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 hebben de burgers van derde landen die geen verblijfplaats in een lidstaat hebben alsmede de rechtspersonen die geen statutaire zetel in een van de lidstaten hebben, onder dezelfde voorwaarden recht op toegang tot de documenten van de Stichting als de in artikel 2, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 bedoelde toegangsgerechtigden.

Artikel 2

Verzoeken om toegang

1. Verzoeken om toegang tot documenten van de Stichting die niet voor het publiek beschikbaar zijn, geschieden in schriftelijke vorm, elektronische vorm daaronder begrepen, en zijn voldoende nauwkeurig geformuleerd opdat de Stichting de documenten kan identificeren.

2. De Stichting beantwoordt de initiële en confirmatieve verzoeken om toegang binnen een termijn van vijftien werkdagen vanaf de datum waarop het verzoek is geregistreerd.

3. Wanneer het om complexe of omvangrijke documenten gaat, kan deze termijn met vijftien werkdagen worden verlengd. Iedere verlenging van de termijn moet met redenen worden omkleed en vooraf aan de verzoeker worden medegedeeld.

4. Ingeval een verzoek niet nauwkeurig is, zoals bedoeld in artikel 6, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001, verzoekt de Stichting de verzoeker de nodige aanvullende gegevens te verstrekken om de gevraagde documenten te kunnen identificeren; de antwoordtermijn loopt vanaf het ogenblik waarop de Stichting over deze gegevens beschikt.

5. Elke gedeeltelijk afwijzende beslissing geeft de op een van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 genoemde uitzonderingen gegronde reden voor de weigering.

Artikel 3

Behandeling van initiële verzoeken

1. Bij de registratie van het verzoek wordt de verzoeker een ontvangstbevestiging toegezonden, behalve wanneer het antwoord per omgaande kan worden verzonden. De ontvangstbevestiging en het antwoord worden schriftelijk of eventueel langs elektronische weg toegezonden.

2. De verzoeker wordt door het hoofd van de afdeling Administratie op de hoogte gesteld van het antwoord op zijn verzoek.

3. In geval van volledige of gedeeltelijke afwijzing kan de verzoeker binnen 15 werkdagen na ontvangst van het antwoord van de Stichting een confirmatief verzoek indienen, dat ertoe strekt de Stichting haar standpunt te doen herzien.

4. Bij uitblijven van een antwoord van de Stichting binnen de voorgeschreven termijn, heeft de verzoeker het recht een confirmatief verzoek in te dienen.

Artikel 4

Behandeling van confirmatieve verzoeken

1. De directeur neemt de besluiten tot afwijzing met betrekking tot confirmatieve verzoeken. Hij brengt de Raad van beheer op de hoogte van dergelijke handelingen.

2. De beslissing wordt de verzoeker schriftelijk of eventueel langs elektronische weg meegedeeld onder specificatie van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001, waarop de afwijzing is gebaseerd en de redenen daarvoor. Tevens wordt de verzoeker geattendeerd op de beroepsmogelijkheden die hem openstaan, namelijk beroep bij het Gerecht van eerste aanleg of een klacht bij de Europese ombudsman.

Artikel 5

Raadplegingen

1. Wanneer bij de Stichting een verzoek wordt ingediend om toegang tot een document dat in haar bezit is, maar dat afkomstig is van een derde, gaat de Stichting de toepasselijkheid na van een van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vermelde uitzonderingen.

2. Wanneer de Stichting na dit onderzoek van oordeel is dat de toegang tot het gevraagde document overeenkomstig een van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vermelde uitzonderingen moet worden geweigerd, wordt het afwijzende antwoord de verzoeker zonder raadpleging van de derde-auteur toegezonden.

3. De Stichting brengt een gunstig advies over het verzoek uit zonder de derde-auteur te raadplegen wanneer:

a) het gevraagde document reeds openbaar is gemaakt, hetzij door de auteur, hetzij overeenkomstig de verordening of vergelijkbare bepalingen;

b) de, eventueel gedeeltelijke, openbaarmaking van de inhoud kennelijk geen schade aan één der in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vermelde belangen toebrengt.

Artikel 6

Uitoefening van het recht tot toegang

1. De documenten worden per post, fax of, in voorkomend geval, e-mail verzonden. Bij omvangrijke of moeilijk te hanteren documenten wordt de verzoeker verzocht de documenten ter plaatse te raadplegen. Deze raadpleging is kosteloos.

2. Wanneer het document is gepubliceerd, worden in het antwoord de publicatiereferenties gegeven en/of informatie over de plaats waar het document kan worden gevonden en eventueel het adres van het document op de website van de Stichting.

3. Wanneer het document meer dan twintig bladzijden bedraagt, kan de verzoeker een bijdrage van 0,40 EUR per bladzijde worden gevraagd, vermeerderd met de frankeerkosten. De kosten in verband met andere dragers worden per geval afzonderlijk vastgesteld, maar mogen een redelijk bedrag niet overschrijden.

Artikel 7

Documentenregister

1. Teneinde het de burgers mogelijk te maken hun rechten krachtens Verordening (EG) nr. 1049/2001 ten volle uit te oefenen, voorziet de Stichting in toegang tot een documentenregister, dat via haar internetsite beschikbaar is.

2. Het register bevat de titel van het document, een uniek referentienummer, het onderwerp en/of een korte beschrijving van het document en de datum waarop het document is ontvangen of opgesteld en geregistreerd.

Artikel 8

Rechtstreeks voor het publiek toegankelijke documenten

1. Dit artikel is enkel van toepassing op na de toepassingsdatum van Verordening (EG) nr. 1049/2001 opgestelde of ontvangen documenten.

2. De volgende documenten worden automatisch op verzoek toegezonden en voorzover mogelijk rechtstreeks toegankelijk gemaakt:

a) agenda's en goedgekeurde notulen van de vergaderingen van de Raad van beheer en het bureau;

b) besluiten van de Raad van beheer en het bureau;

c) documenten die van derden afkomstig zijn en reeds door de auteur of met diens instemming openbaar zijn gemaakt;

d) documenten die reeds naar aanleiding van een vorig verzoek openbaar zijn gemaakt.

Artikel 9

Verslag

De Stichting maakt in haar jaarverslag melding van de tenuitvoerlegging van dit besluit, en geeft in het bijzonder statistische informatie over het aantal verzoeken om toegang tot documenten van de Stichting en het aantal afwijzingen met de redenen daarvoor.

Artikel 10

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag van zijn bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Gedaan te Dublin, 26 maart 2004.

Voor de Raad van beheer

Marjaana Valkonen

(1) PB L 245 van 29.9.2003, blz. 25.

(2) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.