Decisione del consiglio di amministrazione della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro

del 26 marzo 2004

relativa all'adozione delle norme di attuazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Consiglio relativo all'accesso del pubblico ai documenti

(2004/321/CE)

IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE,

visto il regolamento (CE) n. 1649/2003 del Consiglio, del 18 giugno 2003, che modifica il regolamento (CEE) n. 1365/75 concernente l'istituzione di una Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro, e che abroga il regolamento (CEE) n. 1417/76(1),

considerando quanto segue:

(1) I principi generali e i limiti che disciplinano il diritto di accesso ai documenti, di cui all'articolo 255 del trattato, sono stati stabiliti mediante il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione(2).

(2) Al momento dell'adozione del regolamento (CE) n. 1049/2001, le tre istituzioni avevano esortato, in una dichiarazione comune, le agenzie e gli organismi analoghi a dotarsi di norme conformi a quelle del suddetto regolamento.

(3) Il regolamento (CE) n. 1649/2003 indica che il regolamento (CE) n. 1049/2001 si applica ai documenti in possesso della Fondazione.

(4) Il regolamento (CE) n. 1649/2003 indica inoltre che il consiglio di amministrazione adotta le modalità pratiche di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 entro un termine di sei mesi a decorrere dal 29 settembre 2003 o dall'entrata in vigore del regolamento (CE) n. 1649/2003.

(5) Una normativa chiara è suscettibile di promuovere la buona amministrazione in quanto aiuta i responsabili a trattare con precisione e rapidità le domande presentate dal pubblico,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Applicabilità e ambito di applicazione

1. Il diritto d'accesso riguarda i documenti detenuti dalla Fondazione, ossia da essa prodotti o ricevuti e in suo possesso.

2. I cittadini dell'Unione e le persone fisiche o giuridiche che risiedano o abbiano la sede sociale in uno Stato membro esercitano il diritto di accesso ai documenti della Fondazione in forza delle disposizioni dell'articolo 2, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

3. In applicazione dell'articolo 2, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, i cittadini di paesi terzi che non risiedono in uno Stato membro e le persone giuridiche che non hanno la sede sociale in uno degli Stati membri si avvalgono del diritto d'accesso ai documenti della Fondazione alle stesse condizioni dei destinatari di cui all'articolo 2, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Articolo 2

Domande di accesso

1. Le domande d'accesso a documenti della Fondazione non disponibili al pubblico vanno inviate per iscritto, anche per via elettronica, e devono essere sufficientemente precise da consentire alla Fondazione di identificare i documenti.

2. La Fondazione risponde alle domande d'accesso, iniziali e di conferma, entro quindici giorni lavorativi dalla data di registrazione della domanda.

3. Nel caso di domande complesse o relative a documenti voluminosi tale termine può essere prorogato di altri quindici giorni lavorativi. Qualsiasi proroga del termine deve essere motivata e comunicata previamente al richiedente.

4. Nel caso di una domanda poco precisa di cui all'articolo 6, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, la Fondazione chiede al richiedente di fornire informazioni complementari che permettano di identificare i documenti richiesti; il termine di risposta inizia a decorrere soltanto dal momento in cui la Fondazione dispone di tali informazioni.

5. Qualsiasi decisione negativa, anche solo in parte, indica il motivo del rifiuto fondato su una delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Articolo 3

Esame delle domande iniziali

1. Al momento della registrazione della domanda, al richiedente viene inviato un avviso di ricevimento, a meno che la risposta possa essere inviata a giro di posta. L'avviso di ricevimento e la risposta sono inviati per iscritto, eventualmente anche con mezzi elettronici.

2. Il richiedente è informato del seguito dato alla sua domanda dal responsabile dell'amministrazione.

3. In caso di rifiuto totale o parziale, il richiedente ha il diritto di presentare, entro quindici giorni lavorativi dalla ricezione della risposta, una domanda di conferma in cui si inviti la Fondazione a riconsiderare la propria posizione.

4. In assenza di risposta nei termini da parte della Fondazione, il richiedente ha la facoltà di presentare una domanda di conferma.

Articolo 4

Trattamento delle domande di conferma

1. Il direttore adotta le decisioni di rifiuto all'accesso relative alle domande di conferma e ne informa il consiglio di amministrazione della Fondazione.

2. La decisione è comunicata al richiedente per iscritto, eventualmente con mezzi elettronici, e lo informa su quale delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001 è basata e sui relativi motivi. Inoltre, lo informa del suo diritto di proporre un ricorso dinanzi al Tribunale di primo grado o di presentare una denuncia presso il Mediatore europeo.

Articolo 5

Consultazioni

1. Quando riceve una domanda d'accesso a un documento che è in suo possesso ma che proviene da un terzo, la Fondazione verifica l'applicabilità delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento.

2. Se, al termine di quest'esame, la Fondazione ritiene che l'accesso al documento richiesto debba essere rifiutato ai sensi di una delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, al richiedente è inviata una risposta negativa senza consultazione dell'autore terzo.

3. La Fondazione accoglie la domanda senza consultare l'autore terzo quando:

a) il documento richiesto è già stato divulgato sia dal suo autore, sia in forza del regolamento o di disposizioni simili;

b) la divulgazione, eventualmente parziale, del suo contenuto non arreca pregiudizio agli interessi di cui all'articolo 4 del regolamento.

Articolo 6

Esercizio del diritto d'accesso

1. I documenti sono inviati per posta, fax o, se disponibile, per posta elettronica. In caso di documenti voluminosi o di documenti difficili da trattare, il richiedente può essere invitato a venire a consultare i documenti in loco. La consultazione è gratuita.

2. Se il documento è stato pubblicato, la risposta consiste nel fornire i riferimenti di pubblicazione e/o il luogo dove il documento è disponibile e, se del caso, l'indirizzo del documento nel sito della Fondazione.

3. In caso di richiesta di documenti di più di venti pagine, può essere addebitato al richiedente un importo di 0,40 EUR per pagina, maggiorato delle spese di spedizione. Le spese inerenti ad altri supporti saranno decise caso per caso ma non eccederanno un importo ragionevole.

Articolo 7

Registro di documenti

1. Affinché i cittadini possano esercitare concretamente i diritti di cui godono in forza del regolamento (CE) n. 1049/2001, la Fondazione rende accessibile attraverso il proprio sito Internet un registro di documenti.

2. Il registro contiene il titolo del documento, un codice di riferimento unico, l'argomento e/o una breve descrizione del documento nonché la data in cui è pervenuto o è stato redatto e iscritto nel registro.

Articolo 8

Documenti accessibili d'ufficio al pubblico

1. Le disposizioni del presente articolo si applicano soltanto ai documenti redatti o ricevuti dopo la data di applicabilità effettiva del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. I seguenti documenti sono automaticamente consegnati su domanda e, per quanto possibile, resi direttamente accessibili:

a) gli ordini del giorno e i verbali definitivi delle riunioni del consiglio di amministrazione e dell'ufficio di presidenza;

b) le decisioni adottate dal consiglio di amministrazione e dall'ufficio di presidenza;

c) i documenti provenienti da terzi che sono già stati divulgati dal loro autore o con la sua approvazione;

d) i documenti già divulgati a seguito di una domanda precedente.

Articolo 9

Relazione

La Fondazione pubblica annualmente, nel quadro della relazione annuale, informazioni sull'attuazione della presente decisione, in particolare dati statistici sul numero di richieste d'accesso a documenti della Fondazione, sul numero dei rifiuti e sui motivi di tali rifiuti.

Articolo 10

Entrata in vigore

La presente decisione è pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea ed entra in vigore il giorno della pubblicazione.

Fatto a Dublino, il 26 marzo 2004.

Per il consiglio di amministrazione

Marjaana Valkonen

(1) GU L 245 del 29.9.2003, pag. 25.

(2) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.